ÚPLNE ELEKTRONICKÉ PODÁNÍ V CHOTĚBOŘI V SOULADU SE STRATEGIÍ eGOVERNMENTU ČR

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Jan Vlach
Titul: Ing.
Funkce: informatik
Odbor: Odbor kanceláře tajemníka
E-mail:vlach@chotebor.cz
Adresa: Trčků z Lípy 69, 583 01 Chotěboř
Firma: Městský úřad Chotěboř

B - PROJEKT

Název projektu: Úplné elektronické podání v Chotěboři v souladu se strategií eGovernmentu ČR
Lokalita: Obyvatelé města Chotěboř, kteří ovšem mohou komunikovat s úřadem odkudkoliv, i ze zahraničí. Fyzické i právnické osoby.

CÍL: - Umožnit občanovi snadnou komunikaci s úřadem elektronickou formou.
Úplné elektronické podání je jedním z cílů Strategického rámce rozvoje veřejné správy v ČR pro období 2014 - 2020 a souvisejících dokumentů (např. Digitální agenda pro Evropu). Naše město chce být průkopníkem v této oblasti a tak už nyní umožňuje občanům učinit úplné elektronické podání v oblastech, kde to legislativa umožňuje. Formuláře jsou dostupné na Portálu občana na webu města Chotěboře.
Navíc do konce roku 2018 plánujeme rozšíření Portálu občana o další elektronické formuláře a aktivně spolupracujeme s MVČR na propojení na státní Portál občana (transakční část Portálu veřejné správy), přičemž chceme využívat principu SSO (Single Sign-On). Na Portálu veřejné správy chceme občanovi nabídnout možnost vyhledání a přidání dlaždice našeho Portálu občana do profilu vedle ostatních.
Naše elektronické formuláře umožňují přihlášenému uživateli:
• Předvyplnění údajů z registrace a využití údajů, kterými již disponuje veřejná správa – je využíván princip, že občan nemusí zbytečně zadávat údaje (týká se jak identifikačních údajů, tak například údajů o vybraném psovi, pokud se jím podání zabývá).
• Uložení rozpracovaných formulářů, jejich tisk, export do PDF a připojení příloh.
• Elektronické formuláře jsou zasílány do spisové služby a některé z nich jsou dále vytěženy příslušnými agendami, aniž by kdokoliv něco přepisoval, což šetří čas referentů a eliminuje chyby.
• Zobrazení stavu podání, kontaktů na osobu, která podání zpracovává.
• Formuláře jsou k dispozici pro situace v samostatné i přenesené působnosti.
Celý proces tedy probíhá výhradně elektronickou formou, pokud to zákon umožňuje, může být i odpověď poskytnuta elektronicky.
Do Portálu se lze přihlásit pomocí loginu vydaného úřadem a počítáme s přihlášením pomocí eObčanky, službou mojeID a datovými schránkami. Vybrané formuláře není třeba podepsat elektronickým podpisem, což je zpřístupňuje většímu počtu občanů. Dokonce nabízíme možnost vyplnit a poslat elektronicky podání i bez registrace občana.
Portál občana dále poskytuje v záložce Osobní účet informace o předpisech a proběhlých platbách. Nadcházející poplatky lze uhradit rovnou přes platební bránu a občan je o nich informován notifikačním e-mailem. Občané se mohou přihlásit k odběru hromadných zpráv města (SMS, e-mail).
Ve veřejné části Portálu občana, dostupné bez přihlášení, je k dispozici klikací rozpočet a elektronická úřední deska. Ta je dostupná nejen z počítače, ale i v elektronickém kiosku na náměstí.

Cílová skupina:
Všichni občané s trvalým pobytem v Chotěboři a firmy podnikající v Chotěboři.
Pracovníci městského úřadu.

Provozovatel: Město Chotěboř
Realizátor: VERA, spol. s r.o

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Částečně. Množství formulářů na portálu je už nyní velké a v rámci tohoto projektu bude implementováno maximální množství formulářů, které nám legislativa v současné chvíli umožňuje. Dle novelizací pak budeme řešení dále rozšiřovat.
Portál zároveň umožňuje používat „offline“ formuláře (formát PDF či Word), takže občané naleznou všechny formuláře na jednom místě a je jen na nich, které využijí.
Očekáváme, že využívání formulářů bude neustále stoupat, zejména s ohledem na eObčanky i celkový vývoj ve společnosti.

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
V době podání přihlášky máme zpětnou vazbu od pracovníků úřadu, kteří projekt vnímají jako prospěšný. Uvědomují si, že zavedení jednotného systému na městě a využívání vazeb je přínosné. Proto i formuláře umožňující úplné elektronické podání vítají. Vědí, že nemusí údaje zadávat vícekrát, zbytečně nic nepřepisují, mají přístup k aktuálním údajům, nemusí se obracet jeden na druhého a čekat na vyřízení požadavku atd. Celkově jim to šetří čas.
Zpětnou vazbu od občanů zatím nemáme k dispozici. Můžeme jen usuzovat, že pokud se na nás neobracejí se stížnostmi nebo dotazy na fungování Portálu, projekt vnímají pozitivně a je jim srozumitelný.
V komerční sféře elektronické placení pomocí platební brány již funguje zcela běžně a lidé jej využívají například v e-shopech. Implementujeme tedy osvědčené řešení, které bude už z principu jistě prospěšné.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Občany jsme s Portálem občana a možnostmi formulářů seznámili v časopise Chotěbořské ECHO, které odebírá velká část chotěbořských občanů. Zde proběhlo kompletní představení jeho funkcionalit a možnosti přihlášení. Zprovoznění Portálu v dalším čísle připomněl i starosta.
Na homepage webu města je odkaz na Portál občana velmi dobře viditelný. Zároveň je na stránkách krátký manuál, který popisuje základní funkcionalitu a výhody řešení.
Plánujeme Portál a elektronické formuláře propagovat i nadále a věříme, že mediální podpora státního Portálu občana pomůže celkově zvyšovat zájem o elektronické služby, které chceme poskytovat.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Ano. Portál občana má velký potenciál, který umožní ušetřit občanovi nemalé množství času, zároveň ušetří čas i referentům úřadu. Dojde tak celkově ke zvýšení efektivity procesů.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Jedná se jednoznačně o projekt dlouhodobého charakteru, kdy se dá do budoucna předpokládat kontinuální navyšování počtu občanů a zaslaných a zpracovaných elektronických formulářů. Navíc platforma Portálu občana umí do budoucna rozšiřovat svůj potenciál podle toho, co bude pro občany vhodné a smysluplné k zobrazování.

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Jednoznačně ano, projekt přináší nové možnosti, které by každý úřad otevřený občanovi měl nabízet. Věřím, že vznikne i tlak na zákonodárce, aby upravili legislativu a co nejvíce věcí se „zelektronizovalo“ a opravdu obíhala data a ne lidé.

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Zkušenosti z implementace jsme poskytli ostatním zákazníkům společnosti VERA na její letošní konferenci. Dále jsme je předali účastníkům konference Rok informatiky a na celostátním setkání Sdružení tajemníků (STMOÚ). Vše formou prezentace a následně zodpovídáním dotazů během konání akcí.
3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano. Portál občana a formuláře jsou responzivní portálová řešení. Je možné je využívat z telefonu, tabletu nebo počítače. Přihlášení je možné více způsoby –loginem přiděleným úřadem a v brzké době pomocí eObčanek, datovou schránkou a službou mojeID.

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.
Portál občana, jak již název napovídá, získává informace a data z několika systémů, na které je nutné vytvořit vazby. Specifickou vazbou mimo informační systém VERA Radnice je napojení na platební bránu GPwebpay, Google reCaptcha a případně SMS bránu. Portál občana se skládá ze dvou částí. Jedna musí být vždy umístěna v internetu, aby k Portálu mohli přistupovat občané z veřejné url adresy a mohla fungovat například vazba na mojeID. Druhá část (administrativní) je umístěna na serveru uvnitř městského úřadu. Realizace u zákazníka je zcela jednoduchá. Přístup je prostřednictvím webového prohlížeče a nevyžaduje instalaci žádných speciálních aplikací.

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Řešení je inspirativní v několika směrech. Lze jej realizovat ku prospěchu občanů:
• aniž by se čekalo na novelizace zákonů podporující elektronizaci
• je v souladu s legislativou
• je v souladu s nově spuštěným Portálem občana na Portálu veřejné správy, vzájemně se doplňují
• využívá nejnovější technologie a dokáže na nové reagovat
Výhodou je, že Portál občana shlukuje všechny funkcionality na jedno místo a pod jedno přihlášení.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Všechny funkcionality je možné používat opakovaně, včetně platební brány, která umožňuje občanovi hradit předpisy přímo na Portálu občana.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Portál občana s úplným elektronickým podáním využívají např. ve Štramberku, Frýdku-Místku, Podbořanech…

kontakty: Ing. Adam Kožina
Customer Services Director
VERA, spol. s r.o.
adam.kozina@vera.cz