Jednotný ekonomický systém příspěvkových organizací

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Jiří Jarema

Titul: Mgr.

Funkce: vedoucí oddělení informačních služeb 

Odbor: Odbor organizační, oddělení informačních služeb

E-mail: jiri.jarema@karvina.cz

Telefon: 596387265

Adresa: Fryštátská 72/1, 733 24 Karviná 

Firma: statutární město Karviná

Soutěžní kategorie: města

B - PROJEKT

Název projektu: Jednotný ekonomický systém příspěvkových organizací

Lokalita: území města Karviné

�CÍL:

Cílem projektu bylo prostřednictvím vhodného SW nástroje vytvořit podmínky pro jednoduché sledování hospodaření a majetku příspěvkových organizací zřizovaných městem a současně zefektivnit provoz a správu ekonomických informačních systémů těchto organizací.

Důvody pro realizaci projektu: Zřizované organizace města hospodaří s milionovými rozpočty, nicméně získávání informací o jejich efektivním nakládání bylo ve většině případů zdlouhavé a probíhalo formou převážně papírových podkladů. Vedení města Karviné potřebuje mít k dispozici aktuální a rychle dostupný přehled o hospodaření svých organizací a nechce se spoléhat jen na čtvrtletně předávané výkazy. Z tohoto důvodu bylo rozhodnuto změnit stávající způsob získávání ekonomických informací a nahradit jej takovou formou, která by jim poskytovala online informace o hospodaření jednotlivých organizací včetně možnosti zobrazení detailů o smluvních podmínkách dodavatelsko-odběratelských vztahů.

Vybraným nástrojem se stal ekonomický informační VERA Radnice. 

Cílová skupina:

 

1.    volení představitelé statutárního města

2.    management magistrátu města

3.    zaměstnanci magistrátu, do jejichž kompetencí spadá správa příspěvkových organizací

4.    zaměstnanci zřizovaných organizací zodpovědní za ekonomické a majetkové agendy   

Jednotlivé cílové skupiny pracují s různými vrstvami ekonomického systému podle svého zaměření.

 

Provozovatel:  Statutární město Karviná

Realizátor: VERA, spol. s r.o.

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

Ano. Prokazatelné kvantitativní přínosy

-       snížení časové náročnosti práce zaměstnanců magistrátu zabývajících se zřizovanými organizacemi 

-       výhledově úspora nákladů z důvodu operativního řízení financí a rozhodování

Prokazatelné kvalitativní přínosy 

-       rychlé a snadné získání informací o hospodaření zřízených organizací na všech úrovních (zastupitelstvo, vedení magistrátu, jednotliví referenti magistrátu)

• informace v elektronické podobě 
• informace na jednom místě
• možnost volit výběr informací podle potřeb

-       podle typu výstupů mít k dispozici informace

o  průběžně aktuální

o  souhrnné za účetní období

-       informace jsou ve formátu sestav, ale hlavně přehledných tabulek a grafů pro rychlý manažerský náhled s možností operativního zobrazení detailu

-       eliminace rizik a chyb (data se nepřepisují, ale sdílejí) 

-       možnost jednotně metodicky vést zřízené organizace

-       sdílení zkušeností mezi zaměstnanci organizací navzájem i se zaměstnanci magistrátu 

-       jednotná evidence smluv

-       zvýšení kvality bezpečnosti uložených dat (jednotné úložiště spravované kvalifikovanými odborníky)

-       možnost snadného porovnávání hospodaření zřizovaných organizací

 

 

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

Ano.

 

1.    volení představitelé města

o  jednoduše přístupný okamžitý přehled o hospodaření a majetku organizací

o  možnost porovnávat hospodaření jednotlivých subjektů

o  kvalitní a rychle dostupné podklady pro rozhodování

o  prokazatelná úspora prostředků

2.    management magistrátu 

o  jednoduše přístupný okamžitý přehled o hospodaření a majetku organizací

o  možnost porovnávat hospodaření jednotlivých subjektů

o  kvalitní a rychle dostupné podklady nejen pro řešení problémů, ale také pro neustálé zlepšování 

3.    zaměstnanci magistrátu, do jejichž kompetencí spadá správa příspěvkových organizací

o  zjednodušení práce, úspora času

o  možnost jednotného metodického vedení organizací

4.    zaměstnanci zřizovaných organizací zodpovědní za ekonomické a majetkové agendy 

o  možnost výměny zkušeností s kolegy z ostatních organizací i se zaměstnanci magistrátu, a to na základě jednotného metodického vedení

 

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Velmi dobře

 

1.    volení představitelé města

o  prezentace systému s vysvětlením zobrazovaných dat, vztahů mezi nimi a možnostmi jejich využití

o  možnost absolvovat školení k užívanému SW

2.    management magistrátu 

o  prezentace systému s vysvětlením zobrazovaných dat a vztahů mezi nimi

o  školení k užívanému SW 

3.    zaměstnanci magistrátu, do jejichž kompetencí spadá správa zřizovaných organizací

o  podrobné školení k práci se systémem

4.    zaměstnanci zřizovaných organizací zodpovědní za ekonomické a majetkové agendy 

o  podrobné školení k práci se systémem

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Odpovídají. Projekt přinesl vysokou přidanou hodnotu na úrovni funkční, manažerské i bezpečnostní. Instalace systému a jeho virtualizace do datového centra magistrátu umožnila značně zjednodušit nejen samotnou implementaci systému, ale také jeho další správu a údržbu. Významným aspektem je zajištění vyšší bezpečnosti dat než v případě samostatných instalací v jednotlivých organizacích.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

Trvalý.Účinek projektu je trvalý a odpovídá moderním trendům poskytování aplikací na principu "software as a service".

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Rozhodně ano.                                            

Povinnost kontrolovat hospodaření zřizovaných organizací má každý zřizovatel. Ovšem bez možnosti přístupu k aktuálním datům je to obtížně realizovatelné. Pro město s více příspěvkovými organizacemi je projekt tohoto typu nezbytným krokem ke zvýšení efektivnosti jejich hospodaření. 

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano už byly. 

Kolegové z jiných úřadů jsou informováni v rámci diskusí na společných setkáních tajemníků městských a obecních úřadů jak na regionální, tak na celorepublikové úrovni. 

Projekt byl prezentován písemně v měsíčnících určených pro veřejnou správu (Moderní obec, PRO města a obce, Veřejná správa). 

  

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Nyní ne. 

Aplikaci poskytuje magistrát ze svého datového centra zřízeného v rámci staršího projektu Technologické centrum Karviná výhradně formou virtualizované aplikace na technologii ThinApp. Aplikaci lze však poskytovat také prostřednictvím virtuálního desktopu nebo skrze VPN připojení s instalací klienta u uživatele. Technologie ThinApp byla zvolena s ohledem na maximální bezpečnost a snadnou správu a údržbu systému.

Systém může nabídnout přístup k informacím o hospodaření organizací také prostřednictvím webové nebo mobilní aplikace, což je výhodné zejména pro vedení města a úřadu.

 

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

Nyní ne, ale uvažujeme o využití. 

Při provozu sytému vznikají data, která bude možné v konsolidované formě publikovat jako tzv. klikací rozpočet. Publikování těchto dat aktuálně připravujeme.

 

 

5. Doplňující informace.

Karviná využila synergie dřívějších projektů, zejména projektu Technologické centrum Karviná. Z tohoto datového centra je již několik let všem příspěvkovým organizacím poskytován elektronický systém spisové služby. Sjednocení ekonomického informačního systému do datového centra magistrátu tak bylo jeho logickým rozšířením.

Projekt byl dlouho připravován. Nejobtížnější částí bylo jednání s jednotlivými příspěvkovými organizacemi a získání jejich souhlasu se zavedením jednotného ekonomického systému. Pro vlastní realizaci byl zvolen postup implementace vněkolika etapách, nejprve pilotní instalace a ověření ve dvou organizacích a teprve poté realizace ve zbylých organizacích. 

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.

Řešení je realizováno pomocí ekonomických a majetkových agend IS VERA Radnice. Každá organizace má přístup pouze ke svým datům, zřizovatel může přistupovat k datům svých organizací jednotlivě i souhrnně podle vybraných subjektů a nastavených oprávnění. Nejnáročnější částí projektu byla migrace více než sto tisíc majetkových karet vedených v sedmi různých informačních systémech. Nicméně celá realizace projektu proběhla úspěšně bez rušivých okamžiků i díky dobré připravenosti ze strany zadavatele. 

 

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Řešení je inspirací pro všechna města, která chtějí mít rychlý a kvalitní přehled o hospodaření a majetku svých příspěvkových organizací. 

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Ekonomické a majetkové agendy IS VERA Radnice pro město a jeho příspěvkové organizace jsou standardním produktem naší společnosti. Nicméně rozsah projektu a nutnost vypořádat se s migrací dat ze sedmi dalších systémů představují unikátní faktory řešení.

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Jednotný informační systém pro město a jeho příspěvkové organizace byl v nedávné době implementován v několika menších městech.

 

 

Kontaktní údaje (pokud nejsou již vepsány v úvodní části přihlášky)

Ing. Adam Kožina

Customer Services Director

VERA, spol. s r.o.