Integrace elektronické spisové služby Ginis Zlínského kraje se systémem KISSoS (krajský informační systém sociálních služeb)
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Zdenka Bukvicová
Titul: RNDr.
Funkce: informační manažer pro oblast správy dokumentů
Odbor: oddělení podpory řízení
E-mail: zdenka.bukvicova@zlinskykraj.cz
Telefon: 731 555 2018
Adresa: tř. T. Bati 21, 761 90 Zlín
Firma: Zlínský kraj
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Integrace elektronické spisové služby Ginis Zlínského kraje se systémem KISSoS (krajský informační systém sociálních služeb)
Lokalita: Zlínský kraj
CÍL:
- digitalizovat dokumenty, vznikající při procesu schvalování poskytování sociálních služeb na území Zlínského kraje;
- zrychlit a zjednodušit práci ať už pracovníkům ZK, tak i poskytovatelům sociálních služeb;
- umožnit plánování a zajištění financování sociálních služeb na území Zlínského kraje;
- vytvořit katalog sociálních služeb, přístupný veřejnosti
Cílová skupina:
- pracovníci Zlínského kraje, odbor sociálních věcí;
- poskytovatelé sociálních služeb na území Zlínského kraje;
- veřejnost
Provozovatel: Zlínský kraj
Realizátor: Gordic spol. s r.o., DERS s.r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Účinek projektu nejspíš není možné posuzovat kvantitativně, ale spíš kvalitativně.
Projekt zrychluje práci jak pracovníkům ZK, tak i poskytovatelům sociálních služeb. Komunikace probíhá mezi systémy KISSoS a elektronickou spisovou službou Ginis, případně jsou dokumenty zasílány prostřednictvím datové schránky. Šetří se také finanční prostředky za poštovné.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Pracovníci ZK i jednotliví poskytovatelé sociálních služeb uvítali tuto změnu, vnímají ji jako pozitivní.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Poskytovatelé sociálních služeb byli seznámeni se záměrem takový projekt realizovat, aby se i oni mohli na tento nový postup připravit (např. zajistit si kvalifikované certifikáty pro elektronický podpis). Aktivně tento způsob vyhotovování dokumentů používá 95 % poskytovatelů sociálních služeb.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Výsledky odpovídají vynaloženým finančním prostředkům, realizace nebyla nijak finančně náročná.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Projekt byl realizován jako dlouhodobý. Předpokládáme další rozšíření projektu a digitalizaci dalších dokumentů, které v systému KISSoS vznikají.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Náš projekt by mohl být inspirací i pro jiné úřady, které systém KISSoS používají.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
NE.
Zatím se na nás žádný úřad s žádostí o konzultaci, předvedení nebo zkušenosti s realizací projektu neobrátil. Pokud bude zájem, rádi naše zkušenosti poskytneme.
C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NENÍ MOŽNÉ.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NE.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Pomocí tohoto systému jednotliví poskytovatelé žádají o finanční prostředky z rozpočtu Zlínského kraje, podávají rozvojové záměry a vykazují svou činnost. Dokumenty, které v rámci systému KISSoS vznikají (např. pověření k poskytování sociálních služeb, smlouva o poskytování sociálních služeb a jejich dodatky, rozhodnutí o poskytnutí finanční podpory) se doposud vyhotovovaly v listinné podobě a mezi Zlínským krajem a jednotlivými poskytovateli sociálních služeb se posílaly poštou. Integrací systému KISSoS a elektronické spisové služby Ginis došlo k tomu, že vyhotovené digitální dokumenty v systému KISSoS jsou přímo předávány do systému spisové služby, která zajišťuje jejich evidenci, a podle typu dokumentu případné další úkony (např. elektronické podpisy).
Nejtěžší věcí na celé realizaci projektu bylo přetvořit „zadání“ uživatelů odboru sociálních věcí do podoby, která by byla použitelná pro vytvoření integrace IS KISSoS a elektronické spisové služby Ginis, tedy stanovení metodiky pro jednotlivé typy dokumentů, jak bude probíhat proces vyhotovení dokumentu, podepisování a předávání mezi systémy.
Na projektu bylo také důležité najít shodu mezi pohledem poskytovatelů sociálních služeb, pracovníků odboru sociálních věcí a požadavků legislativy spisové služby. To se podařilo ke spokojenosti všech. Z toho následně plyne úspora času všech uživatelů systému KISSoS jak na straně pracovníků úřadu, tak i na straně poskytovatelů sociálních služeb. Díky integraci s využitím standardizovaných rozhraní se urychlil a zjednodušil celý proces tvorby dokumentů.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Technická realizace nebyla nijak náročná, bylo použito standardních nástrojů webových služeb.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Inspirativní je zejména tvorba celého procesu a postupu, který je aplikovatelný kdekoliv, kde je v provozu kombinace aplikace KISSoS a GINIS standard, protože komponenty a nastavení je použitelné v těchto systémech za použití standardních nástrojů a modulů (webových služeb).
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Vzhledem k problematice a nastaveným postupům při vyhotovování a schvalování dokumentů na Zlínském kraji je vytvoření metodiky jedinečné, nicméně proces a použití integračních nástrojů je univerzální a s ohledem na budoucí nutnost integrace i jiných systémů jsme zde vytvořili způsob, jak pracovat a připravit integrační procesy se systémy, které bude třeba integrovat s elektronickou spisovou službou.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
kontakty:
za společnost Gordic spol.s.r. projekt realizoval distributor DATAb s.r.o., Josefa Stancla 151, Uherské Hradiště, zástupce Stanislav Horák
společnost DERS s.r.o., Polákova 737/1, 500 02 Hradec Králové