REVOLUČNÍ SKOK ČESKÉHO eGOVERNMENTU - STÁT ZŘIZUJE 3 000 000 NOVÝCH DS.
Rok 2023 přináší do oblasti eGovernmentu v České republice malou revoluci. Dojde ke skokovému nárůstu uživatelů datových schránek, jednoho ze základních stavebních kamenů celého eGovernmentu. Vzniká také úplně nový portál Informačního systému datových schránek www.mojedatovaschranka.cz, který má svou informační část a zároveň poslouží i k přihlášení do systému. Výraznými úpravami procházejí poskytované doplňkové služby Datový trezor a Poštovní datová zpráva. Česká pošta hraje ve všech těchto revolučních změnách významnou roli.
Během prvního čtvrtletí 2023 zřídí stát zhruba 3 miliony nových datových schránek. Jde o krok vyplývající ze zákona číslo 261/2021 o další elektronizaci postupu orgánů veřejné moci (zkráceně DEPO). Nyní je aktivních kolem 1,4 milionu datových schránek (DS), po prvním čtvrtletí 2023 jich bude na 4,4 milionů. Je třeba zajistit nejen hladké fungování systému včetně uživatelské podpory v podmínkách násobně větší zátěže, ale také dostatek informací pro nové uživatele. V první řadě, že se jich zřizování DS ze zákona týká, a současně také, co to pro ně znamená a na jaké změny se mají připravit. A to vše s předstihem, než během prvního čtvrtletí příštího roku dostanou doporučený dopis s informací o zřízení datové schránky a souvisejících povinnostech.
Koho se DEPO týká?
Nejpočetnější skupinou, které se týká zřizování DS ze zákona, jsou podnikající fyzické osoby, tedy živnostníci. Jde zhruba o 1,8 milion osob. Další velkou skupinou jsou fyzické osoby, které využívají, resp. aspoň jednou využily Elektronickou identitu občana. Těch je kolem 1 milionu. Nejméně početnou skupinou nových uživatelů datových schránek je pak kolem 200 tisíc právnických osob, které dosud DS využívat nemusely. Typicky se jedná o sdružení vlastníků jednotek a zapsané spolky a konkrétně jde o jejich statutární zástupce. Rodina nových uživatelů DS je tedy velmi heterogenní.
Specifickou podskupinou jsou podnikající fyzické osoby s pozastavenou činností, jejichž počet se odhaduje na 1 milion z celkového 1,8 milionu podnikajících fyzických osob. Mnozí vůbec netuší, že jsou stále vedeni v registrech jako podnikající fyzické osoby, když dosud neměli proč rozlišovat mezi pozastavenou a ukončenou živnostenskou činností. Zde je třeba poskytnout návod, jak zjistit, zda jsou z pohledu zákonů fyzickou osobou podnikající. A pokud ano, tak jak eventuálně živnost opravdu ukončit, aby jim stát DS automaticky nezřídil.
Přesvědčování pozitivním přístupem
Každá změna je provázena aspoň z počátku jistou skepsí. Nejinak tomu bude mezi novými uživateli datových schránek, které jim stát zřídí ze zákona, aniž by tito, až na výjimky, měli možnost službu odmítnout.
Proto je před samotným rozšířením systému třeba udělat maximum, aby se ke každému novému uživateli DS informace o chystaném zřízení jeho schránky skutečně dostala, a navíc i s dostatečným předstihem. Respektive, aby každý, kdo si není jist, zda se ho zřizování nových DS týká, měl dost času i informací ke zjištění, jak je tomu v jeho případě.
Paralelně je třeba zdůrazňovat výhody elektronické komunikace se státem a dalšími institucemi, aby noví uživatelé obdrželi informace a argumenty s předstihem a jejich skepse byla co nejmenší, ideálně se změnila v radostné očekávání. Součástí komunikace směrem k novým i stávajícím uživatelům DS budou také informace o doplňkových službách poskytovaných Českou poštou na vyžádání a za úplatu, a sice Datovém trezoru a Poštovní datové zprávě a o jejich vylepšeních. Datový trezor zajišťuje uchování datových zpráv nad rámec zákonné lhůty 90 dnů a dojde k výraznému zjednodušení nastavení služby i ceníku. Služba Poštovní datová zpráva je určená k soukromoprávní komunikaci a její používání přináší časovou i finanční úsporu a garantované bezpečné dodání.
Veškeré potřebné informace a návody se postupně objevují na www.mojedatovaschranka.cz i v dalších komunikačních kanálech České pošty a také partnerských organizací.