Systém workflow pro administraci veřejných zakázek
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Jana Dubcová
Titul: Mgr. Bc.
Funkce: ředitelka
E-mail: jana.dubcova@cnpk.cz; michaela.bervidova@cnpk.cz
Telefon: +420 770 165 283
Adresa: Vejprnická 663/56, 318 00 Plzeň
Firma: Centrální nákup Plzeňského kraje, příspěvková organizace
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Systém workflow pro administraci veřejných zakázek
Lokalita: Plzeňský kraj
CÍL:
Centrální nákup Plzeňského kraje (CNPK) administruje veřejné zakázky pro Plzeňský kraj a jeho 115 organizací. Za účelem zefektivnění, zrychlení, automatizace procesů a předcházení chybám při administraci veřejných zakázek CNPK vytvořil koncept systému workflow pro administraci veřejných zakázek. Mnohaměsíční tvrdá práce na vývoji systému přinesla plody ve formě intuitivního, jednoduchého a efektivního nástroje, který ulehčí a zautomatizuje velkou část procesů při zadávání veřejných zakázek, analýzu dat o veřejných zakázkách a contract management.
Cílová skupina: Systém bude sloužit pracovníkům CNPK a všem zadavatelům - konkrétním organizacím Plzeňského kraje.
Provozovatel: Centrální nákup Plzeňského kraje, příspěvková organizace
Realizátor: Cequence s.r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
JEŠTĚ NE.
Aktuálně probíhá poslední fáze testování systému s vybranými zadavateli na konkrétních veřejných zakázkách. Spuštění ostré verze systému pro plošné využití pro všechny veřejné zakázky zadávané Plzeňským krajem a jeho organizacemi proběhne následně.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ČÁSTEČNĚ.
Zástupci zadavatelů, kteří již měli možnost seznámit se se systémem prakticky, oceňují zejména:
- sjednocení komunikačních kanálů při přípravě a průběhu zadávacích řízení
- přehled o stavu veřejné zakázky, který jim nový systém poskytuje prostým přihlášením do systému, bez nutnosti kontaktovat administrátora příslušné veřejné zakázky
- zrychlení procesů, zajištěné automatickým doplňováním dokumentů k veřejné zakázce daty o konkrétní veřejné zakázce, která byla vložena do systému
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Zástupci Plzeňského kraje a zadavatelé zúčastnění na testování systému jsou obeznámeni se všemi dostupnými funkcemi a přínosy systému.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ZATÍM NE.
Aktuálně není možné posoudit návratnost vynaložených nákladů s ohledem na skutečnost, že ještě nebyla spuštěna ostrá verze systému. Předpokládaná úspora času zaměstnanců by měla dalece přesáhnout vynaložené náklady na implementaci a zavedení systému.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Systém bude shromažďovat veškerá data o veřejných zakázkách zadávaných Plzeňským krajem a jeho organizacemi - plné funkčnosti systému lze dosáhnout pouze jeho trvalým nasazením.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
CNPK systém představil již na několika konferencích. Vzhledem k zájmu, který vzbuzuje tento sytém u dalších veřejných zadavatelů v ČR i v zahraničí, předpokládáme jeho brzké a široké rozšíření do všech oblastí veřejné správy i do soukromého sektoru.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO BYLY.
Ano, CNPK pravidelně sdílí dobrou praxi včetně praktického představení systému workflow v rámci odborných pracovních skupin, workshopů, seminářů a konferencí.
3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NYNÍ NE.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
NYNÍ NE.
Do budoucna plánujeme napojení na ISVZ.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Systém mimo jiné zajišťuje řízení projektů, elektronické schvalování procesů, automatické doplňování většiny podstatných údajů do vzorových dokumentů k zadávacím řízením, hlídá plnění úkonů ve stanovených lhůtách a termínech a zahrnuje management smluvních procesů s využitím AI. Do budoucna, po naplnění systému daty o realizovaných veřejných zakázkách, dokáže systém automaticky generovat analýzy a reporty. Dále ho bude možné využít pro účely ratingu dodavatelů.
Jedná se o první projekt obdobného charakteru - problematika zefektivňování procesu zadávání veřejných zakázek je výzvou, kterou řeší veřejná správa dlouhodobě. Systém workflow pro administraci veřejných zakázek by mohl poskytnout dlouhodobé a komplexní řešení nedostatku personálních i finančních kapacit v oblasti veřejného zadávání.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
KONTAKTY: