JAK NACHYSTAT A ZVLÁDNOUT VLASTNÍ IT PROJEKT

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Jiří Šafránek
Titul: Mgr.
Funkce: vedoucí odboru
Odbor: odbor informačních technologií
E-mail:j.safranek@olkraj.cz
Adresa: Jeremenkova 40a, Olomouc
Firma: Olomoucký kraj

 

B - PROJEKT

Název projektu: Jak nachystat a zvládnout vlastní IT projekt

Lokalita: Česká republika

CÍL: Cílem projektu je eliminovat opakující se potíže související s plánováním a realizací IT projektů ve veřejné správě formou intenzivního semináře. Ten má za cíl být preventivním opatřením nepovedených a předražených IT projektů, které by na půdě veřejné správy mohly vzniknout.
Absolventi semináře mají být nově schopni s minimem úsilí a času nachystat relevantní podklady k IT projektu, který chtějí realizovat a tyto podklady dále efektivně postoupit do interního procesu poptávkového / výběrového řízení, zadání a realizace až po předání hotového díla či služby a finální validaci stanovených cílů. Klíčovou přidanou hodnotou semináře je schopnost absolventů definovat nejen technické, ale také základní právní požadavky na vlastnosti IT řešení, u kterého se očekává udržitelný provoz a v ideálním případě bezkonfliktní obchodní vztah s dodavatelskou firmou.
Prakticky zaměřený seminář je obohacující zejména proto, že během něho účastníci získají možnost nahlédnout pod pokličku dodavatelům softwarových aplikací. Vhled do této problematiky spolu s objasněním jejich postojů a cílů je jediný způsob, jak tomuto světu porozumět a předcházet vzájemným konfliktům.

Cílová skupina:
Seminář je určený zejména vedoucím pracovníkům napříč odbory a oddělení úřadů veřejné správy (měst,
obcí, krajských a ostatních úřadů) nebo vědecko výzkumných organizací.

Provozovatel: Odbor – odbor informačních technologií Olomouckého kraje

Realizátor: Mgr. Milan Jindáček
analytik, konzultant a školitel GIT

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Pokud ANO, jak?
Výsledem je získání odpovědí na otázky:
● Jak se připravit na IT zakázku?
● Proč si občas připadáte hloupě při komunikaci s kolegy z IT oddělení?
● Co vás má zajímat při jednání s potenciálními dodavateli?
● Jakým způsobem podchytit vlastní představu o budoucí aplikaci?
● Jaké požadavky mají být součástí podkladů k zakázce a co je zbytečné?
● Kdy objednávat licenci a kdy službu?
● Proč jsou někdy nabídky tak drahé?
● Jak předcházet vícepracím?
● Kdy je závislost na dodavateli ještě zdravá a kdy se jí obávat?
● Proč velká korporátní firma není pokaždé stabilním partnerem, i když by to každý očekával?
● Jak se nachystat na případnou neschopnost dodavatele dílo dokončit nebo provozovat?
● Za jaké konstelace jsou zadavatel s dodavatelem spokojení?

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Na základě odezvy účastníků, kteří komentovali seminář slovy „To už tady mělo být dávno“ a podobně.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Propagační kampaň, infoletáky, i tato soutěž je formou prezentace a informování o projektu.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Z nepochopení zadavatele a realizátora IT projektů vznikají značné náklady na opravy špatně pochopených dobrých myšlenek. Každý účastník, který alespoň z části zjistí rozdíly v chápání mezi IT profesionály a uživateli, bude schopen formulovat své požadavky tak, že budou eliminovat rozdílné vnímání. Každá tato náprava přináší velké úspory.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Jedná se o projekt s trvalými pozitivními následky.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Ano, je to cesta jak zkvalitnit veškeré projekty související s IT a budovat skutečně udržitelné aplikace a informační systémy.

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Ano. Ostatní subjekty jsou informovány. I tato soutěž je součástí propagace.

Recenze a klíčové přínosy jsou primárně šířeny přes sociální sítě a blog

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Primárním způsobem přístupu k projektu je účast na semináři. Po jeho absolvování však mají uživatelé možnost vstoupit do prostředí webové aplikace http://zamer.gisconsulting.cz , která jim pomáhá ve vytváření korektních záměrů jejich IT projektů. Přístup je časově neomezený a je nabízen včetně odborné pomoci.

 

4. Doplňující informace

Základní strategie, manažerský přístup k řízení projektu, použité technologické nástroje, způsob implementace, v čem je projekt výjimečný, do jaké míry výsledné řešení splňuje původní záměr, jaký je prostor pro jeho další rozvoj?

Seminář se zaměřuje na korektní přípravu podkladů IT projektů a především na schopnost autora škálovat vlastní projekt jak z pohledu rozsahu prací, tak i z pohledu souvisejících nároků na lidské a finanční zdroje. Zároveň je kladen důraz na schopnost rozhodnutí o způsobu realizace a managementu projektu s ohledem na objektivní skutečnosti, které jsou a nebo nejsou známy před samotným zahájením prací. Jedná se o limity ve finančních zdrojích nebo například o potřebu provádět aplikovaný výzkum během výroby softwarové aplikace atp. Zaměstnanci úřadu mohou volit mezi tradičním nebo agilním přístupem a snadno tak kontrolovat kvalitu poptávaného díla či služeb.
V rámci semináře je doporučován postup přípravy IT projektů takový, aby bylo zamezeno duplicitním nákupům licencí datových sad nebo aplikací.
V neposlední řadě jsou poskytnuty informace o způsobu jak nastavit cíle projektů a ty smysluplně monitorovat, čímž se má zajistit větší orientace veřejné správy na reálné přínosy informačních systémů.
Postupy předávané formou semináře jsou kombinací paradigmat informatiky, analýzou potřeb a rizik IT projektů veřejné správy a zkušeností autora s vedením středních a velkých projektů na výrobu softwarových aplikací pro veřejný sektor.

Na základě doporučených postupů a formálních výstupů lze výrazně zlevnit pořizovací cenu aplikací (až o 50 %), vyhnout se problémům víceprací, právním konfliktům s dodavateli, narušení IT koncepce jednotlivých orgánů veřejné správy a především zkrácení času přípravy projektů.

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.
Náročnost je minimální, protože cílové skupině, pro kterou je seminář určen, zabere zhruba 3 hodiny času. Pro zajištění maximální přenositelnosti informací se semináře nikdy neúčastní více než 10 posluchačů.
Ty části postupů, které vyžadují reflexi organizačního prostředí dané organizace veřejné správy, jsou na místě konzultovány a přizpůsobeny na míru.
Pro absolventy je k dispozici webová aplikace, která celý proces přípravy IT projektu usnadní, jelikož nabízí příklady dobré i špatné praxe.

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Rozsah a struktura informací předávaná touto formou je jedinečná a funkční. S minimem časové investice ostatních realizátorů lze dosáhnout okamžitě velkých přínosů v rámci jejich IT projektů.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Navrhované postupy jsou kompletně použitelné opakovaně a to platí i s ohledem na možnou různou organizační strukturu úřadů a individuální přístupy k budování jejich IT koncepce.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Tento seminář je projekt, který vznikl čerstvě. V prostředí veřejné správy jsem realizoval několik dalších projektů zaměřených na nezávislé hodnocení technologií dostupných na trhu s ohledem na poptávku mého klienta. Dále se zabývám analýzou potřeb uživatelů aplikací a jejich zpracování do podoby návrhů zadání pro dodavatele software. V neposlední řadě je to pomoc s přípravou IT projektů, návrhem aplikací a dohledem nad jejich implementací.

kontakty:Mgr. Milan Jindáček - GISCONSULTING
www.gisconsulting.cz
milan.jindacek@gisconsulting.cz
tel: 774 152 093