Národní sportovní agentura - Vzdálený přístup do správního spisu
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Jakub Malacka
Titul: Ing.
Funkce: Senior project manager
Odbor: Strategický projektový management
E-mail: jakub_malacka@gordic.cz
Telefon: 739462913
Adresa:
Firma: Gordic spol. s.r.o.
Nominace v kategorii: centrální úřady
B – Projekt
Název projektu: Národní sportovní agentura - Vzdálený přístup do správního spisu
Lokalita: celá ČR
CÍL:
Tento projekt byl realizován a spuštěn v roce 2024 a pokud dovolíte začít s vtipem a nadsázkou, pak uvedeme, že jeho jedním z jeho cílů bylo snížit dopravní zátěž na silnicích v České republice.
Hlavním cílem tohoto projektu bylo samozřejmě přinést alternativu pro žadatele dotačních výzev v tom, jak se dostat k aktuálním informacím o jejich žádostech a jejich spisech.
Zatímco podávání žádosti vyžaduje naše agentura online, až do letošního roku, jsme byli schopni dát nahlédnout do spisu pouze offline.
Bohužel ne vždy s výměnou vedení například sportovních klubů či svazů, ale i menších obcí, dochází k předání úplných informací.
Velmi často se tedy stávalo, že se nové vedení obracelo s žádostí o sdělení stavu "jak na tom ta naše žádost vlastně je?, co se k vám posílalo vlastně? , my tady nic nevíme".
Protože jsme nechtěli, aby se musela celá ČR sjíždět do Prahy pro nahlédnutí (zpřístupnění) do spisu, zavedli jsme tuto online službu.
Cílová skupina: Žadatelé o dotační prostředky u NSA, ať na měkké či tvrdé/investiční projekty.
Zejména jde o sportovní kluby a svazy, ale také města a další subjekty.
Cílovou skupinou určují vždy aktuálně vypsané dotační výzvy.
Další skupinou jsou právní zástupci žadatelů, kterým na základě plných mocí může být přístup do příslušných spisů udělen taktéž.
Provozovatel: Národní sportovní agentura
Realizátor: Gordic spol. s.r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Proces udělování dotací si může vyžádat řadu měsíců na posouzení, vyhodnocení a případné vypořádání stížností. V ojedinělých případech může dojít i na řešení sporů právní cestou. V takto dlouhých procesech pak může dojít u oprávněných žadatelů ke změně jejich zástupců (odpovědných osob - jednatelů, předsedů, starostů, apod.).
V jiných případech pak jde jen o snahu stávajících (původních) žadatelů si ověřit v jakém stavu se jejich žádost nachází a zda došlo k nějakému posunu.
Do spuštění projektu "vzdáleného zpřístupnění", museli všichni tito žadatelé či jejich právní zástupci vážit cestu do Prahy do sídla NSA, kde jim byl spis zpřístupněn k nahlížení, což bylo pro řadu z nich vysoce odrazující podmínkou pro zjištění aktuálního stavu informací.
Nyní jsme během prvních měsíců vyřídili několik desítek žádostí. Přesně 39 k 30.10.2024.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
NSA je jeden z největších poskytovatelů dotací v ČR. Ročně se jedná o desítky tisíc dotací v hodně miliard korun. Žadatelem může být například každý fotbalový klub na menších vesnicích z dotace Můj Klub.
Díky službě vzdáleného nahlížení jsme pro tyto žadatele odbourali povinnost (jedinou možnost) cesty do Prahy, aby si zjistili, co například jejich předchůdci do naší agentury zaslali za dokumenty a žádosti. Reálný stav, se kterým se setkáváme je bohužel ten, že skutečně né vždy dochází k hladkému předání organizací a všech příslušných dokumentů. Ne všichni zástupci těchto žadatelů přitom "statutární funkci" vykonávají na plný úvazek. Museli si proto brát dovolenou či jinak zařídit volno ve svém zaměstnání, aby se mohli vydat na cestu pro nahlédnutí do spisu.
Proto, po několika měsících od spuštění (05/2024) můžeme vyhodnotit tuto službu z pohledu cílové skupiny, za velice prospěšnou a velmi vítanou.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Širokou veřejnost jsme informovali prostřednictvím vydání tiskové zprávy, dále pak naši pracovníci při kontaktu s žadateli na toto upozorňují. Jsou to časté dotazy na jednáních s jednotlivými sportovními svazy a jejich zástupci. Informování je tedy velmi detailní a dostává se přímo k zástupcům cílové skupiny.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Ano, vzhledem k narůstajícímu počtu žádostí o vzdálené zpřístupnění vyhodnocujeme tuto službu jako velmi přínosnou. Vzhledem k množství přijímaných žádostí, vzhledem k proběhlým a nastávajícím volbám a tím možným změnám ve vedení subjektů jednotlivých žadatelů, očekáváme další nárůsty v počtech žádostí o tuto službu.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Ano, viz výše, tak dlouho, jako bude existovat Národní sportovní agentura, se předpokládá provozování této služby, neboť k personálním změnám v dotčených institucích dochází permanentně.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Digitalizace a zpřístupňování se směrem k veřejnosti je jistě záměrem všech veřejných institucí.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO BYLY.
Naše řešení bylo prezentováno několika municipalitám, které uvažují o obdobné službě a dozvěděly se z médií o našem projektu. Připravujeme i další kanály na distribuci této informace.
3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně? NYNÍ NE.
Jedná se o provoz prostřednictvím webového klienta, je možno jej využívat na různých typech zařízení, nicméně směrem k NSA jde o jeden kanál.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
OpenData nevyužíváme, ale plánujeme informace z množství poskytnutých nahlédnutí apod. zveřejňovat k dalšímu využití.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Jedním ze smyslů Národní sportovní je i být flexibilnějším prvkem v rámci komunikace "subjekt veřejné správy" vs. "veřejnost". Projekt vzdáleného zpřístupnění spisu splňuje požadavky na digitalizaci, otevřenost a vstřícnost směrem k veřejnosti.
Nejde navíc o nějakou nadstavbu, u které bychom následně čekali, jestli o ni bude vůbec zájem. Jde o projekt, po kterém byla silná poptávka a který je reálně k využití a splňuje nároky současné doby, která je na nás, veřejné instituce, kladena.
Od spuštění uběhlo sice jen několik měsíců, ale již nyní víme, že šlo o správný krok.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Celá řada obdobných organizací vede různá řízení, s různými žadateli. Požadavek na moderní vzdálené zpřístupnění spisu se však jistě bude dotýkat drtivé většiny z nich. Proto si myslíme, že námi realizované řešení může být reálnou inspirací dalším organizacím, které se chtějí modernizovat.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Opakovaně lze svyužít jak navržené řešení po metodické stránce, tak po technické stránce - provozem v Microsoft AZURE Cloudu.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Nyní pracujeme na obdobné funkcionalitě z úrovně samospráv.
KONTAKTY: