Personálně-platové přehledy a požadavky (PPP)

A – Přihlašující

Jméno a příjmení: Daniel Rokos
Titul: Mgr.
Funkce: vedoucí odboru informatiky
Odbor: odbor informatiky
E-mail: rokosd@kr-s.cz
Telefon: 257280118
Adresa: Zborovská 11, 150 21 Praha 5
Firma: Krajský úřad Středočeského kraje
Nominace v kategorii: kraje

 

B – Projekt

Název projektu: Personálně-platové přehledy a požadavky (PPP)
Lokalita: Krajský úřad Středočeského kraje

CÍL:

- vytvořit podporu, zefektivnění a především digitalizaci personálních a mzdových procesů organizace;
- doplnit stávající moduly integrační platformy GINIS, tj. modul personalistika, personální systematizace a příprava dokladů mezd o modul PPP, který bude využívat zdrojová dat z uvedených modulů a efektivně je prezentovat;
- umožnit zaměstnancům úřadu vyřizování personálních záležitostí (žádosti o dovolenou, propustky, rekondiční volno, výplatní pásky apod.);

- poskytnout vedoucím odborů či oddělení konsolidované informace o zaměstnancích (detaily pracovně-právního vztahu, platové tarify, čerpání dovolené apod.)

Cílová skupina: zaměstnanci krajského úřadu
Provozovatel: Krajský úřad Středočeského kraje – odbor informatiky
Realizátor: Gordic spol. s r.o.

 

C – popis projektu – pohled provozovatele

1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

ANO.

Modul personálně-platové přehledy a požadavky využívají všichni zaměstnanci úřadu pro potřeby řešení personálních a mzdových záležitostí. Vedoucí příslušných odborů a oddělení mají kdykoliv z kanceláře či domova dostupné veškeré informace, týkající se podřízených zaměstnanců, včetně dílčích požadavků (např. čerpání dovolené, nepřítomnost na pracovišti např. z důvodu školení, služební pochůzky apod.). Vzhledem k integraci na modul EPK (těžký, lehký a mobilní klient) je možné tyto požadavky kdykoliv schválit či zamítnout. Oddělení personální a mzdové využívá prioritně modul k přehledným měsíčním sestávám a jako podklad pro výplatu mezd.

 

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

ANO.

Modul PPP je zaměstnanci krajského úřadu vnímán jako intuitivní nástroj pro správu personálních záležitostí, přičemž v něm běžný zaměstnanec najde pouze ty informace, které se týkají přímo jeho osoby. Vedoucí zaměstnanci mají navíc dostupné údaje o svých podřízených a příslušné přehledy. Informace jsou v modulu rozděleny do logických celků. K dispozici jsou nejen základní údaje, kontakty a informace o aktuálně platných pracovně-právních vztazích, včetně kontaktů na přímého nadřízeného nebo informací týkajících se platového zařazení zaměstnance, ale i související vnitřní předpisy, které zaměstnanec nemusí zdlouhavě hledat v úložišti dokumentů. Zaměstnanci hodnotí práci s modulem velmi pozitivně.

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

VELMI DOBŘE.

Vybrané věcně příslušné odbory se podílely na testování modulu, zároveň v rámci implementace probíhala velmi intenzivní spolupráce mezi odborem informatiky a odborem personálním. Při definici procesů a šablon prostřednictvím elektronické podpisové knihy probíhala diskuse v rámci pracovních skupin z pohledu optimalizace workflow (schvalovací procesy).

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

PŘEVYŠUJÍ.
Dosažené výsledky vysoce převyšují vynaložené náklady. Modul PPP je efektivně využíván všemi zaměstnanci úřadu. Nasazením modulu došlo k zásadnímu kroku v procesu digitalizace interních agend úřadu, ke zrychlení a zefektivnění schvalovacích procesů, k poskytnutí komplexního pohledu na personálně-mzdovou agendu jak pro zaměstnance, tak pro vedoucí pracovníky.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?

TRVALÝ.

Očekáváme dlouhodobé využívání modulu, včetně vazeb na ostatní moduly, přičemž průběžně řešíme a budeme řešit změnové a rozvojové požadavky, zejména ze strany věcně příslušných odborů a oddělení.

 

2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE

Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

ROZHODNĚ ANO.

Subjektům veřejné správy (státní správy a samosprávy) můžeme poskytnout know-how, resp. předat zkušenosti týkající se implementace a rozvoje modulu.
Jedná se o efektivní řešení personálních a mzdových záležitostí. Přidanou hodnotou je integrace na další moduly, ze kterých jsou čerpány zdrojové informace, které se pak konsolidovaně a přehledně zobrazují prostřednictvím modulu PPP.

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

PŘIPRAVUJEME.

Vzhledem k tomu, že byl projekt spuštěn do ostrého provozu v lednu 2023, očekáváme, že budeme postupně prezentovat řešení na setkáních informatiků, Roku informatiky apod.

 

C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

ANO.

Modul PPP je webová aplikace, která umožňuje přístup na úrovni různých oprávnění, např. vedoucí, referent, asistentka. Modul využívá komplexně i odbor personální pro měsíční konsolidované výstupy, podklady pro mzdy apod. Modul je dostupný prostřednictvím interní sítě, VPN – RDS, aktuálně řešíme přístup z internetu za předpokladu zabezpečeného přístupu, dvoufaktorové autentizace s vazbou na služby Microsoft 365.

 

4 - OPEN DATA

Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?

NE.

 

5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE

 

D – popis projektu – pohled realizátora

 

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:

Modul PPP je součástí platformy GINIS. Jedná se o čtyřvrstvou architekturu, kdy se k modulu přistupuje přes webový prohlížeč. Díky provozu platformy GINIS, konkrétně subsystémů ekonomiky, personalistiky práce a mezd v prostředí KÚSK, bylo pro implementaci využito stávající infrastruktury, a to jak pro testovací, tak produkční prostředí. Bylo využito napojení na centrální elektronickou podpisovou knihu (EPK) a v první fázi byla řešena implementace standardizovaných formulářů. V další fázi se řešila individuální tvorba formulářů v rámci modulu PPP a jejich schvalovací procesy.

 

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Kompletní digitalizace personální agendy s centralizovanými informacemi pro zaměstnance všech úrovní. Napojení na centrální elektronickou podpisovou knihu.

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Opakovatelný je použitelný celý koncept PPP. Specifická je pouze podoba některých formulářů, která odpovídá grafickému vizuálu a potřebě KÚSK.

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Obdobný projekt jsme realizovali v Digitální informační agentuře.