Sdílené prostředí pro školy
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Lucie Boudová
Titul: Mgr., PhD.
Funkce: zastupitelka
E-mail: lucie.boudova@praha5.cz
Telefon: 777324390
Adresa: Štefánikova 13, 15
Firma: Úřad Městské části Praha 5
Nominace v kategorii: města
B – Projekt
Název projektu: Sdílené prostředí pro školy
Lokalita: Praha 5
CÍL:
Cílem bylo zautomatizovat, zelektronizovat, a tak celkově zefektivnit rozsáhlou komunikaci a předávání a sběr informací a dokumentů mezi Odborem školství ÚMČ Praha a školami zřizovanými MČ Prahou 5. Při počtu zřizovaných škol, 23 mateřských a 13 základních, se jednalo o časově náročnou práci, stovky a tisíce emailů, telefonátů a dalších komunikací, často se jednalo o manuální přepisování dat z jedné tabulky do jiné tabulky nebo systému. Vytvořili jsme vlastními silami sdílené prostředí na platformě Sharepoint v rámci existujících licencí M365, které tyto činnosti sdružuje a postupně automatizuje.
Cílová skupina: Úředníci ÚMČ Praha 5 (zejména odbor školství), zástupci školských zařízení zřizovaných Prahou 5.
Provozovatel: ÚMČ Praha 5
Realizátor: ÚMČ Praha 5
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
JEŠTĚ NE.
Aktuálně jsme ve fázi pilotního provozu, měřitelné indikátory budeme nyní stanovovat. Bude se jednat o úsporu v množství emailové komunikace, ve zpracování dat, v přidaných službách pro školy (např. jednotný kalendář termínů, jednotné a sdílené úložiště zpracovaných dokumentů, sdílení metodických dokumentů a směrnic, vytvoření komunikační platformy mezi školami samotnými a mezi úřadem). Očekáváme uvolnění kapacity úředníků, kteří se pak budou věnovat více koncepční a kvalitativní práci, místo kvantitativní, případně dojde k redukci potřebných kapacit.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Jak úředníci Odboru školství ÚMČ Praha 5, radní pro školství, tak ředitelé tento projekt nadšeně přivítali. Ihned po spuštění se většina přihlásila. Zveřejnili jsme výzvu o zapojení se do pracovní skupiny pro další rozvoj prostředí, 5 ředitelů se do ní přihlásilo - i to demonstruje zájem o projekt, neboť ředitelé jsou velmi vytížení.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Projekt byl představen dvakrát na poradě ředitelů. Prostředí je intuitivní, proběhlo drobné zaškolení, v případě problémů (zejména u přihlášení) proběhly individuální konzultace. Skrze platformu již nyní komunikujeme pravidla a tipy.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Projekt byl vybudován v rámci existujících licencí na M365 ve spolupráci mezi zaměstnanci úřadu, jeho náklady jsou tedy téměř nulové. Drobné náklady byly spojeny s konzultacemi IT oddělení s externím dodavatelem ohledně pokročilých funkcionalit prostředí M365 a kyberbezpečnosti.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Aktuálně byla platforma spuštěna v pilotní fázi a nebyl zatím nalezen problém, který by tento projekt omezoval pro další rozvoj a využití. V další fázi bude platforma postupně vyvíjena a automatizována, aby v sobě zahrnula co nejvíce možných procesů v agendě školství.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Jedná se o jednoduché a levné řešení palčivého problému. Podobné řešení může sloužit i jiným agendám, ať už externím, jako je tento případ (spolupráce s externími subjekty), nebo interními (chystáme další projekty využití na ÚMČ Praha 5).
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
NE.
O platformě jsme informovali prostřednictvím kanálů MČ, zatím jiná komunikace nebo sdílení neproběhla.
3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Platforma je dostupná jak přes webové stránky, tak přes mobilní telefon, prakticky tedy odkudkoli.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
NYNÍ NE.
Postupně budeme přidávat možné agendy a procesy, i díky tomu dojde ke sjednocení dat, poté se dá se uvažovat o jejich využití formou Open dat.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Projekt jsme vyvíjeli agilně vlastními silami. Nyní máme minimum viable product a budeme jej postupně rozvíjet. Při rozvoji budeme brát v potaz jednoduchost implementace a zároveň maximální dopad. Projekt je doplněn o školení zaměstnanců a obecně zavádění nástrojů M365 do denní praxe.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Náročnost projektu nebyla vysoká, spíše se jednalo o procesní překážky a o nedostatek know how, kompetencí a kapacit.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Jedná se o jednoduché a rychle implementovatelné řešení, s velkými možnosti rozvoje a uzpůsobení dle vlastních možností. Zároveň přirozeně zvyšuje IT kompetence zaměstnanců. Také se jedná o velmi levné, a přitom funkční řešení.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Většina lze použít opakovaně, výjimečná je jednoduchá přenositelnost
a další využití podobného řešení pro další agendy a procesy.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
V minulosti na úřadě byly obdobné pokusy, které však stály velké prostředky a jejich využitelnost byla jen malá.
KONTAKTY: