Portál místních poplatků bez formulářů
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Petr Jorg
Titul: Mgr., MBA
Funkce: vedoucí oddělení
Odbor: oddělení řízení bezpečnostních rizik
E-mail: petr.jorg@mestokladno.cz
Telefon: 728 386 503
Adresa: nám. Starosty Pavla 44, 272 01 Kladno
Firma: statutární město Kladno
Nominace v kategorii: města
B – Projekt
Název projektu: Portál místních poplatků bez formulářů
Lokalita: statutární město Kladno, okres Kladno, Česká republika
CÍL:
- spokojenost občanů statutárního města Kladna
- vytvořit nový informační systém s portálovým vstupem pro občana, řešící všechny místní poplatky, od poplatků za psa, přes poplatek za komunální odpad ke všem dalším, méně četným poplatkům
Cílová skupina:
- občané statutárního města Kladna, případně občané České republiky;
- zaměstnanci statutárního města Kladna
Provozovatel: statutární město Kladno
Realizátor: Marbes s.r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Portál využívá napojení na analytický nástroj Google Analytics. Data z návštěv a používání se pravidelně sledují a vyhodnocují tak, aby rozvoj služeb monitoroval nejčastěji používané části portálu a pomáhal je dále vylepšovat.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Zcela nový systém znamená velký zásah do procesů ekonomického oddělení ve správě poplatků. V rámci projektu jsme vytipovali mnoho změn, úprav a chyb. Většina nedostatků se již vyřešila a těšíme se na to, až se systém plně etabluje v prostředí úřadu. Na straně našich klientů je změna přijímána velmi dobře. V systému evidujeme několik tisíc elektronických plateb. Toto řešení se nám v praxi velmi osvědčilo.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Jsme si vědomi toho, že elektronické služby jsou budoucností veřejné správy. Nechceme tedy, aby úsilí o nové pojetí služeb přišlo vniveč. I z tohoto důvodu došlo k zapojení pracovníků oddělení kancelář primátora, zejména části mediální a marketingové. Výsledky již máme a hodnotíme je jako velmi dobré. Nicméně hned pro rok 2024 plánujeme rozvoj nových služeb a s nimi spojenou propagaci.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Projekt je plánován jako dlouhodobý. Z vysokého počtu proběhlých plateb lze snadno spočítat, kolik jsme v rámci realizace tohoto projektu ušetřili. Chceme na tento úspěch navázat, již nyní máme připravený projekt, který do současné podoby napojí další služby a právní subjekty městem zřizované a zakládané.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Projekt místních poplatků se samozřejmě řadí mezi projekty dlouhodobé, u něhož nestanovujeme konečný termín. Předpokládáme jeho další rozvoj i do jiných oblastí, než jsou místní poplatky, a připravujeme pro to podmínky i v rámci dalších právních subjektů městem zřízených a zakládaných (napojení správy bytového fondu apod.).
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Vzhledem k tomu, že jsme si sami odzkoušeli slepou cestu elektronických formulářů, ke které se nyní upínají mnohá další města, měl by se náš projekt stát alternativním konceptem k vyplňování políček a elektronickým podpisům, které nikdo ve velkém měřítku nepoužívá a používat nechce.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
PŘIPRAVUJEME.
Aktuálně spolupracujeme s dalšími právními subjekty zřizovanými a zakládanými městem na přípravě velkého projektu. Dále spoléháme na renomé, které můžeme získat účastí v soutěži. Rádi bychom ukázali, že koncept nezatěžování klienta formulářovou agendou se může stát životaschopných alternativním postupem.
C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Projekt je dimenzován na dostatečný počet současných přístupů.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
ANO.
Veškerá data zobrazená v projektu je možné exportovat v otevřených formátech. V současné době již máme připraven projekt rozšíření současného řešení o modul OTEVŘENÁ DATA. V něm budou jak datové balíčky, tak jejich vizualizace.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Projekt byl realizován během konce roku 2022 a první poloviny roku 2023. Přes problémy, které tahle změna přístupu vyvolala (a pořád vyvolává), jsme rádi, že jsme do konceptu otevřeného úřadu šli. Znamená to pro nás první velký krok nabídnout občanům elektronické služby přívětivě.
Naše vize eGovernmentu se opírá o koncept nabídnout občanům komfortní a smysluplné služby. Vzhledem k tomu, že podle dostupných informací jsou elektronické formuláře pro svou složitost a právní překážky (povinnost registrace podpisu v ISZR) pro běžného klienta mnohdy hůře srozumitelné, rozhodli jsme se budovat řešení, které na straně klienta nabídne jednoduché, „bankovní“ prostředí, ve kterém je snadná orientace i samotné praktické využití. Dále jsme chtěli na straně agendy systém, ve kterém lze navolit míru automatizace poplatkových procesů tak, aby si pracovníci úřadu vytvořili komfortní softwarovou podporu a snížili zátěž s přepisem vstupních dat a jejich kontrolu
popisuCo umí nový systém? Poplatkovou agendu tak, jak ji na Kladně chceme vykonávat. Bez nutnosti nadbytečného klikání, bez zatěžování občanů hloupými formuláři. Občan se přihlásí prostřednictvím NIA, načtou se mu jeho závazky, ty zaplatí. Dnes se již jedná o běžnou záležitost. Jen za poslední rok máme tisíce plateb. Kouzlo změny je v situacích, kdy občan potřebuje upravit vstupní data, například přidat pejska. V takovém případě se přihlásí, ikonkou PLUS si přidá zvíře ke svému účtu, vyplní jeho jméno (karta psa) a potvrdí. V tu chvíli tento datový set putuje rovnou do systému místních poplatků. Žádné elektronické podpisy, žádná spisová služba. Nový pes je registrován v poplatkovém systému s vystavením předpisu k úhradě. Stejné postupy jsou aplikovány v dalších místních poplatcích. Ušetří se tak hodiny na straně občanů, člověkodny na straně úřadu
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Projekt nových místních poplatků obsahuje dvě části:
• vnitřní část agendového systému;
• vnější část pro veřejnost.
Vnitřní část
Řešení IS místní poplatky disponuje v rámci každého typu poplatku sadou kontrolních procesů evidovaných dat. Zároveň musí být správce poplatku upozorňován na neprovedené důležité akce.
Řešení IS místní poplatky musí disponovat alespoň těmito základními kontrolními nástroji pro kontrolu:
• neztotožnění poplatníci (vůči základním registrům);
• duplicitní poplatníci;
• lhůta pro stanovení daně;
• osobní údaje k likvidaci;
• porušené termíny splátek a další kontroly.
Projekt zahrnoval také integrace na další sw řešení:
• základní registry státní správy (registr psů, registr adres aj.);
• ekonomický systém MS NAVISION;
• spisová služba e-spis;
• agendový IS PROXIO.
Vnější část
Řešení IS místní poplatky, na klientské straně, kterou bude využívat občan, musí umožňovat a nabízet klientovi samostatnou obsluhu konkrétní životní situace vzdáleně z počítače či mobilního telefonu, konkrétně:
• nová žádost o přihlášení k poplatku;
• odhlášení;
• změna evidovaných údajů;
• platba poplatku;
• žádost o splátky a další situace.
Náročnost projektu leží především ve slově změna. Tento systém představoval změnu zejména uvnitř úřadu. I proto přinesl celou řadu problémů, se kterými jsme museli bojovat. S odstupem času ale hodnotíme projekt jako velmi úspěšný, protože většina připravených změn byla k lepšímu.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Hlavním cílem projektu nebyla změna jednoho software za jiný. Cílem byla spokojenost občanů, zjednodušení komunikace s úřadem a optimalizace práce s klientskými daty. Domníváme se, že každý projekt ve veřejné správě by měl být realizován se stejnými cíli.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Specifikem je snaha vyvarovat se zátěže na straně klienta. Nabídnout služby města tak, jak bychom je chtěli využívat sami. Tento koncept je hlavním motivem našeho přístupu. Myslíme, že se dá opakovat bez omezení.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Projekt malého portálu v Litvínově s důrazem na životní situace. Stejně tak jsme připravili řešení pro další severočeské město Lovosice. Oba projekty se s přehledem vešly do milionu korun. Dále provozujeme portály v Olomouci či Chomutově a v dalších městech (Příbram, Beroun a další).
kontakty: Marbes s.r.o.
Brojova 2113/16, 326 00 Plzeň