Vzdálené podepisování a pečetění v prostředí Městského úřadu Petřvald
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Kateřina Černíková
Titul: Ing.
Funkce: ředitelka pobočky Ostrava
Odbor:
E-mail: katerina_cernikova@gordic.cz
Telefon: 775736001
Adresa: 28. října 121a, 702 00 Ostrava
Firma: GORDIC spol. s r.o.
Nominace v kategorii: města
B – Projekt
Název projektu: Vzdálené podepisování a pečetění v prostředí Městského úřadu Petřvald
Lokalita: Česká republika
CÍL:
- poskytnout pracovníkům úřadu moderní a komfortní způsob podepisování digitálních dokumentů a opatřování těchto dokumentů kvalifikovanou pečetí a časovým razítkem v souladu se zákonem č. 297/2016 Sb., a navazujícími právními předpisy
Cílová skupina:
- zaměstnanci úřadu, kteří disponují elektronickým podpisem a jsou určeni k podepisování a schvalování dokumentů.
- pracovníci IT oddělení městského úřadu, odpovědní po technické stránce za celý proces správy podpisů, pečetí a časových razítek, včetně systému generování transakčního protokolu
Provozovatel: město Petřvald
Realizátor: GORDIC spol. s r.o., Software602 a.s.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Výsledky projektu jsou prokazatelné, a to na základě skutečně realizovaných podpisů. Přesný počet použitých podpisů, časových razítek a pečetí je sice obtížně zjistitelný, protože byly použity nejen pro spisovou službu, ale i pro ostatní systémy v organizaci, avšak nárůst jejich počtu je 2-3x vyšší. Je to také z důvodu toho, že úřad má nyní variantu umožňující neomezené použití podpisů a časových razítek na rozdíl od předchozí varianty, kde byla platba za každý elektronický podpis nebo pečeť.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Po 14 měsících hodnotí cílové skupiny projekt jako prospěšný.
Z hlediska koncových uživatelů je kladně hodnoceno:
- elektronické dokumenty podepsané podle legislativních pravidel;
- pečetit a podepisovat se dá i mimo kancelář (home office).
Z hlediska koncových uživatelů je kladně hodnoceno:
- není již nutné pořizovat tokeny;
- jednoduchá správa, okamžité přidělování a odebírání práva pro využívání certifikátů;
- vyšší bezpečnost - podpisové certifikáty a další nástroje jsou uloženy v cloudu.
Z hlediska správce a IT odboru je kladně hodnocena jednoduchá centrální správa a údržba (SOFA).
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Po implementaci proběhlo v úřadě zaškolení pouze IT správce a systém byl nastaven tak, že uživatele nebylo nutno detailně zaškolovat, proběhla plynulá náhrada dosud užívaných podpisů za vzdálené podpisy uložené na zabezpečeném HSM v cloudu.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Dosažené výsledky ukazují, že se potvrzuje předpoklad, že díky projektu dojde ke snížení nákladů na pořizování tokenů a splnění legislativních procesů elektronického podepisování a pečetění bez omezení počtu použití (podepisování + pečetění + TS). Nastavená cenová politika reflektuje očekávání zvýšené potřeby podpisů, razítek a pečetí s nárůstem digitální komunikace a využívání elektronických služeb veřejné správy ze strany občanů. Nezanedbatelné také je, že odpadají potenciální finanční i časové náklady spojené s řešením zneplatnění certifikátu kvůli např. ztracenému tokenu nebo v případě odchodu zaměstnance.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Určitě se jedná o projekt s dlouhodobým využitím. Jeho význam v čase poroste z výše uvedených důvodů. Zákon o právu na digitální služby mj. stanovuje, že bude nutné mimo stávající případy opatřovat kvalifikovanou pečetí a časovým razítkem i tzv. „osvědčení o digitálním úkonu“, což je dokument PDF/A, který musí být bezodkladně vystaven na každý úspěšně realizovaný digitální úkon. Toto sebou přinese enormní nárůst spotřeby těchto pečetí a razítek.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Vzdálené pečetění, prováděné v prostředí elektronické spisové služby, není dosud, přes veškeré výhody, u institucí české veřejné správy standardem. V tomto může být projekt inspirací pro subjekty podobné velikosti, kterým se nevyplatí disponovat vlastním kvalifikovaným prostředkem HSM a využijí této možnosti autentizovat se k HSM ve vzdáleném datovém centru.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO, BYLY.
Poznatky z projektu jsou prezentovány ostatním subjektům veřejném správy prostřednictvím marketingových aktivit realizátora, společnosti Gordic, včetně firemního časopisu.
C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Už ze své podstaty je přístup ke službě zajištěn elektronicky. Vzhledem k responzivitě elektronické spisové služby je možné připojovat podpisy, razítka i pečetě z jakéhokoliv zařízení, včetně mobilního telefonu.
V tomto projektu bude využíváno vzdálené podepisování nejen pro účely GINIS Standard SSL+ EKO, ale i pro další aplikace využívající elektronický podpis a časové razítko.
Také se významně zefektivnila správa kvalifikovaných a komerčních certifikátů pomocí SOFA aplikace.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NE.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Protože se jednalo o jeden z pilotních projektů nasazení nové verze 602SDK, a to jak pro využití v IS GINIS, a i pro další aplikace mimo tento systém, které využívají vzdálený elektronický podpis a časové razítko, byl projekt náročný na prvotní sladění nastavení dvou souběžných rozhraní SecuSign a jejich konfiguraci jak na straně realizátora (Gordic+602), tak i na straně objednatele. Dále byl projekt náročný na nasazení z hlediska času a prvotní implementace, protože jsme byli limitováni vypršením platnosti jak dosud používaných certifikátů, tak technickými standardy tokenů, na které již nešlo nově generované certifikáty s ohledem na eIDAS použít.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Řešení může být inspirativní pro všechny veřejné instituce, které řeší otázku elektronických podpisů, razítek a pečetí a hledají cestu, jak tuto povinnost splnit cestou vyšší bezpečnosti a komfortu.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Řešení je možné použít opakovaně. Uživatelská organizace je obec s přenesou působností. Městský úřad plní úkoly v samostatné působnosti uložené mu zastupitelstvem, v oblasti přenesené působnosti vykonává státní správu se standardními procesy. Řešení nezahrnuje žádné specifikace a lze ho opakovaně použít v obdobných úřadech.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Obdobným projektem postaveným na spolupráci společnosti Gordic a společnosti Software602, tedy podepisování a pečetění službou Secusign Software602 ve spisové službě GINIS, je řešení realizované v Moravskoslezském kraji.
kontakty: město Petřvald
náměstí Gen. Vicherka 2511
735 41 Petřvald
Telefon: 596 542 911
E-mail: podatelna@petrvald-mesto.cz
www.petrvald-mesto.cz