Samosparáva Kraje Vysočina.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Dana Buřičová
Titul: Ing.
Funkce:
E-mail: buricova.d@kr-vysocina.cz
Telefon: 724 650 107
Adresa: Žižkova 57, Jihlava, 587 33
Úřad/firma: Kraj Vysočina
Soutěžní kategorie kraje
B - PROJEKT
Název projektu: Samospráva Kraje Vysočina
Lokalita: Kraj Vysočina
CÍL:
Cílem aplikace je kompletně elektronizovat agendu související s administrací předkládacích zpráv/materiálů nutných pro zajištění kompletní informovanosti členů samosprávních orgánů. Jde o ucelený proces tvorby materiálu, jeho připomínkování ze strany dotčených osob, projednání samosprávou, definice usnesení a zobrazení kompletních informací pro veřejnost
Cílová skupina:
1. Krajský úřad Kraje Vysočina + samospráva Kraje Vysočina + veřejnost
Provozovatel: Kraj Vysočina
Realizátor: Kraj Vysočina
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO, Kvantitativně prokazatelné výsledky realizace projektu lze pozorovat zejména v rozsahu počtu uživatelů Kraje Vysočina (zaměstnanci a samospráva), kteří jsou účastníky procesu tvorby, připomínkování a schvalování materiálů a jejich následném zveřejnění pro veřejnost. Kvalitativní aspekty užívání aplikace spočívají zejména v online přístupu k informacím pro všechny zaměstnance úřadu i samosprávy, v možnosti vyzvat dotčené odbory i osoby k zadání stanoviska, řízení změn v každém konkrétním materiálu v dosud neuzavřených stavech. Velkým kvalitativním posunem je administrace každého jednotlivého materiálu – aplikace umožňuje kopírovat celky i jednotlivé části celků z minulých zpráv, umožňuje přikládat libovolné množství příloh a organizovat jejich pořadí, přednastavuje různé typy usnesení. Velkým pokrokem je automatická tvorba úkolů vzniklých na základě usnesení a to jak pro krajské úředníky, tak pro příspěvkové organizace. Aplikace umožňuje sdílet připomínky k materiálu, vyzývat k jejich zadání pomocí e-mailů a zadat jejich konkrétní znění. Velkým kvalitativním posunem je automatické zveřejnění schválených rozpočtových opatření na webových stránkách, pro naplnění povinnosti zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Aplikace byla vyvíjena v součinnosti s cílovou skupinou největších uživatelů/tvůrců podkladových materiálů nutných pro rozhodování samosprávy, průběžně byla se samosprávou konzultována dle jejich požadavků, od spuštění aplikace došlo k výraznému zrychlení procesu tvorby podkladových materiálů a především k jejich připomínkování ze strany dotčených odborů. Velmi výraznou změnou je závěrečná kompletace materiálů předkládaných do každé konkrétní rady a tvorba a odesílání pozvánek.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Všichni zaměstnanci byli proškoleni, mají k dispozici testovací verzi k procvičování, jsou průběžně informovaní o změnách v aplikaci a samozřejmě mají k dispozici uživatelskou příručku (zařazena do řízené dokumentace Kraje Vysočina).
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují. Využíváním aplikace došlo k výraznému snížení administrativní náročnosti související s přípravou, schvalováním a zveřejněním dokumentů s informacemi nutnými pro rozhodování samosprávy (náhrada wordových dokumentů a hlídaní doručení mailů od dotčených osob se stanovisky, opakované zasílání při vzájemně se vylučujících stanoviscích apod.). Všichni dotčení uživatelé pracují online s jednou informací. Je zabezpečeno i předávání citlivých dat, uživatelé mají možnost zpřístupnit data pouze samosprávě, která jediná má rozhodovací pravomoc. Veškeré uživatelské úkony v aplikaci jsou logovány.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Předpokládáme dlouhodobé a trvalé používání projektu
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Určitě ANO, minimálně výstupy aplikace určené pro veřejnost mohou být inspirací i pro jiné samosprávy.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Určitě ANO, individuálními konzultacemi
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano, primárně se jedná o webovou aplikaci, směrem k uživatelům probíhá komunikace e-mailem (informace o dosažení určitého stavu materiálu, termínové upomínky, žádosti o vložení stanoviska) apod.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Není možné. Projekt nevyužívá OPEN DATA, veřejné informace pouze publikuje na externích webových stránkách ve formě HTML stránek a samotných dokumentů a příloh.
5. Doplňující informace.
Hlavním zadáním této aplikace bylo omezit administrativu, která byla při vytváření podkladových materiálu s informacemi nutnými pro rozhodování samosprávy velmi rozsáhlá a komplikovaná, a to zejména v případě, že na tvorbě participovalo několik oddělení krajského úřadu včetně rozsáhlého připomínkování. Účelem bylo mít jeden materiál, pro který lze zobrazit historii jeho tvorby a úprav včetně zobrazení dotčených osob a jejich připomínek. Dále po projednání samosprávou materiál automaticky zveřejnit veřejnosti, vygenerovat úkoly a zajistit informovanost o výsledku (usnesení) v souladu s legislativou.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Technicky se jedná o webovou aplikaci, rozdělenou do tří hlavních modulů, každý modul umožňuje samostatné řízení přístupových oprávnění. První modul zajišťuje proces tvorby samotného materiálu až do fáze jeho odevzdání ke zpracování. Druhý, a co se týká komplexnosti nejrozsáhlejší, modul administrace slouží pro podporu celého procesu projednání materiálů (snadné seřazení materiálů, generování pozvánek, návrhu zápisu, rozesílání e-mailových avíz, průběžné vkládání výsledků projednání apod.). Pro minimalizaci pracného opakování rutinních činností jsou k dispozici hromadné operace. Třetí modul navazuje na fázi projednání materiálů a slouží pro práci s úkoly z přijatých usnesení (vygenerování úkolů, průběžné plnění, návrhy posunu termínu a různé kontrolní a administrační činnosti.
Interně jsou údaje tvořící materiál strukturovaně uložené, jednoduše tak lze přidávat další doplňkové funkce jako např. parametrizované vyhledávání, různé kooperativní procesy (např. vyžádání a vkládání stanovisek), termínové upomínky, vytvoření kopie materiálu na kliknutí apod. Vhodně uložená data používají jako zdroj i další externí aplikace (aktuálně řešeno pouze na úrovni databázových pohledů, v plánu je publikace jako opendata).
Aplikace ukládá podrobné auditní záznamy (kdo, kdy, s čím a jak nakládal) a v průběhu tvorby materiálu také kontrolní součty generované z obsahu materiálu při každé jeho změně.
Vývoj probíhal v součinnosti s vybranými uživateli s největším počtem materiálů, s různým stupněm obtížnosti a ochrany údajů a taktéž se samosprávou.
Přístupy do systému jsou řešeny dle zařazení uživatele do organizační struktury (osoba, vedoucí, atd.) případně dle členství v určité aplikační roli (auditor, administrátor).
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Řešení je inspirativní pro všechny krajské i obecní úřady, které řeší řízení procesu od okamžiku vzniku materiálu, přijetí usnesení až do okamžiku jeho zveřejnění pro občany. Sjednocuje a zjednodušuje samotnou tvorbu materiálu, počínaje kontrolou povinných položek, výběry z číselníků až po vkládání předpřipravených části textů nebo vytváření materiálů jako kopie jiného. Zjednodušuje kooperaci mezi uživateli, typicky vzájemné předávání materiálů a práce se stanovisky. Důsledným strukturováním ukládaných dat se pak otevírají široké možnosti jejich dalšího využití, jako např. tvorba analytických a kontrolních sestav nebo snadná integrace s jinými systémy.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Specifikem řešení je propojení se systémem řízení identit a přístupových oprávnění, které Kraj Vysočina používá, částečně pak i posloupnost kroků při přípravě a projednávání materiálů, nastavené dle požadavků krajského úřadu. Vše ostatní je obecný proces používaný v jakémkoliv územním samosprávném celku, pro uložení dat byla použita standardní relační databáze.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Jako realizátor máme za sebou vývoj několika aplikací a implementací pro subjekty veřejné správy.
kontakty: Lysa Milan, Bc.
lysa.m@kr-vysocina.cz
564 602 323