STRATEGIE ROZVOJE ICT JIHOMORAVSKÉHO KRAJE
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Miroslav Vacula
Titul: Ing.
Funkce: vedoucí odboru
E-mail: vacula.miroslav@jmk.cz
Telefon: 601 123 179
Adresa: Žerotínovo nám. 449/3601 82 Brno
Úřad/firma: Jihomoravský kraj
Soutěžní kategorie kraje
B - PROJEKT
Název projektu: Strategie rozvoje ICT Jihomoravského kraje
Lokalita: Jihomoravský kraj
Cíl:
Záměrem realizace projektu bylo vytvoření strategického koncepčního dokumentu, který bude jasným vodítkem k tomu, jakým způsobem budou zpracovávány procesy na Krajském úřadě Jihomoravského kraje. Součástí dokumentu je, mimo jiné, i zavedení tzv. Enterprise architektury napříč odbory KÚ Jihomoravského kraje, za účelem zvýšení efektivity řízení procesů, kapacit a technologií KÚ. Dokument je průběžně aktualizován po dobu čtyř let, čímž dochází k naplnění a realizace současných trendů v daném odvětví a také reagování na aktuální situaci a rozvoj. Strategie Jihomoravského kraje není pouhým dokumentem, který se po ukončení projektu odloží, ale dokumentem, se kterým bude efektivně pracováno i po ukončení trvání projektu. Jedná se o manažerský dokument, tudíž je použit high level přístup a cílem NENÍ popisovat dané problematiky do detailu. Projekt se opírá o významnou legislativu a koncepční dokumenty v oblasti rozvoje IT v ČR a EU, a to zejména o informační koncepci ČR - Digitální Česko, Národní architektonický plán, Národní strategii kybernetické bezpečnosti, na úrovni EU poté zejména o Akční plán EU pro eGovernment na období 2016 - 2020 a další.
Cílová skupina:
Projekt je určen pro vedení KÚ a pro pracovníky KÚ na jednotlivých odborech. Jelikož je dokument strategický, udává vedení KÚ směr, kterým postupovat při realizaci předem definovaných cílů. Projekt je směřován primárně pro celý KÚ a jím zřizovaných PO a je nedílnou součástí celé strategie Jihomoravského kraje.
Provozovatel: Jihomoravský kraj
Realizátor: Instrategy Consulting, s.r.o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Realizace projektu jako takového začala sběrem dat a pokračovala analýzou, jejímž účelem bylo komplexně analyzovat stávající situaci Jihomoravského kraje v oblastech jako například využití informačních a komunikačních technologií, nakládání s rozpočtem a lidskými zdroji, jednotnosti v rámci legislativy atd. Na základě posouzení těchto oblastí bylo následně navrženo několik klíčových strategických cílů spolu s dalšími subcíly v daných oblastech. Podstatným cílem pro rok 2021 je sledování metrik, které budou představovat optimální měřítko pro vyhodnocení současného stavu, ať už v kvalitativní, či v kvantitativní rovině.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano.
V první linii jsou terčem prospěchu hlavně pracovníci odboru informatiky, kteří si minimálně již v počáteční fázi projektu mohli, a s postupem projektu stále detailněji mohou, prostřednictvím projektu strukturovaně a fatkicky ujasňovat praktické dopady požadavků definovaných novou Informační koncepcí ČR a tyto pak efektivněji implementovat.
Vedení KÚ, primárně Odbor informatiky považuje projekt jako prospěšný. Velkou výzvou je zprostředkování Strategie do řad všech pracovníků KÚ, na čemž jak Zadavatel, tak Dodavatel usilovně pracuje s kýženým očekáváním. Poněvadž byl projekt implementován do struktur KÚ, bude řízení procesů a celkové nakládání se zdroji značně efektivnější.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře.
Vedení KÚ je s projektem obeznámeno. Pokud hovoříme o širší úrovni zaměstnanců KÚ, Strategie, spolu s jejím účelem, jim byla představena již v rámci prováděné analýzy a následně prezentována pro vedení KÚ s cílem jejího přijetí a pochopení.
V rámci projektu probíhají pravidelná jednání, a to jak v souvislosti s průběžnými aktualizacemi, tak s cílem posouvat IT definovaným směrem. Zaměstnanci KÚ budou vždy na pravidelné bázi seznámeni jak s aktualizacemi, tak s aktuálním dění v oblastech jako je rozvoj IT, EA a v neposlední řadě také změny v legislativě a strategických dokumentech pro EU a ČR, jako je např. Informační koncepce ČR (Digitální Česko 2018+), Národní architektonický plán a další.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Odpovídají.
Dosažené výsledky odpovídají vynaloženým nákladům. Pravidelnou aktualizací Strategie dosahuje Zadavatel ve spolupráci s Dodavatelem toho, že se do struktur KÚ implementují procesy, které zvyšují efektivitu fungování celého KÚ. Strategie poskytuje KÚ velmi cenné know how a je dokumentem udávajícím směr v mnoha oblastech. K tomu dochází zejména proto, že Dodavatel do dokumentu zaznamenává aktuální změny a Zadavatel na ně poté, při vzájemné spolupráci, pružně reaguje. Cílem projektu je optimalizovat náklady KÚ JMK v oblasti IT, a to jak investiční, tak provozní řádově o 15 až 20%.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Trvalý.
Jak již bylo nastíněno výše, i přesto, že je Strategie JMK čtyřletý projekt, počítá se s jeho používáním i po skončení realizace projektu. Je stavebním kamenem pro zavedení efektivních procesů v rámci KÚ. Lze tedy říci, že je to projekt s velkým přesahem a permanentním účinkem.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano.
Projekt je aplikován na Jihomoravský kraj. Jak vyplývá z jeho podstaty, projekt obdobného charakteru by mohl být jistě realizován i v rámci dalších krajů ČR, protože nastavení efektivních procesů a průběžné hodnocení situace v mnoha oblastech je právě to, co by krajské útvary ocenily. V neposlední řadě se jedná o jednu z cest jak implementovat nově definované požadavky Informační koncepce ČR na jednotlivé OVM.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Připravuje se pro zřizované a příspěvkové organizace. JMK počítá s tím, že bude projekt nadále prezentovat v rámci eGovernmentu a souvisejících konferencí. Řešení je možné použít i pro další subjekty státní správy.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano.
Jedná se o strategický dokument, který navazuje na organizační struktury a směrnice KÚ a zároveň vytváří institut IT architektonické kanceláře, který je k dispozici všem organizacím a odborům KÚ. Přístupný je tak jakýmkoliv způsobem v závislosti na vůli Zadavatele.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Není možné.
Z podstaty projektu irelevantní, ovšem samotná Strategie využití Open Dat definuje jako jeden ze strategických cílů.
5. Doplňující informace.
Projekt harmonizuje vlastní výstupy s požadavky národní informační koncepce, a to zejména v oblasti řízení ICT architektury organizace, elektronizace a sdílení služeb a v oblasti bezpečnosti.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Úskalím každé analýzy je především prvotní sběr dat, jeho uchopení, plán/metodika, struktura.. a následně strukturalizace a interpretace takto nabytých informací. V rámci organizace s takovým množstvím zaměstnanců při respektování dané organizační kultury to je a bude vždy unikátní a náročná výzva. DOPLNIT: milník projektu - časová náročnost, jak dlouho trval sběr dat, úvodní analýza (3 - 5 měsíců). Jedná se o průběžně aktualizovaný projekt, kdy sběr dat spolu s analýzou a vytvořením první verze dokumentu trvaly cca 6 měsíců. Pravidelné aktualizace na kvartální bázi a následné vypořádání připomínek jsou také, časově poměrně náročnou, disciplínou, to samé platí pro implementaci zcela nových projektů do struktur KÚ a zřizovaných PO. Jedná se o projekt, který využívá informační koncepce jako Digitální Česko apod.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Jedná se mj o implementaci požadavků nové Informační koncepce ČR, z tohoto pohledu tak může být inspirativní pro každou instituci, na jejíž řízení ICT uvedená koncepce dopadá.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Opakovaně lze použít nástroje a pomůcky použité např. pro sběr dat, struktura projektu/dokumentu, apod. Obsah analýzy a i Strategie už je specifikem nasazení.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Myšlenka realizace strategických projektů tohoto typu je nově prosazovaná, poskytuje zcela originální, ale zejména dlouhodobý a aktivní pohled na řízení ICT organizace. Strategie je jedním z prvních takto implementovaných projektů.