Evidenční systém pro sbírky muzejní povahy Ústeckého kraje – Museion

A – PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Jan Jelínek

Titul: Bc.

Funkce: vedoucí odboru

Odbor/oddělení: odbor informatiky a organizačních věcí

E-mail: jelinek.j@kr-ustecky.cz

Telefon: 475 657 301

Adresa: Velká Hradební 3118/48, Ústí nad Labem

Úřad/firma: Ústecký kraj

Nominace v kategorii: kraje

 

B – Projekt

Název projektu: Evidenční systém pro sbírky muzejní povahy Ústeckého kraje – Museion

Lokalita: Ústecký kraj

Cíl projektu:

- přehled o sbírkách v majetku Ústeckého kraje

- elektronizace všech sbírkových předmětů v majetku Ústeckého kraje

- modernizace stávajících software

- sjednocení systému práce ve zřizovaných sbírkotvorných organizacích Ústeckého kraje

- vše dostupné na jednom místě

- zjednodušení práce v systému

- export nových předmětů do zřizovacích listin

- snadný dálkový přístup k systému

Cílová skupina:

- Krajský úřad Ústeckého kraje, včetně jeho organizačních jednotek

- sbírkotvorné organizace zřizované Ústeckým krajem (9 organizací)

- orgány kraje (hejtman, Rada, Zastupitelstvo)

Provozovatel: Ústecký kraj (kontaktní osoba: Ing. Lenka Gallová, e-mail: gallova.l@kr-ustecky.cz)

Realizátor: Axiell s.r.o (kontaktní osoba: Eva Čadková, e-mail: eva.cadkova@axiell.cz)

 

C – popis projektu – pohled provozovatele

 

PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

ANO.

Kvalitativně i kvantitativně prokazatelné výsledky projektu spočívají ve zjednodušení a zpřehlednění veškerých sbírek v majetku Ústeckého kraje, tedy všech sbírkových předmětů, které mají ve správě sbírkotvorné organizace zřizované Ústeckým krajem. Dříve každá z organizací disponovala jiným lokálně instalovaným systémem a záznamy o sbírkách nebyly v některých organizacích plně v elektronické podobě, ale pouze v papírové. S nasazením systému došlo k migraci dat ze stávajících systémů a ke skenování papírových evidenčních karet ke sbírkovým předmětům. Počet naskenovaných papírových karet sbírkových předmětů se blíží k několika statisícům. Karty byly skenovány v rámci digitalizačního centra přímo na Krajském úřadě Ústeckého kraje a vkládány přímo do systému. Další výsledky spočívají v generování ročních soupisů nových přírůstků, tedy nově nabytých předmětů do sbírek Ústeckého kraje, které slouží jako podklad pro zřizovací listiny dané organizace. V systému byly též sjednoceny vzory smluv a formulářů tak, aby byly používány jednotně.

Dále byla vytvořena integrace mezi Museionem a Centrální evidencí sbírek (CES), kde je nutné každý sbírkový předmět registrovat dle zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Nyní je tento postup možný přímo z evidenčního sbírkového systému. Další integrací je integrace Museionu a sbírkového portálu eSbírky, kde jednotlivé organizace mohou prezentovat své sbírky elektronicky. I v tomto případě to lze přes integraci provádět přímo ze systému Museion.

V neposlední řadě pak zmiňme nový publikační portál Ústeckého kraje, který bude v nejbližších dnech spuštěn.

 

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

ANO.

Tento projekt je prospěšný pro všechny strany, které do tohoto projektu vstupují. Jsou jimi jak Krajský úřad Ústeckého kraje, tak i sbírkotvorné organizace zřizované Ústeckým krajem. Tento systém nabízí ucelený přehled o sbírkách v majetku Ústeckého kraje. Uživatelé Krajského úřadu Ústeckého kraje (odbor kultury) mohou získat z tohoto systému informace k jednotlivým předmětům ve sbírkách, které jsou soustředěny na jednom místě.

Hlavní práci v evidenčním systému pro sbírky muzejní povahy Ústeckého kraje odvádějí sbírkotvorné organizace a v systému vedou veškeré informace ke sbírkovým předmětům od nabytí předmětu, zápisu, popisu, konzervátorské a restaurátorské zásahy až po výpůjčky a badatelské zápůjčky.

Systém tedy slouží organizacím jako celku, které v něm přehledně najdou veškeré informace o svěřeném majetku, ale i zřizovateli.

Ze systému lze vytvořit sestavu nově nabytých předmětů, která slouží jako podklad pro rozšíření zřizovací listiny organizace a slouží jako podklad pro zasedání Rady nebo Zastupitelstva Ústeckého kraje.

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

VELMI DOBŘE.

Všichni uživatelé byli osloveni prostřednictvím Krajského úřadu Ústeckého kraje a též všichni uživatelé pracující v dané organizaci s tímto systémem museli absolvovat školení pro tento systém.

V první fázi nasazování tohoto projektu do produkčního provozu byli s tímto systémem obeznámeni administrátoři a klíčoví pracovníci z odboru kultury a památkové péče Krajského úřadu Ústeckého kraje. Dále v této prvotní etapě byli se systémem seznámeni pracovníci z vybrané zřizované organizace, kteří se též účastnili testování systému. Pak probíhala školení pro ostatní uživatele z řad ostatních sbírkotvorných organizací tak, jak postupně probíhala implementace systému do všech těchto organizací.

Školení se nadále opakují v pravidelných intervalech. Pro získání přístupu do tohoto systému je nutné toto školení absolvovat.

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

ODPOVÍDAJÍ.

Systém je po implementaci ve všech sbírkotvorných organizacích v plném provozu krátce přes rok a při práci se sbírkovými předměty se jedná o dlouhodobý proces. Ale již v tuto chvíli je zřejmé, že tento systém pomáhá doplnit elektronickou evidenci sbírkových předmětů a zjednodušuje povinné nahlašování nových předmětů do CES.

Dalším očekávaným výsledkem je možnost publikace předmětů na portálu e-Sbírky a publikačním portálu Ústeckého kraje a je tak možné kulturní dědictví Ústeckého kraje více přiblížit nejen odborné veřejnosti.

Zatím tedy můžeme konstatovat, že projekt plní očekávané výsledky ve vztahu k nákladům, které na něj byly do této chvíle vynaloženy.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?

TRVALÝ.

Projekt je z hlediska své podstaty dlouhodobého charakteru. V této fázi stále dochází k doplňování informací z naskenovaných sbírkových karet a doplňování informací ke  stávajícím elektronickým záznamům.

Po této počáteční fázi bude projekt pokračovat nejen vzhledem k ucelenosti informací o sbírkách v majetku Ústeckého kraje, ale v dalším období plánujeme realizovat porovnání s evidencí CES, provést ucelenou kontrolu sbírek a zavést do systému digitalizační modul.

 

 

 

PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE

 

Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

ROZHODNĚ ANO.

Projekt je inspirující vzhledem k obsahu informací, které lze z tohoto systému získat. Zároveň umožňuje elektronizaci celého sbírkového fondu daného subjektu. V případě sbírek muzejní povahy Ústeckého kraje je velice přínosné. Publikační portál je pak i možností prezentace kulturního dědictví Ústeckého kraje.

 

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

ANO, UŽ BYLY.

Projekt byl prezentován v rámci každoroční konference „Rok informatiky měst a krajů“. V rámci této konference probíhají prezentace jednotlivých krajů k problematice IT v daném kraji. Konference se účastní zástupci obcí, měst i krajů a touto formou lze ostatní subjekty seznámit s realizovanými projekty. Na základě těchto informací se na nás pak obracejí pracovníci jiných úřadů s žádostí o bližší informace a zkušenosti, protože se chystají podobný projekt realizovat.

Dále byl projekt prezentován na konferenci dodavatele Museionu, která se uskutečnila nejen pro stávající uživatele, ale i pro případné nové zájemce o systém.

Již jsme byli kontaktováni. Většinou se shodneme na osobní/online schůzce i s praktickou ukázkou a další informace si předáváme pak telefonicky nebo e-mailovou komunikací, pro podrobnější ukázku práce se systémem pak odkazujeme přímo na některou z našich organizací. Praktická ukázka se nám zdá jako nejlepší prezentace někomu, kdo uvažuje o podobném systému. Tutéž cestu volíme i my v případě, když nás zaujme projekt, který naše organizace zvažuje realizovat.

 

VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

ANO.

Výsledky a informace obsažené v systému získá každý oprávněný uživatel kdekoliv, kde je připojení k internetu. Jedná se o vnější webovou aplikaci. Aplikace je responzivní, lze s ní pracovat i z mobilních zařízení, jako jsou tablety a chytré telefony.

 

  

OPEN DATA

Jedná se o projekt, který využíva OPEN DATA?

NE.

Z podstaty celého systému tento projekt nepoužívá Open data. Je to systém uzavřený a vstupují do něj pouze informace, které je třeba zapisovat dle daných pravidel a dle zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

 

DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE

Před začátkem realizace projektu byl sestaven projektový tým pracovníků Krajského úřadu Ústeckého kraje pro vytvoření zadávací dokumentace, implementaci a testování systému a komunikaci s dodavatelskou firmou. Do této přípravné fáze byly zapojeny i některé ze zřizovaných sbírkotvorných organizací, které pak byly zapojeny i do testování. Dále byla zřízena metodická skupina se zastoupením z každé zapojené organizace.

Implementace celého systému trvala čtyři roky (2018-2022). Samotný systém Museion byl přebírán do provozu v jednotlivých organizacích postupně tak, jak byl naplánován harmonogram implementace systému. Před implementací v každé organizaci probíhaly implementační schůzky a vznikly implementační dokumenty, které byly ze strany organizací odsouhlaseny. Systém byl převzat do provozu v první sbírkotvorné organizaci v říjnu roku 2018 a poslední organizace byla implementována v listopadu roku 2021. Implementace v organizacích byla naplánována postupně na základě jejich velikosti a složení sbírek. Po ukončení implementace ve všech organizacích jsme uskutečnili  závěrečné implementační schůzky, kde byly shrnuty všechny problémy z implementací a představeny plány dalšího rozvoje systému.

Do systému Museion je v tuto chvíli zapojeno 9 sbírkotvorných organizací zřizovaných Ústeckým krajem a bylo vyškoleno přes 150 uživatelů, kteří do systému aktivně přistupují a vkládají informace o sbírkových předmětech a jejich pohybu v rámci organizace i mimo ni.

Provozní podpora uživatelů je zajištěna přes helpdesk dodavatele, kam uživatelé vkládají svoje požadavky, problémy a dotazy. Součástí je také telefonická podpora nebo podpora formou krátkých online konzultací.

S přibývající praxí při používání systému vznikají nové požadavky a nápady, které by systém mohly více rozvinout. Sbíráme tedy podněty, které by uživatelům usnadnily práci v systému, a pokud je to možné, necháme je vyvinout a do systému nasadit.

Zapojené organizace z oblasti kultury zřizované Ústeckým krajem:

- Galerie moderního umění v Roudnici nad Labem, p.o. (pilotní organizace);

- Regionální muzeum v Teplicích, p.o.;

- Oblastní muzeum v Lounech, p.o.;

- Oblastní muzeum v Litoměřicích, p.o.;

- Oblastní muzeum a galerie v Mostě, p.o.;

- Severočeská galerie výtvarného umění v Litoměřicích, p.o.;

- Oblastní muzeum v Chomutově, p.o.;

- Galerie Benedikta Rejta v Lounech, p.o.;

- Oblastní muzeum v Děčíně, p.o.

 

D – popis projektu – pohled realizátora

 

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik

Systém managementu muzejních sbírek MUSEION je vyvíjen ve spolupráci s uživateli z řad muzeí a galerií, což je velmi specifická skupina uživatelů, která si ne vždy rozumí se světem IT. Začínali jsme se základní evidencí sbírkových předmětů a s jejich uložením v rámci depozitářů. Později jsme přidali i další oblasti v rámci muzejních/galerijních činností, jako je akviziční činnost, inventarizace sbírek a jejich publikace. Nyní pokrýváme takřka kompletní agendu pro práci se sbírkovými předměty, včetně digitalizace sbírkových předmětů a následnou publikaci metadatových údajů a multimédií na veřejných sbírkových portálech.

Složitou oblastí muzejní práce je zejména integrace na další externí registry a SW, jako jsou Archeologická mapa ČR, CES online, PSEUD a řada dalších.

 

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Snahou o standardizaci práce a odborných metadat a uspořádání tak nesourodých skupin dat, jako jsou informace o různých typech sbírkových předmětů přes oblast obecné historie až po specializované přírodovědné sbírky a archeologii při zachování výstupů a integračních vazeb na okolní IT systémy.

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Systém Museion (ať už jeho dílčí části, či jako celek) lze použít pro všechny sbírkotvorné instituce kulturní povahy. Výjimečným specifikem je zejména koncepční integrace systému Museion do Technologického centra Ústeckého kraje a vazby na další regionální IT komponenty.

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Na obdobném základu jsme realizovali administraci Národního agregátora sbírek muzejní povahy e-Sbírky.cz, který slouží jako datová základna digitalizovaných sbírkových předmětů všech českých muzeí a galerií pro publikační portál evropského agregátora.

Z významných projektů jsme dále realizovali i informační systém Památkový katalog pro Národní památkový ústav (hlavní agendový systém obsahující ústřední seznam kulturních památek ČR – jak evidenční, tak portálovou část) a systém CEMUZ – Národní registr sbírek muzejní povahy Slovenské republiky.

Po interním zpracování a standardizaci privátních dat nabízíme zákazníkům i veřejné portály pro prohlížení digitalizovaných sbírek a zpřístupňování české kultury digitální cestou.

 

 

Kontaktní údaje

Pavel Mlčoch, jednatel společnosti, pavel.mlcoch@axiell.cz

Eva Čadková, project manager, eva.cadkova@axiell.cz