NÁKUPNÍ PORTÁL KRAJE VYSOČINA.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Dana Buřičová
Titul: Ing.
Funkce: vedoucí odboru
E-mail: buricova.d@kr-vysocina.cz
Telefon: 724650107
Adresa: Žízkova 57, 587 33 Jihlava
Úřad/firma: Kraj Vysočina
Soutěžní kategorie kraje
B - PROJEKT
Název projektu: Nákupní portál Kraje Vysočina
Lokalita:
Kraj Vysočina
Cíl:
Cílem aplikace je elektronizovat agendu nákupů vybraného zboží. Jde o ucelený proces počínaje naplněním nákupního košíku, vytvořením objednávky, která prochází schvalováním kompetentními osobami, pokračuje realizací objednávky dodavatelem a končí dodáním zboží a připojením dodacího listu/faktury. Obdobně procesně se schvalováním kompetentních osob je řešen i požadavek na realizaci veřejných zakázek na dodávky zboží z interních katalogů, který končí realizací dodávky připojením dodacího listu/faktury
Cílová skupina:
Krajský úřad Kraje Vysočina a jím zřizované příspěvkové organizace
Provozovatel:
Kraj Vysočina
Realizátor:
QCM, s.r.o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Kvalitativní aspekty užívání aplikace spočívají zejména v jednoduchém, uživatelsky přívětivém procesně orientovaném online nákupu zboží, které bylo vysoutěženo ve veřejné soutěži (a tedy existují smlouvy s různými dodavateli) a zároveň v možnosti zadávat požadavky k provedení veřejné soutěže na základě „slepého“ katalogu. Důležitým aspektem je, že podstatně rozdílné funkcionality jsou řešeny v klasickém e-shopu, který uživatelé znají z běžného soukromého života. Nástavbou je propojení s dalšími interními a externími systémy kraje. Jde zejména o to, že žádanky o provedení soutěže mohou být různě kumulovány do individuálního či společného nákupu pro více organizací najednou a výsledkem je vytvoření veřejné zakázky propojené s nástrojem pro evidenci veřejných zakázek a profilem (EZAK) – v tomto případě jde o obousměrné datové toky, tzn. informace o vítězných nabídkách se přenese zpět do nástroje. Pro kraj a organizace je velmi důležitá i skutečnost, že každý jednotlivý nákup probíhá postupným schvalováním podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a tedy management organizace má jistotu, že každá objednávka zboží a žádanka o veřejnou soutěž bude vždy schválena pověřenými kompetentními osobami. Veškeré přístupy do aplikace jsou řízeny prostřednictvím nástroje pro řízení identit, oprávnění přidělují ředitelé organizací. S ohledem na spektrum různých katalogů aplikace zařídí, že každý uživatel má přístup pouze ke katalogu zboží, ke kterému má oprávnění. Data ze systému jsou pumpována do datového skladu Kraje Vysočina, kde probíhá podrobné i manažerské vyhodnocování.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Uživatelé velmi jednoduše pomocí tohoto e-shopu nakoupí zboží, a protože je zároveň provedena zákonem stanovená finanční kontrola, má statutární orgán organizace jistotu, že zboží objednávají a schvalují výlučně kompetentní osoby. Management má k dispozici ad-hoc monitoring nákupu - přehled o zakoupeném zboží a prostředcích vynaložených na nákup, zároveň kraj sleduje situaci na centrální úrovni. Všichni mají k dispozici různé přehledy o nákupech, protože data z e-shopu jsou propojená s datovým skladem Kraje Vysočina, kde jsou vyhodnocována.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Část Nákupního portálu Kraje Vysočina věnovaná sběru požadavků na veřejnou soutěž byla nasazena v lednu 2020 a část pro přímý nákup u vítězných dodavatelů koncem března. Tzn. v době, kdy nebylo možné s ohledem na coronavirovou krizi realizovat školení pro tak široké spektrum uživatelů (cca 400 přístupových oprávnění). S ohledem na velmi jednoduché ovládání byl tento krajský e-shop od prvního okamžiku využíván k nákupu kancelářských potřeb a následně k nákupu IT techniky velmi rychle a intuitivně. Nicméně pro všechny uživatele je vytvořen dostupný návod na používání aplikace, uživatelé mají možnost v případě problému, řešit situaci ad-hoc s administrátorem aplikace (zaměstnanci kraje).
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují. Využíváním aplikace došlo k výraznému snížení administrativní náročnosti související s nákupem, a to zejména s ohledem na procesní charakter aplikace, který je plně v souladu se schvalovacím procesem dle zákona o finanční kontrole. Všichni dotčení uživatelé pracují online s jednou informací, která je v průběhu procesu modifikovaná na základě oprávnění účastníků procesu. Veškeré uživatelské úkony v aplikaci jsou logovány, je zajištěna auditní stopa.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Trvalý. Předpokládáme dlouhodobé a trvalé používání projektu.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano. Tento způsob nákupu prostřednictvím elektronických katalogů v prostředí veřejných zadavatelů může být inspirací pro všechny územně samosprávné celky.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Ano. Systém byl prezentován na konferenci společnosti QCM, s.r.o., a diskutován se zájemci s řad samosprávy individuálně. Dvě konference, na kterých měl být systém prezentován, byly z důvodu koronaviru zrušeny.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano, primárně se jedná o webovou aplikaci, směrem k uživatelům probíhají notifikace pro účastníky finanční kontroly, stejně tak jsou generovány automatické objednávky na dodavatele prostřednictvím e-mailů (informace o dosažení určitého stavu objednávky/žádanky, žádosti o schválení/vrácení k přepracování apod.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Projekt nevyužívá OPEN DATA.
5. Doplňující informace.
Hlavním zadáním této aplikace bylo vytvořit e-shop, prostřednictvím kterého by kraj a zřizované organizace (celkem 97) nakupovaly zboží přímo od různých dodavatelů (vítězové veřejných zakázek). Současně snížit administrativu, která je spojená s přípravou veřejných zakázek (využití centralizovaného zadávání). Cílem bylo mít pro oba tyto účely jeden jednoduchý procesně orientovaný e-shop s uchovávanou a uživatelům průběžně dostupnou auditní stopou, které bude plně odpovídat zákonu o finanční kontrole, to vše spojené s e-mailovou notifikací. Zároveň zajistit, aby do systému měli přístup pouze oprávnění uživatelé, a to až ve vazbě na různé katalogy zboží. To vše na jednom místě a to tak, aby uživatel mohl naplnit košík zbožím bez ohledu na to, který dodavatel toto zboží dodává s tím, že aplikace sama odešle dotčeným dodavatelům separované schválené objednávky. Pro dokončení procesu zajistit před platbou faktury informaci i dodání/nedodání zboží včetně připojení dodacího listu nebo faktury.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Technicky se jedná o webovou aplikaci, rozdělenou do dvou hlavních modulů, systém je řízen na základě přístupových oprávnění. První modul zajišťuje přímý nákup zboží. Druhý modul je zaměřen na tvorbu žádanek o realizaci zakázky na dodávku zboží, je obousměrně propojen se systémem pro administraci veřejných zakázek. Samostatný blok administrace slouží pro podporu celého procesu a je věnován administraci katalogů centrálního zadávání a katalogů konkrétních dodavatelů.
Aplikace ukládá podrobné auditní záznamy (kdo, kdy, s čím a jak nakládal).
Přístupy do systému jsou řízeny přístupovými oprávněními různé úrovně (zadavatel, schvalovatel, správce rozpočtu, centrální schvalovatel, zakázkář a k tomu je přidružena série skupinových oprávnění podle spektra katalogů.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Specifikem řešení je propojení se systémem řízení identit a přístupových oprávnění, které Kraj Vysočina používá a propojení se systémem pro administraci veřejných zakázek kraje a zřizovaných příspěvkových organizací. Vše ostatní je obecný proces používaný v jakémkoliv územním samosprávném celku.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Jako realizátor máme za sebou vývoj několika aplikací a implementací pro subjekty veřejné správy.