Postupnými kroky k digitalizaci úřadu – Obec Srnojedy
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Jana Krejčíková
Titul: Bc.
Funkce: vedoucí projektu
E-mail: jana_krejcikova@gordic.cz
Telefon: 777842509
Firma: GORDIC spol. s r.o.
Nominace v kategorii: obce
B – Projekt
Název projektu: Postupnými kroky k digitalizaci úřadu – Obec Srnojedy
Lokalita: Obec Srnojedy
CÍL:
Digitalizace úřadu.
Rozšíření ekonomického systému o další agendy.
Nahradit excelové tabulky a razítka.
Efektivní práce pracovníků úřadu.
On-line možnost získávat aktuální data.
Možnost elektronické komunikace mezi úředníkem a občany rozrůstající se moderní obce.
Cílová skupina: Pracovníci obecního úřad Srnojedy. Občané obce Srnojedy nebo osoby komunikující s obecním úřadem.
Provozovatel: Obec Srnojedy, Ke Hřišti 8, 530 02 Srnojedy
Realizátor: GORDIC, spol. s r.o., Erbenova 4, 586 01 Jihlava
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Ekonomický systém byl povýšen na inovativní produktovou řadu GINIS Express SQL a rozšířen o další moduly:
-Mzdový program Práce a mzdy – nahradil původní mzdový systém. V posledních letech mzdová agenda zaznamenává mnoho častých legislativních změn a je třeba se spolehnout na metodiku a správné vedení agendy, systém komunikuje mj. s Českou správu sociálního zabezpečení.
- Legalizace a vidimace – program nahradil podací razítko tištěnými ověřovacími doložkami a ručně psané zápisy do ověřovací knihy také tištěnými záznamy na štítky. Nyní je způsob vedení přehledný, eviduje historii, umožňuje vyhledávání a evidenci detailnějších informací. Tiskové výstupy na štítky jsou oproti ručním záznamům čitelnější.
- Spisová služba – zavedení elektronické spisové služby nahradilo ruční evidenci v podacím deníku a konverzi doručených digitálních dokumentů na analogové. Spisová služba je napojena na systém datových schránek a umožňuje také evidenci podání zaslaných přes e-podatelnu na webu obce. Zároveň je nastaveno automatické zpracování transakčních protokolů včetně pečetění dokumentů.
- Daně, dávky, poplatky – zavedení tohoto modulu nahradilo evidenci v excelu. Organizace zde vede poplatníky za místní poplatky jako je poplatek za obecní systém odpadového hospodářství, poplatek ze psů a také poplatek za nájem z připlocených pozemků z uzavřených nájemních smluv. Systém je napojen na ekonomickou agendu, umožňuje automatickou evidenci úhrad v pokladně i na bankovní účet.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Pozitivní zpětná vazba od pracovníků úřadu.
Zkvalitnění každodenní práce, automatické procesy.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Proběhla školení pro uživatele systému. Dále se mohou vzdělávat a získávat nové informace na webinářích, které firma nabízí. Systém automaticky upozorňuje na nové příspěvky na různých webových kanálech.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Implementace probíhala na stávající server. Systém GINIS Express SQL se provozuje na databázi SQL Server 2022 v edici Express, která je dostupná zdarma. Náklady obce znamenaly pouze nákup nových modulů včetně školení.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Firma Gordic nabízí další možnosti rozšíření o moduly, které mohou zefektivnit práci. Aktuálně obec uvažuje o propojení na Portál občana Gordic, což by umožnilo občanům další možnosti e-komunikace s úřadem.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Každým zdárně uskutečněným projektem můžeme inspirovat další obce. Po krátkém čase zjistí, že není třeba bát se změny.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO BYLY.
Aktuálně stejný projekt nasazujeme v blízké obci, která se zde inspirovala.
Spokojený zákazník je pro nás prioritou, může firmu doporučit dalším organizacím na základě vlastních zkušeností.
3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NYNÍ NE.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
NE.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Na začátku byla provedena analýza potřeb zákazníka. Organizace již řadu let využívala moduly na zpracování účetnictví a rozpočtu a evidenci faktur, pokladních dokladů a obyvatel.
Z požadavků vyplynula potřeba vyšší elektronizace úřadu obce, které dynamicky vzrůstá počet obyvatel, za posledních dvacet let došlo k navýšení o třetinu.
Současné moduly byly tedy převedeny na modernější řadu GINIS Express SQL.
Ekonomické moduly jak stávající, tak nové, využívá účetní obce a administrativní pracovnice.
Systém na evidenci poplatníků umožňuje generování upozornění na platbu poplatku včetně QR kódu, upozornění na nedoplatek a platební výměr, upraveno dle legislativních změn a požadavků zákazníka.
Vše je využíváno síťově a modulárně propojené mezi jednotlivými moduly.
Spisovou službu využívá administrativní pracovnice na pozici podatelny a místostarosta obce jako zpracovatel. Je využívána téměř denně a velice zkvalitnila elektronický oběh dokumentů.
S agendu legalizace a vidimace pracuje administrativní pracovnice, která má zkoušku podle zákona o ověřování a v případě potřeby je k dispozici starostovi.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Implementace probíhala přes vzdálený přístup na server, proto mohla být práce dokončena a vše předáno v krátkém čase.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Naplnění evidence poplatníků dle přání zákazníka, automatická aktualizace poplatníků z dávek z Agendového informačního systému evidence obyvatel.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Toto řešení se dá využívat opakovaně u obcí stejného typu, každá vždy bude mít nějaká specifika, kterým systém umíme přizpůsobit.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Obdobné projekty realizujeme i na dalších obcích, každá může mít jiný rozsah, pokaždé dle potřeb zákazníka.
KONTAKTY: