Systém pro vzdálený přístup do správního spisu
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Jaroslav Hanák
Titul: Ing.
Funkce: ředitel pobočky Brno Gordic spol. s r. o.
Odbor:
E-mail: Jaroslav_Hanak@gordic.cz
Telefon: 602 578 246
Adresa: Kounicova 680/6, 602 00 Brno
Firma: Gordic spol. s r. o.
Nominace v kategorii: centrální úřady
B – Projekt
Název projektu: Systém pro vzdálený přístup do správního spisu
Lokalita: Česká republika
CÍL: poskytnout moderní způsob vzdáleného nahlédnutí do spisu správního řízení s využitím zaručené identity
Cílová skupina:
- právnické, popř. fyzické osoby (účastníci řízení), které potřebují nahlédnout do spisu;
- právní zástupci výše uvedených osob, kteří službu využívají velmi často;
- zaměstnanci úřadu, kterým projekt umožňuje nebýt fyzicky přítomen při klientově samotném nahlížení do správního spisu, a tím pádem zvyšuje efektivitu jejich pracovního výkonu
Provozovatel: ÚOHS – Úřad pro ochranu hospodářské soutěže
Realizátor: GORDIC spol. s r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Jak kvantitativně, tak kvalitativně prokazatelný je, a to na základě získaných dat. Kvantitativní průkaznost je naprosto přesná, a to díky výstupům z logování. Provozovatel přesně ví, kolik vzdálených přístupů bylo realizováno za dané období. Kvalitativní průkaznost lze spatřovat ve využití přístupu se zaručenou identitou NIA, která nachází další využití na poli digitálních služeb.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Již počáteční vysoký zájem osob a vysoký počet unikátních nahlédnutí do spisu ukázal na fakt, že projekt je vnímán jako prospěšný. Jedná se o službu, která velmi rychle našla své místo v oblasti digitální komunikace s úřady. Projekt velmi kladně hodnotí advokátní kanceláře, pro které tato forma nahlížení do spisu představuje významnou úsporu času.
Hlavní přínosy řešení:
- odpadá nutnost osobní návštěvy a asistence úředníka;
- spis je dostupný i mimo pracovní hodiny úřadu;
- k autentizaci je využívána digitální identita (úroveň záruky značná a vyšší);
- repliky spisů jsou uloženy s časovým limitem v zabezpečeném úložišti;
- každý přístup je zaznamenám v transakční logu.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Provozovatel připravil velmi srozumitelný a návodný popis, jak službu konzumovat. Dlaždice s přístupem je umístěna na úvodním dashboardu webu úřadu, a proto je okamžitě dobře viditelná pro jeho návštěvníky. Aby byla komunikace s cílovou skupinou ještě efektivnější, připravil zadavatel speciální e-mail/helpdesk, kam mohou uživatelé reportovat své poznatky a připomínky. Cílová skupina zástupců úřadů byla s projektem seznámena na konferenci ISSS v Hradci Králové 2023. O projektu byly publikovány články, které jsou k dispozici na internetu.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Dosažené výsledky ukazují, že díky projektu došlo ke snížení nákladů v mnoha oblastech. Jedná se především o snížení nákladů na pohonné hmoty, které by musely být utraceny za cesty na úřad v případě fyzického čerpání služby. Projekt tak částečně přispívá k ochraně životního prostředí díky snížení nutnosti využít dopravní prostředky. Projekt snižuje i časové náklady jak na straně pracovníků úřadu, tak i účastníků správních řízení.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Určitě se jedná o projekt s dlouhodobým využitím. Naopak jeho význam v čase poroste, a pokud to umožní legislativa, bude jeho užití širší, a to jak z pohledu času, tak z pohledu případného rozšíření na ostatní úřady veřejné či státní správy.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Jedná se o projekt v České republice unikátní. Pro ostatní subjekty veřejné správy může být inspirující fakt, že se jedná o velice užitečné využití identity občana. Inspirující může být také pro legislativce, kteří by mohli přistoupit k úpravě zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, a uvažovat o definování digitálního přístupu ke spisu správního řízení, což by občanům usnadnilo digitální komunikaci s úřady.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO, BYLY.
Poznatky z projektu byly prezentovány na konferencích (např. Internet pro státní správu a samosprávu 2023) a v odborném tisku s cílovou skupinou subjektů veřejné správy: Moderní obec (číslo 07/2023) a Státní správa a samospráva (číslo x/2023).
C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Právě realizace tohoto projektu je de facto vícekanálový přístup. Doposud bylo možné přistupovat k částem spisu pouze prezenční formou. Žádný jiný kanál neexistoval. Vzdálené nahlédnutí do spisu je ukázkovým projektem, jak zajistit přístup s využitím dalšího, digitálního kanálu.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NE.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Účastník správního řízení může žádat o nahlížení do spisu správního řízení třemi způsoby: elektronicky podepsanou žádostí zaslanou e-mailem nebo datovou schránkou na podatelnu, podpisem generovaného PDF přímo v systému nebo odesláním generovaného PDF prostřednictvím datové schránky. V procesu žádosti figuruje také plná moc, kterou lze odeslat formou přílohy. Systém uchovává historii žádostí o nahlížení podaných touto cestou, včetně kompletní sady dat vyplněných ve formuláři. Po vyřízení žádosti je osoba oprávněná ke vzdálenému přístupu informována buď e-mailem či datovou zprávou. Poté má umožněn vzdálený přístup do správního spisu, včetně stažení jeho obsahu.
K ověření totožnosti účastníka řízení či oprávněné osoby dochází prostřednictvím kvalifikovaného prostředku elektronické identifikace (NIA) s úrovní důvěry minimálně značná, tedy například datovou schránkou nebo bankovní identitou. K zajištění nahlížení jsou pořizovány digitální repliky obsahu spisu ve výstupních souborových formátech. Účastník řízení má k dispozici repliku spisu v rozsahu, odpovídajícího stavu k datu vyřízení žádosti. Není nutná asistence zaměstnance úřadu, jinak nezbytná při nahlížení přímo do systému elektronické spisové služby. Pro větší bezpečnost jsou tyto dokumenty uloženy v zabezpečeném úložišti odděleně od samotného elektronického systému spisové služby. Doba, po kterou jsou dostupné, je uživatelsky nastavitelná. Každý přístup k souborům je zaznamenán v transakčním logu úložiště.
Po podrobném nastudování technické specifikace, ve které úřad podrobně definoval technické požadavky na systém, začala samotná realizace systému, která zabrala více jak rok. Po roce byl systém předán do testovacího provozu, kdy se průběžně systém upravoval dle specifik zákazníka vyplývajících z testování. Následně byl systém po necelých čtyřech měsících aplikován do rutinního provozu.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Řešení může být inspirativní pro všechny veřejné instituce, které vedou správní řízení a řeší nahlédnutí do spisu ze strany účastníků těchto řízení. Inspirativní tím pádem může být i pro další realizátory – dodavatele informačních systémů pro tyto úřady.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Řešení je možné použít opakovaně, vzhledem k tomu, že postupy správního řízení jsou jednotné – upraveny zákonem, a také elektronická spisová služba jako klíčový back-office systém úřadu je legislativně závislá. Specifikem tohoto nasazení je fakt, že ÚOHS řeší oblast veřejných zakázek – konzumenty těchto služeb jsou tedy většinou právnické osoby.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Klíčovým prvkem řešení je tzv. portál občana, který umožňuje autentizaci uživatele prostřednictvím NIA. Dodavatelská firma projektu, společnost GORDIC, realizovala již více než dvacet dodávek portálu občana, sloužící především k řešení životních situací a správě poplatků (městské úřady), správě a řízení dotačních titulů (krajské úřady) i řešení dalších agend na úrovni státních institucí.
Příklady implementací: Znojmo, Cheb, Mikulov, Blansko, Jihočeský kraj, Pardubický kraj.
Kontakty
Úřad pro ochranu hospodářské soutěže
třída Kpt. Jaroše 7
604 55 Brno
Tomáš Vymětal, bezpečnostní ředitel
tomas.vymetal@uohs.cz