Evidenční systém sbírkových předmětů Zlínského kraje.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Ivo Skrášek
Titul: RNDr.
Funkce: vedoucí oddělení
E-mail: ivo.skrasek@kr-zlinsky.cz
Telefon: 577 043 260
Adresa: třída Tomáše Bati 21
Úřad/firma: Zlínský kraj
Soutěžní kategorie kraje
B - PROJEKT
Název projektu: Evidenční systém sbírkových předmětů Zlínského kraje
Lokalita: Sbírkotvorné instituce, příspěvkové organizace Zlínského kraje
CÍL: Zajištění společné správy, metodiky a komplexní systémové podpory pro vedení elektronické evidence sbírkových předmětů, které jsou majetkem Zlínského kraje.
Cílová skupina: odborní pracovníci sbírkotvorných institucí
Provozovatel: Zlínský kraj
Realizátor: Inqool a.s.,
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Systém pro evidenci sbírkových předmětů je centrální systém provozovaný na webové platformě v technologickém centru Zlínského kraje. Je dostupný odborným pracovníkům šesti sbírkotvorných institucí Zlínského kraje jako pracovní nástroj k plnění jejich pracovních povinnosti dle platné legislativy, tj. evidovat, popisovat a spravovat sbírkové předměty. Kvantitativně se jedná cca o 60-70 uživatelů z řad kurátorů sbírek, konzervátorů, správců, managementu a správců mediálních archivů institucí.
Přístupy uživatelů do informačního systému jsou řízeny identitním systémem Zlínského kraje. Jednotlivá oprávnění uživatelů v systému ESSP jsou přidělovány v systému dle rolí a pracovního jednotlivých zaměstnavatelů.
V současnosti je v systému evidováno cca 500 000 kmenovýchevidenčních záznamů ze systematické a chronologické evidence, evidence konzervátorských zásahů, evidence záznamů podsbírek a media archivů.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Systém je vnímán jako prospěšný. Uživatelé systému, především kurátoři sbírek, se významným způsobem podíleli již na analýze a přípravách celého projektu. Díky novým možnostem sdílet databáze podsbírek urychluje ESSP kurátorům podsbírek především získávání informací o sbírkových předmětech napříč podsbírkami v instituci a rovněž napříč všemi zapojenými sbírkotvornými institucemi Zlínského kraje. Současně podporuje interoperabilitu dat a umožňuje přímo kurátorům zasílání předmětů do dlouhodobého archivu – krajského digitálního repozitáře. Rovněž umožňuje kurátorům sdílet vybrané předměty veřejnosti na portále eBadatelna Zlínského kraje.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Uživatelé se mimo přípravných prací na analýze podíleli i na samotné implementaci. Spolupracovali aktivně na optimalizaci dat svých podsbírek. V průběhu nasazování systému byli průběžně školeni v několik úrovních resp. etapách, dle rolí, ale také dle funkčních či systémových celků systému. Součástí systému je aktuální elektronická příručka. Stejně tak Hepdesk je integrován přímo do systému. V případě nutnosti je k dispozici telefonická podpora dodavatele.
V rámci systémové podpory uživatelů jsou ve čtvrtročních cyklech plánovány pravidelné workshopy za účelem vzájemné výměny zkušeností uživatelů, získávání námětů pro další rozvoj a seznámení uživatelů s novými vlastnostmi a funkcionalitami systému. Cílem je systematicky docílit vysoké úrovně znalosti práce s novým systémem samotným a následně tak zajistit vyšší kvalitu a produktivitu práce při vlastní evidenci sbírkových předmětů.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Odpovídají - Celé aplikační řešení je postaveno výhradně na technologiích OpenSource. Tato skutečnost zásadním způsobem ovlivnila výslednou cenu, která je oproti její původně předpokládané výši výrazně nižší a lze pořízení systému vnímat jako ekonomicky výhodné. K efektivnosti celého řešení přispívá právě to, že jde o centrální systém, který jednotně řeší zálohování a systémovou správu, která byla dříve řešena individuálně v jednotlivých institucích. Systém centralizuje funkcionality a konsoliduje je napřič institucemi Zlínského kraje.
K úspoře dojde také při samotném užívání systému tím, že systém podporuje řadu zdlouhavých administrativních procesů (zápůjčky, inventury atd.) a díky tomu dochází k obrovské úspoře odborného času kurátorů.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Dlouhodobý. Jedná se projekt, který v současnosti smluvně podporován do konce října roku 2024 a za současné situace lze předpokládat i jeho další pokračování. Je navázán na okolní systémy za účelem předávání a sdílení dat a i z tohoto důvodu je zájmem kraje jej udržet co nejdéle v produkčním stavu.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ANO. Projekt může být pro další subjekty inspirativní, jelikož problematika elektronické evidence sbírkových předmětů v ČR je poměrně složitá v tom, že dosud sbírkotvorné instituce používají k evidenci sbírkových předmětů ve velké většině pouze dva systémy. Jde o systémy lokálními, technologicky zastaralé, realizované na platformě MS-Access 97-2000. Tyto systémy jsou v provozu cca 20 let, jsou však již pouze udržovány a nejsou již dalším způsobem rozvíjeny. V ČR nejsou dosud legislativně stanoveny a popsány datové standardy pro popis sbírkových předmětů, která by jednoznačně určovaly, jak sbírkové předměty popisovat. I z tohoto důvodu původní lokální aplikace dosud provozované nepracují se shodnými datovými strukturami.
Tyto používané aplikace používané většinou organizací v ČR nepodporují webové technologie, interoperabilitu dat. Nelze je tedy běžně využít pro sdílení dat s ostatními dostupnými systémy, např. portály pro zveřejňování sbírek atd. Mimo tyto uvedené aplikace byl dosud na současném trhu v ČR dostupný pouze jeden další komerční produkt pro evidenci sbírkových předmětů postavený na moderních technologiích, který však může být díky své pořizovací ceně nedostupný pro většinu menších a středním paměťových institucí.
Systém Evidence sbírkových předmětů Zlínského, který je kompletně realizovaný na Open source řešeních tak může být dobrou střední cestou právě pro menší a středně velká muzea, kterým nabízí webové řešení na moderních technologiích za dostupnou cenu.
Uvedené řešení bylo implementováno včetně migrace dat z původních aplikací pro evidenci, čímž došlo ke sjednocení datových struktur. Etapu migrace dat z různých zdrojů a jejich čištění a optimalizace během importu považujeme za jeden z klíčových přínosů projektu.
Oproti původně používaným lokálním aplikacím nový systém ESSP nabízí rovněž podporu některých ucelených procesů, jako jsou inventarizace, akvizice, sledování pohybu předmětů v reálném čase při různých zápůjčkách, automatizovaný režim „kontrol“ např. u termínů zápůjčky, zákonných lhůt pro zapsání předmětů do systematické evidence od jeho pořízení a další. Za účelem standardizace a zkvalitnění datového fondu systém využívá číselníky, které jsou centrálně řízené dle svého obsahu a účelu buďto pro celý systém nebo na úrovni organizace.
V oblasti přírodovědných sbírek systém ESSP spolupracuje s odborným přírodovědným portálem https://www.biolib.cz, využívá datovou základnu systému „Biolib“ a je zpětně s tímto systémem integrován.
Celé řešení je také integrováno s krajským digitálním repozitářem a systémem pro zveřejnění digitálních fondů paměťových institucí Zlínského kraje https://ebadatelna.zlkraj.cz.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Už byly. Dne 10. 9. 2019 byl Zlínským krajem uspořádán odborný seminář na téma „Elektronizace sbírkových fondů paměťových institucí“. Semináře se účastnilo 96 zástupců paměťových institucí z celé České republiky a rovněž zástupci některých institucí ze Slovenska. Na semináři byl tento systém evidence sbírkových předmětů účastníkům představen v samostatném bloku a seznámení se systém ESSP vzbudilo u účastníku semináře pozitivní ohlasy. Projekt ESSP byl rovněž prezentován na Roku informatiky v roce 2019 ve Slavkově.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano. Systém pro evidenci sbírkových předmětů je webová aplikace. Součástí celého řešení je rovněž mobilní aplikace. Tato řeší některé podpůrné činnosti především pro práci v terénu, depozitářích a v „off-line prostoru“ obecně. Veškerá zpracovaná data v off-line režimu jsou následně v režimu on-line synchronizována a dostupná v centrální aplikaci. Tímto způsobem je řešeno například zpracování inventury „v terénu“ a hromadný sběr dat v „terénu“, následně použitý pro další hromadná zpracování v systému (např. zápůjčky předmětů, předání ke konzervaci apod.)
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Nyní ne, ale uvažujeme o jejich využití. Podporu pro Open data plánujeme do systému integrovat ve spolupráci s MV ČR, v rámci jimi realizovaného projektu „Implementace strategií v oblasti otevřených dat II“. Ten aktuálně řeší systémově problematiku otevřených dat v ČR mimo jiné i pro oblasti kultury. Součástí spolupráce bude příprava formálních norem pro sbírkotvorné instituce a následně definovat datové sady vhodné ke zpřístupnění.
5. Doplňující informace.
- Projekt nového Evidenčního systému sbírkových předmětů byl připravován odbornou pracovní skupinou cca 3 roky předem ve spolupráci s odbornými pracovníky všech sbírkotvorných institucí Zlínského kraje.
- Na přípravě a analýze řešení se jako odborný partner podílela společnost CITeM – Metodické centrum pro informační technologie v muzejnictví.
- Řešena byla především interoperabilita dat a s tím související sjednocení popisu a metodiky v rámci spravovaných podsbírek.
- Hlavním cílem projektu bylo dosažení stavu kdy:
o dojde ke sjednocení popisu, datových struktur pro popis
o dojde ke sjednocení metodiky popisu (vychází současně s předešlého bodu)
o nový systém bude podporovat webových technologie a interoperabilitu dat
o nový systém bude podporovat procesy spojené s celým životním cyklem sbírkového předmětu v instituci
o nový systém bude nabízet výstupy pro management, statistiky, sestavy apod.
o bude zajištěna systémová podpora řešení pro všechny instituce
o systém pro evidenci sbírek bude cloudové webové řešení
- Výsledné softwarové řešení vzešlo následně z výběrového řízení, veřejné zakázky
- Pro provoz je na straně uživatele zapotřebí pouze internetový prohlížeč bez speciálních doplňků (lehký klient)
- Aplikační řešení systému je realizované na základě Open source technologií.
- Součástí jsou centrální řízení identity a číselníky mající za cíl zvýšení „kvality“ dat
- Součástí provozovaného řešení je databázový stroj a datové úložiště o kapacitě cca 4 TB.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik
Technická realizace byla náročná zejména z pohledu diverzity zapojených uživatelů a jejich organizací. Každá z organizací měla jiné zažité postupy, jiné představy o fungování systému a podobně. V spolupráci se Zadavatelem jsme museli pečlivě zvážit jednotlivé vstupy uživatelů při vypracování implementační analýzy tak, aby byly naplněny všechny požadavky projektu ve prospěch klíčových uživatelů. Samostatnou kapitolou byla migrace dat, která byla mimo velkého objemu dat složitá zejména z důvodu rozmanitosti datových zdrojů (de facto každá instituce mela svůj specifický datový zdroj) a z důvodu nutnosti konsolidovat a čistit data během importu. Zejména konsolidace a čistění dat byl klíčový krok a jeden z hlavních přínosů projektu pro zainteresované instituce. Tento krok probíhal zejména algoritmicky, kdy byli v součinnosti se Zadavatelem provedeny rozsáhlé analýzy vstupních dat a definovány pravidla pro jejich čistění.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Inspiraci vidíme v agilní koordinaci projektu, a to napříč všemi zapojenými stranami. Tohoto bylo dosaženou zejména použitím moderních a inovativních technologických nástrojů jako např. Git nebo Trello a jejich zkušeném zasazení do vývojového procesu.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Celý produkt ESSP je ve své podstatě replikovatelný a již teď budí zájem jiných zákazníků (zejména krajů). Specifikem pro jednotlivé implementace jsou vždy konkrétní zapojené organizace, jejich funkční a procesní požadavky a zejména nároky na migraci dat.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Informační systém evidence národního archivního dědictví – Ministerstvo vnitra ČR
Archivní informační systém – Karlova univerzita v Praze
Portál kulturního dědictví – Středočeský kraj
Portál zpřístupňování digitálního obsahu – Zlínsky kraj
Digitalizace stavebního archivu – Statutární město Opava