Pořadník žadatelů o sociální službu
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Eva Janoušková
Titul: Ing.
Funkce: zástupce ředitele Krajského úřadu Kraje Vysočina
Odbor: sekce ekonomiky a podpory
E-mail: janouskova.e@kr-vysocina.cz
Telefon: 724650150
Adresa: Žižkova 1882/57, 586 01 Jihlava
Firma: Kraj Vysočina
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Pořadník žadatelů o sociální službu
Lokalita: Kraj Vysočina
Cíl projektu:
- umožnit poskytovatelům sociálních služeb (a to jak zřizovaných krajem, tak i ostatních zřizovatelů) vést v jedné aplikaci evidenci žadatelů a „čekatelů", tj. žadatelů, kteří jsou prověřeni místním sociálním šetřením, a evidenci klientů
- zajistit omezení duplicitních žádostí o sociální služby v pobytových zařízeních na území Kraje Vysočina
Cílová skupina:
- organizace poskytující pobytové sociální služby v Kraji Vysočina
- samosprávní orgány Kraje Vysočina
- zaměstnanci Krajského úřadu Kraje Vysočina
- členové týmu sociálně zdravotní pomezí Kraje Vysočina
- zaměstnanci obecních úřadů obcí III. typu
- zaměstnanci nemocnic na pozicích sociálně-zdravotní pracovník
- zprostředkovaně všichni občané z Kraje Vysočina, potenciálně z jiných krajů
Provozovatel: Kraj Vysočina
Realizátor: Kraj Vysočina
C – popis projektu – pohled provozovatele
PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Účinek projektu lze prokázat optimalizací počtu žadatelů a čekatelů (došlo k odstranění duplicit díky porovnání žádostí napříč poskytovateli v Kraji Vysočina). Organizace mají možnost evidovat žadatele v jedné centrální aplikaci, kterou mají zdarma. Pokud organizace využívá jiné řešení pro evidenci žadatelů, má možnost údaje o žadatelích jednorázově importovat do této společné aplikace pro porovnání s údaji, které zadávají ostatní organizace. V současné době lze účinek prokázat aktuálními čísly. V roce 2019 jsme na základě dotazu získali číslo počtu žádostí ve výši téměř 6 700, samozřejmě bez znalosti duplicit. Dnes máme 2 118 unikátních žadatelů.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO,
Díky centrální evidenci získají organizace informace o svých žadatelích, např. zda žádají do jiného zařízení nebo jsou v jiném zařízení již ubytováni, případně již zemřeli. Díky tomu mohou ověřit zájem žadatele o místo a případně ho ze svého pořadníku o služby vyřadit. U identifikovaných duplicitních žadatelů pracují organizace s dalším benefitem, kterým je sdílení výsledku místního sociálního šetření. To podle nových pravidel pro přijímání klientů, která jsou nyní s pořadníkem žadatelů provázaná, realizuje vždy pouze jedna organizace, která žádost obdrží jako první, nebo je geograficky nejblíže současnému bydlišti žadatele. Základní sociální poradenství a místní sociální šetření tak provádí pouze jedna organizace, která výstupy sdílí s ostatními poskytovateli. Toto pravidlo významně urychluje celý proces přijímání klientů a zároveň šetří čas i personální a další náklady organizacím., zároveň zvyšuje úroveň kvality poskytovaných služeb, protože se předchází různým zmatkům a nesrovnalostem při komunikaci s rodinami žadatelů.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Uživatelé aplikace z řad pobytových zařízení v sociálních službách jsou metodicky vedeni k vyplňování dat o žadatelích o pobytové sociální služby. Povinnost používat tuto aplikaci pro příspěvkové organizace - poskytovatele sociálních služeb, které zřizuje Kraj Vysočina, je zakotvena v pravidlech pro přijímání klientů do pobytové služby sociální péče ze dne 7. 7. 2021.
Data v aplikaci jsou pravidelně vyhodnocována a čištěna.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Náklady vynaložené na vývoj SW jednoznačně splňují princip 3E. Objem nákladů na zajištění duplicitních výjezdů sociálních pracovníků a zdravotních sester za místními sociálními šetřeními u klientů, zdlouhavé obvolávání a hledání žadatelů, kteří by byli ochotni v krátkém čase nastoupit na volné lůžko (tj. vazba na obložnost lůžka a náklady na neobsazené lůžko) mnohonásobně překračují pořizovací náklady na SW, které jsou cca 250 tis. Kč. Zásadní výhodou je i znalost přesné poptávky po sociálních pobytových službách, díky čemuž může Kraj Vysočina strategicky plánovat a rozhodovat o úpravě sítě sociálních služeb v konkrétních lokalitách (další výstavby, úpravy kapacit apod., vše dle jednotlivých druhů služeb, ORP, okresů, obcí).
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Zcela jistě jde o dlouhodobý projekt, aplikace je průběžně rozvíjena na základě zpětné vazby uživatelů, aby bylo dosaženo co nejkomfortnějšího používání, a za předpokladu, že se nezmění v dlouhodobějším horizontu systém sociální péče, jde o aplikaci nadčasovou.
PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Problematika dlouhých seznamů žadatelů o sociální služby, které neodpovídají realitě, je celorepublikovým problémem, podle našich informací takováto integrovaná aplikace existuje jen v několika málo jednotkách a spíše na úrovni měst. Projekt je napojen na další aplikaci „výkazy sociálních služeb", v rámci které žádají poskytovatelé o tzv. vyrovnávací platbu, tj. o „úhradu" poskytované sociální služby z veřejných prostředků na základě údajů o rozsahu a druhu poskytované sociální služby, počtu klientů a dalších kvantitativních ukazatelů.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO, BYLY.
Projekt prezentujeme ostatním subjektům veřejné správy na konferencích a osobních nebo on-line jednáních a v tiskových zprávách.
VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NENÍ MOŽNÉ.
Projekt umožňuje on-line přístup.
OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NE.
Data nejsou evidovaná v Národním katalogu otevřených dat (NKOD) jako přímé odkazy na datové soubory.
DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Pilotně byla evidence žadatelů a čekatelů odzkoušena v Domově pro seniory Havlíčkův Brod a v třebíčských domovech Koutkova-Kubešova a Manželů Curieových, a to na základě importu dat ze stávajících evidenčních systémů do nové aplikace. Stávající klienti, žadatelé i čekatelé o zařazení do služby jsou v modulu evidováni na základě unikátního kódu. Modul garantuje anonymitu všech osob evidovaných v systému a zároveň generuje přesné informace o jejich počtech. Kraj Vysočina v roce 2021 zřizoval 19 pobytových sociálních zařízení, která se starají o 2200 klientů. Čekací doba na umístění ve vybraném sociálním zařízení je v průměru 2 měsíce až 3 roky a odvíjí se od akutnosti a míry nutné podpory až po aktuální zájem konkrétní osoby o nástup do domova.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Výzvou při realizaci tohoto projektu bylo vytvoření jednotného prostředí pro široké spektrum organizací a integrovat je. Některé organizace neměly žádné aplikační řešení pro žadatele o službu, některé organizace využívaly vlastní řešení. Proto byl zvolen přístup, který umožňuje vést pořadník on-line přímo v této aplikaci pro organizace bez vlastního řešení a zároveň pro organizace, které mají vlastní aplikační řešení – ty mohou importovat data jednou za měsíc. Import dat umožňuje rozličné přístupy k datům již zadaným, což bylo při tvorbě aplikace největší výzvou. Dále bylo nutné pořadník žadatelů integrovat do již stávající aplikace Výkazy sociálních služeb Kraje Vysočina a umožnit různé statistické výstupy. Základní přehledy poskytuje přímo aplikace, sofistikovanější výstupy jsou k dispozici v datovém skladu Kraje Vysočina. Jde o interně vyvíjenou webovou aplikaci s integračními vazbami.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Díky pořadníku žadatelů se podařilo optimalizovat počty žadatelů. Došlo k odstranění duplicit a neaktuálních žádostí. Některé organizace nově vedou informace o svých žadatelích v zabezpečeném nástroji, nikoliv v lokálních nezabezpečených evidencích.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Specifikem pořadníku žadatelů jsou sofistikované importy dat, umožňující kompletně nahradit již nahraná data, aktualizovat data o importovaná data. Dále poměrně specifickou záležitostí jsou pohledy na duplicity žadatelů, které bylo nutné vytvořit jak pro konkrétní žadatele, tak pro celé organizace. Pro projekt byly také využity grafické komponenty pro prezentaci dat.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Rozličné projekty v rámci interního vývoje, hlavně aplikace pro zvládnutí pandemie COVID-19, aplikace pro očkovací centra, portál příspěvkových organizací, objednávkový systém a mnoho dalších.