HROMADNÁ KONVERZNÍ POŠTA - CESTA K DIGITALIZACI ÚŘADU, KTERÁ ŠETŘÍ ČAS I PENĚŽENKU.
Doba, kdy úřady a organizace komunikovaly pouze prostřednictvím písemné podoby, je dávno pryč. I přesto, že jejich práce se čím dál více přesouvá do digitálního prostředí, některé úkony se neobejdou bez listinné podoby. I tady existuje řešení v podobě Hromadné konverzní pošty. Zaměstnanci už nemusí složitě tisknout dokumenty, vkládat je do obálek a zalepovat. Navíc v době, kdy celý svět bojuje s pandemií Covid-19, odpadá nutnost osobní návštěvy pošty, kde by lidé mohli ohrozit sebe i všechny přítomné.
Hromadná konverzní pošta představuje možnost snadného digitálního rozesílání hromadných výzev k úhradě, předpisů a další korespondence. Včetně těch, které vyžadují v papírové podobě vlastnoruční podpis oprávněné úřední osoby a otisk razítka. Díky tomu získáváte řešení, které zachovává výhody digitálního zpracování. Navíc ušetříte čas svých pracovníků a snížíte náklady na poštovné, tisk, pořízení obálek či provoz frankovacích strojů. V praxi se jedná o rozšíření vaší stávající spisové služby GINIS.
Jak vše probíhá
V čem spočívá princip služby Hromadné konverzní služby, která využívá možnost takzvané automatizované konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby? Po odeslání digitálního dokumentu z úřadu provede Česká pošta automatizovanou konverzi z moci úřední, elektronické soubory převede do listinné podoby a vše zaobálkuje. Adresát tak dostane dopis v analogové podobě s konverzní doložkou o ověření elektronického podpisu či pečeti a časového razítka. Odesílatel má po celou dobu možnost sledovat stav zpracování zásilky a dle nastavení celého systému může obdržet informace o doručení zásilky či případnou dodejku/doručenku v elektronické podobě. Veškeré informace se automaticky načítají do systému spisové služby orgánu veřejné moci. Celý proces, který šetří nejen čas, peníze, ale i nachozené kroky, probíhá v plném souladu s platnou legislativou České republiky a zajišťuje maximální ochranu v celém procesu přenosu dat.
Jak získáte Hromadnou konverzní poštu
Je to velice jednoduché. Po uzavření dohody s Českou poštou o využívání této služby stačí kontaktovat svého obchodně servisního zástupce společnosti Gordic. Ten vám zpracuje nabídku odpovídající potřebám a velikosti vaší organizace. Samotná implementace zabere pouze několik hodin. Stačí jedna návštěva našeho odborníka a můžete svoji poštu posílat elegantně, levně a rychle. Cena licence rozhraní se odvíjí od předpokládaného počtu odeslaných zásilek za rok.
Pokud uvažujete o využívání hromadné konverzní pošty, nebo hybridní pošty, nenechte si ujít bezplatný webinář. Proběhne 6. května a vystoupí na něm erudovaní odborníci společnosti Gordic a České pošty.