Sdílená kancelář – digitalizace úřadu

 

A – Přihlašující

Jméno a příjmení: Libor Košťál

Titul: Mgr., MBA

Funkce: vedoucí odboru kancelář ředitele

Odbor: kancelář ředitele

E-mail: lkostal@kr-kralovehradecky.cz

Telefon: +420737987666

Adresa: Pivovarské náměstí 1245, 500 03 Hradec Králové

Firma: Královéhradecký kraj – krajský úřad

Nominace v kategorii: kraje

 

B – Projekt

Název projektu: Sdílená kancelář – digitalizace úřadu

Lokalita: ČR

Cíl projektu:

- rozšíření elektronizace veřejné správy

- využívání moderních technologií

- odstranění plýtvaní s pracovními prostředky

 

Cílová skupina:

- zaměstnanci úřadu

- občané

- další zájmové skupiny

 

Provozovatel: Krajský úřad Královéhradeckého kraje

Realizátor: Libor Košťál

 

C – popis projektu – pohled provozovatele

PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

ANO.

Využívání sdílených míst a elektronické kanceláře stále větším počtem zaměstnanců a útvarů, zkvalitňování technologických prostředků potřebných k realizaci a odstranění plýtvání (redukce kanceláří, pracovních prostředků - interiérů, pevných telefonů, tiskáren, lepší dostupnost omezeného počtu parkovacích místa a zasedacích místností, ...). Práci z domu využívá téměř 1/2 zaměstnanců úřadu, sdílené kanceláře 1/3.

 

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

ANO.

Oceňují možnost slaďování rodinného a pracovního života, možnost využívat moderní technologie, řešit pracovní úkoly mimo pracoviště úřadu, přispět ekologii omezením dopravy, úsporám ve VS.

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

VELMI DOBŘE.

Před pilotním zkoušením byli zaměstnanci s projektem obeznámeni ředitelem, vedoucím odboru kancelář ředitele, informatiky. Mohou se rozhodnout o zapojení do projektu, vyjednat dohodu a její podmínky. Bez aktivního souhlasu není realizace možná. Občané jsou ve značné míře seznámeni s realizací projektu a s využíváním práce z domu zaměstnanci úřadu.

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

PŘEVYŠUJÍ.

Náklady na kancelářské prostory a služby (energie, úklid, ostraha, ...) jsou podstatně vyšší než náklady na informační technologie, které jsou nezbytné k realizaci projektu.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?

TRVALÝ.

Očekáváme, že v budoucnu bude úřad dále elektronizován.

 

 

 

PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE

Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

ROZHODNĚ ANO.

Může dodat odvahu ostatním, že elektronická kancelář není řešení budoucnosti, již tady je.

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

PŘIPRAVUJEME.

K práci z domu předáváme podněty, zkušenosti, poznatky od r. 2012. O sdílených kancelářích komunikujeme s některými krajskými úřady, ale realizujeme je od dubna 2022. Zapojeno je již cca 145 osob, dále přibývají.

 

VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

ANO.

 

OPEN DATA

Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?

ANO.

Tam, kde je k výkonu práce běžné. Zaměstnanci případně také tvoří při využívání sdílené kanceláře Open Data.

 

DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE

Základní strategií je, aby se zaměstnanci mohli „příjemným" způsobem zapojit do rozšiřování chytré, resp. elektronické veřejné správy, nebáli se využívat elektronickou kancelář, a naopak pomáhali s jejím zdokonalováním. K tomu potřebují využívat běžně moderní technologie, což oceňují.

 

D – popis projektu – pohled realizátora

 

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik:

S ohledem na zkušenosti s projektem Využívání práce z domu je technická realizace poměrně snadná. Nutný je NTB, mobil s datovým připojením, příslušná oprávnění pro vstup do elektronických aplikací, podpisy. Samozřejmě je nutné, aby procesy na úřadě byly v potřebné míře elektronizovány (počínaje např. SW evidence docházky, žádanek o SC, nepřítomnost, Helpdesk, elektronický oběh účetních dokladů, evidence usnesení atd. atp.).

 

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Může poskytnout odvahu i zkušenosti využívat elektronickou kancelář a snížit náklady VS.

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Předpokládáme, že využít lze v podstatě všechno s úpravami pro konkrétní organizaci, dle jejich technologického vybavení.

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Využívání práce z domu od r. 2012. Oceněno MV ČR, cena inovace za r. 2013, ocenění v rámci soutěže Česká inovace.