Informační systém sociálních služeb v Moravskoslezském kraji

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Tomáš Vašica
Titul: Ing.
Funkce: Vedoucí odboru
Odbor: Odbor informatiky
E-mail:tomas.vasica@msk.cz
Adresa: 28. října 117, 702 18 Ostrava
Firma:Krajský úřad - Moravskoslezský kraj

 

B - PROJEKT

Název projektu: Informační systém sociálních služeb v Moravskoslezském kraji

Lokalita: Moravskoslezský kraj

CÍL:Cílem projektu bylo vytvoření informačního systému sociálních služeb v Moravskoslezském kraji za účelem zkvalitnění procesu střednědobého plánování a financování sociálních služeb a zajištění rychlých a přesných informací z území.

Cílová skupina: Veřejní zadavatelé sociálních služeb (300 obcí I. typu, Moravskoslezský kraj).
- Poskytovatelé sociálních služeb (cca 220), kteří poskytují cca 700 sociálních služeb.
Administrátor Krajské sítě sociálních služeb a dotačního řízení (Krajský úřad Moravskoslezského kraje).

Provozovatel: Krajský úřad - Moravskoslezský kraj
Realizátor: Krajský úřad - Moravskoslezský kraj

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Vznikl nový informační systém, který obsahuje základní funkce:
- Evidence sítě poskytovatelů sociálních služeb.
- Evidence sociálních služeb.
- Evidence ekonomických dat o sociálních službách.
- Podpora administrace dotačního řízení.
- Evidence, hodnocení a schvalování žádostí o aktualizaci krajské sítě sociálních služeb.
- Formulářový systém.
- Předdefinované sestavy a reporty.
- Benchmarking.
- Controlling.

Mezi další kvantitativní ukazatele projektu patří úspora času cca 0,8 úvazku/rok. Tato práce byla před nasazením nového informačního systému z větší části řešena prostřednictvím externistů např. stážisté.

Po kvalitativní stránce je základním ukazatelem zlepšení procesu plánování a financování sociálních služeb, který respektuje specifika Moravskoslezského kraje, pro cca 50 tis. přímých uživatelů sociálních služeb a potažmo i pro cca 1,2 mil. obyvatel kraje. Dalším kvalitativním ukazatelem je odstranění duplicitního zadávání údajů poskytovatelů sociálních služeb do různých systémů veřejných zadavatelů. Přechod z papírových formulářů na elektronické umožnil zvýšení kvality v oblasti kontroly vyplňovaných dat (konzistentnost, relevantnost atd.). Mezi významné kvalitativní ukazatele se také řadí vznik centrálního pohledu za celou oblast sociálních služeb z hlediska sociální práce a ekonomiky.

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. V současné době se informační systém nachází ve fázi přechodu z realizace do provozu, a proto je prozatím předčasné hodnotit uznání prospěšnosti ze strany uživatelů. Nicméně uznání se dá očekávat z těchto důvodů: Informační systém se začal vyvíjet na základě poptávky ze strany veřejných zadavatelů a koordinátora procesu plánování rozvoje a financování sociálních služeb; Software je vyvíjen pomocí agilního přístupu, kdy samotní vybraní poskytovatelé jsou součástí vývojového týmu (Slezská diakonie, Diecézní charita ostravsko-opavská, Spolu pro rodinu z.s., Domov Bílá Opava, p.o.).

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. V měsících září a říjnu 2018 proběhlo na krajském úřadě v Ostravě osobní představení informačního systému jednotlivým uživatelům s pozitivní zpětnou vazbou. Veškeré potřebné informace (manuály, prezentace atd.) jsou zveřejněny na webu kraje: . Podobně jako ostatní služby Moravskoslezského kraje je nový informační systém přístupný přes jednotný Portál kraje a autentizace a autorizace uživatelů je řešena pomocí jednotné krajské IDM či JIP. Na portálu kraje je možné kromě spuštění aplikace také najít potřebnou metodiku a uživatelské příručky.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují. Na začátku projektu byla zpracována podrobná analýza, která zhodnotila současný stav řešené problematiky a navrhla několik variant vedoucí k naplnění cíle. Na základě vyhodnocení variant dle základních kritérií (finance, bezpečnost, rychlost reakce na změny, udržitelnost, otevřenost a škálovatelnost, uživatelská přítulnost) byla vybrána varianta vlastního vývoje pomocí agilního přístupu. Samotná analýza a práce týmu byla podpořena dotací z EU („Evaluace poskytování sociálních služeb v Moravskoslezském kraji
CZ.1.04/3.1.00/A9.00019“, „Efektivní naplňování střednědobého plánu v podmínkách MSK
CZ.03.2.63/0.0/0.0/15_007/0000969“). Celkové náklady na vývoj nového informačního systému činí cca 1,5 mil. Kč. Vzhledem k tomu, že Moravskoslezský kraj je autorem informačního systému včetně veškeré dokumentace, tak je možné využití tohoto vytvořeného díla také jinými kraji.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Dlouhodobý. Vzhledem k faktu, že vývojový tým je přímo na Moravskoslezském kraji, tak je zajištěna snadná realizace potřebných změn a informační systém bude dlouhodobě udržitelný.
Již nyní je v plánu zapojení nových uživatelů ze strany veřejnosti, která bude mít pomocí webové prezentace zpřístupněn katalog sociálních služeb a uvidí možnou nabídku sociálních služeb celého kraje dle jednotlivých životních situací.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano,Ano, tuto problematiku řeší z důvodu povinnosti zajištění plánování a financování sociálních služeb všechny kraje. Každý kraj má však své specifika a ostatní kraje řešenou problematiku postupně samostatně realizují pomocí komerčního vývoje, nebo nákupu již hotového produktu. Moravskoslezský kraj vyvíjí informační systém vlastními silami a je schopen lépe reagovat na konkrétní potřeby kraje a ostatní kraje může tento přístup inspirovat.

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano. Ano, projekt je prezentován všem na webu Moravskoslezského kraje. Záměr vyvinout vlastní Informační systém byl v začátcích projektu v roce 2016 prezentován na Setkání zástupců odborů sociálních věcí krajských úřadů v ČR k implementaci IT aplikací na sledování a vykazování dat o poskytování sociálních služeb na Krajském úřadě Středočeského kraje. Dále se chystá prezentace na webu . Také se připravuje prezentace v rámci Asociace krajů ČR. Moravskoslezský kraj je připravený podělit se o získané Know-how a v případě zájmu předat projektovou dokumentaci jako podklad k vlastnímu nasazení na jiném kraji.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Ano. Primárním kanálem je webové rozhraní, přičemž je otestován funkční přístup přes PC, tablety i mobilní zařízení na všech hlavních webových prohlížečích (MS Explorer, MS Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox…). Vedle primárního webového rozhraní jsou služby přístupné také na fyzické přepážce krajského úřadu. Dále je možné využít podatelnu krajského úřadu, telefonní kontakty atd.

 

4. Doplňující informace

Projekt maximálně využil stávajících kapacit krajského úřadu, přičemž byla uplatněna projektová metodika a zajištěn soulad s Korporátní Architekturou Moravskoslezského kraje . Projekt naplňuje hlavní strategické cíle krajského úřadu Moravskoslezského kraje do roku 2020: Zákaznická orientace a efektivní informační a komunikační technologie; Proklientský přístup a posílení významného postavení Moravskoslezského kraje . Dále projekt navazuje na odvětvové strategické dokumenty: Střednědobý plán rozvoje sociálních služeb v Moravskoslezském kraji na léta 2015–2020, Koncepce kvality sociálních služeb v Moravskoslezském kraji .

Projekt se neřešil jako izolovaná služba, ale byl provázán na řadu interních systémů (Portál kraje, IDM, Portál občana, Service Desk, Spisová služba, Webová prezentace kraje) a centrálních systémů (Datové schránky, OKslužby).

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.
V rámci projektu nebyl nakupován žádný HW a SW a byla plně využita kapacita současného technologického centra kraje s využitím open source SW licencí. Hlavními prvky je programovací jazyk PHP a databáze MySQL. Byl použit PHP Framework Nette, od českého autora Davida Grudla .

Aplikace obsahuje tři moduly:
1. Služby a poskytovatelé – obsahují stav služby, její parametry (název, počty lůžek, místo poskytování).
2. Ekonomika a financování – obsahují finanční data k službě.
3. Formuláře – elektronické formuláře určené k doplnění informací.

Náročnost realizace spočívá v komplexnosti aplikace a ve velkém množství zdrojů, zejména finančních dat, které je třeba získávat z exportů centrálního registru Ministerstva práce a sociálních věcí, tak aby nebyl poskytovatel sociální služby zatěžován opakovaným předáváním dat. Náročné bylo také množství integrací např. na rozhraní RAP (Portál občana), které umožňuje první kontakt uživatelů ještě před začleněním do krajské sítě před předáním přihlašovacích údajů .

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Celé řešení je vytvořeno s využitím open source technologií min. náklady na tyto komponenty. Tento postup navíc umožňuje využít výhod agilního programování, uživatelské požadavky mohou být řešeny rychleji bez zbytečných smluvních průtahů, zabezpečuje, že systém nemůže být Vendor Lock-In, umožňuje i jeho šíření v rámci veřejné v souladu s open source licencí.

Dále je inspirativní komplexní řešení dané problematiky. Nevytvořila se pouhá evidence sociálních služeb s cílem vyřešit nevyhovující prostředí MS Excel (jeden Excel koloval napříč verzemi a e-maily), vznikla také dobrá kooperace napříč odděleními a subjekty, pomocí které byly vytvořeny kvalitní postupy. U aplikace je zajištěna podpora, která začíná předáním přihlašovacích údajů poskytovatelům, až po podporu na Krajském Servise Desku včetně telefonické podpory. Kvalitní servis zajišťuje uživatelský komfort a tím větší využívání vytvořené aplikace.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Aplikaci lze opakovaně zprovoznit na nové infrastruktuře. Vytvořená databáze sociálních služeb respektuje požadavky vyplývající ze zákona např. parametry služby. Zákonné požadavky jsou obecné a databázi lze proto využít opakovaně.
Specifikum je napojení na systémy Moravskoslezského kraje jako je např. autentizace s IDM, které by pro potencionální zájemce znamenalo využití vlastního autentizačního a autorizačního mechanismu. Dalším specifikem mohou být formuláře, kterými se získávají data od poskytovatelů sociálních služeb.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Moravskoslezský kraj realizuje projekty se zaměřením na své území a obyvatele (cca 1,2 mil.). Dále se kraj zaměřuje na tzv. sdílené služby nabízené do korporace, která zahrnuje krajský úřad a jeho příspěvkové organizace (222) a to vše v souladu s Korporátní architekturou kraje. Při realizaci jednotlivých projektů je důležitý inovativní přístup a maximální využití interních zdrojů.
Pro představu uvádíme několik realizovaných projektů:
- Portál kraje zahrnující Portál pro zaměstnance, Portál pro zastupitele, Portál pro příspěvkové organizace, Portál pro obchodní společnosti, Portál pro obce, Portál pro externí firmy (cca 6 tis. uživatelů).
- Kotlíková dotace .
- Podpora a rozvoj náhradní rodinné péče v Moravskoslezském kraji .
- Monitoring ICT služeb.