Jak jsme se v Holešově stali Úřadem 4.0
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: František Fuit
Titul: Ing.
Funkce: tajemník MěÚ
E-mail: frantisek.fuit@holesov.cz
Telefon: +420 573 521 203
Adresa: Masarykova 628, 769 01 Holešov
Úřad/firma: Město Holešov
Soutěžní kategorie města
B - PROJEKT
Název projektu: Jak jsme se v Holešově stali Úřadem 4.0
Lokalita: Holešov
CÍL:
Město se dlouhodobě snaží naplňovat vizi poskytování kvalitních služeb občanům prostřednictvím efektivního bezpapírového úřadu. Proto realizovalo již celou řadu projektů spojených s elektronizací.
Cílem tohoto projektu bylo elektronizovat agendy a procesy úřadu tak, aby bylo dodrženo heslo eGovernmentu „obíhat mají dokumenty, ne lidé“, a to nejen směrem k veřejnosti, ale také směrem k úředníkům.
K dosažení cíle byl implementován portál občana, napojení agendového informačního systému na samoobslužný platební systém (železná pokladní“) a bezpečný elektronický oběh a schvalování dokumentů.
Cílová skupina:
1. 1. veřejnost – občané, fyzické i právnické osoby, registrované spolky
Veřejnost využívá portál občana k řešení životních situací. Životní situace vyžadují různou úroveň zabezpečení autentizace, proto portál umožňuje užívat k autentizaci login datové schránky, e-identitu či prosté přihlášení po předchozí registraci subjektu na MěÚ. Portál podporuje propojení na portál občana veřejné správy https://obcan.portal.gov.cz/prihlaseni. Součástí portálu je i platební brána pro bezhotovostní platby.
Veřejnost může k hotovostním i bezhotovostním platbám užívat také samoobslužný platební systém umístěný v prostorách úřadu. „Železná pokladní“, obyvateli města důvěrně přezdívaná Šmoulinka, umí také vyplácet hotovost na základě vydaných platebních poukazů (např. při vrácení přeplatků).
2. zaměstnanci MěÚ
Úředníci plně využívají elektronický oběh a schvalování dokumentů. Přímo se jich dotýká také elektronické podání uskutečněné prostřednictvím portálu občana, veškeré dokumenty jsou k dispozici v elektronické formě. Samoobslužný platební systém zbavil odborné referenty povinnosti vést vedlejší pokladnu (systém nahradil celkem 7 příručních pokladen) a hlavní pokladní uspořil práci v rozsahu poloviny pracovního úvazku.
Provozovatel: Město Holešov
Realizátor: VERA, spol. s r.o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano, portál občana dovoluje fyzickým i právnickým osobám řešit řadu životních situací bez nutnosti osobní návštěvy úřadu. V případě situací, které vyžadují při elektronickém přístupu autentizaci, můžou využít přihlášení prostřednictvím e-identity nebo datové schránky. Pokud subjekt nedisponuje prostředky pro přihlášení pomocí e-identity či datové schránky, postačí jediná návštěva úřadu nutná pro registraci subjektu, poté je možné danou situaci opakovaně řešit pouze s využitím webového prohlížeče.
Automatizovaný platební systém přinesl úsporu práce pokladní v rozsahu poloviny pracovního úvazku (po 8 měsících provozu) a umožnil zrušit sedm příručních pokladen.
Elektronický oběh spolu se schvalováním dokumentů snížil spotřebu papíru, prostoru potřebného pro archivaci dokumentů a v neposlední řadě uspořil i čas úředníků.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano, veřejnost má o zájem o portál (jenom během prvního týdne provozu požádalo o registraci téměř třicet občanů), přibývá elektronických podání i plateb uskutečněných prostřednictvím platební brány.
Vedení ekonomického odboru má k dispozici statistiky využívání platebního automatu a díky tomu dokáže vyhodnotit jeho efektivitu. V průběhu půlročního zkušebního provozu platebního kiosku byl přijato zhruba 3.000 plateb v hotovosti a 1.000 prostřednictvím platební karty.
Referenti uvítali zrušení příručních pokladen. Většina úředníků vnímá elektronický oběh a schvalování dokumentů jako změnu, která jim dovolí uspořený čas věnovat zvýšení kvality vedení svěřených agend.
V případě práce referentů i vedoucích týkající se schvalování a ověřování dokladů, střední a vyšší management úřadu vítá skutečnost, že ověřovatel nemusí vstupovat do více modulů, vše ověří z jedné obrazovky, včetně prohlížení příloh a souvisejících informací nutných pro ověření a následné schválení dokladu vlastním elektronickým podpisem.
Vedení úřadu kladně hodnotí výsledky projektu, v rámci úřadu zejména celkovou digitalizaci administrativních procesů a odstranění neefektivního oběhu papírových dokladů. Jsme rádi, že s využitím technologií můžeme občanům nabídnout rychlejší a pohodlnější služby.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře, Veřejnost byla informována prostřednictvím regionálního měsíčníku Holešovsko (viz https://www.holesov.cz/webfiles/holesovsko-data/2019/2019_07.pdf, články Spravujte své závazky z pohodlí domova a Šmoulinka novou pokladní na straně 4, https://www.holesov.cz/webfiles/holesovsko-data/2019/2019_02.pdf, článek Nový pokladní terminál městského úřadu na str. 6).
Zaměstnanci úřadu byli s projektem seznámeni na poradách svých útvarů a poté především v rámci školení poskytovaných dodavatelem spolu s nasazením nové technologie.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Odpovídají, veřejnosti přináší projekt zjednodušení komunikace s úřadem a nabídku pouze elektronického kontaktu při řešení řady životních situací.
Projekt šetří čas zaměstnanců úřadu díky
- elektronickému oběhu a schvalování dokumentů
- možnosti elektronických podání; elektronická podání jsou automaticky zaznamenána spisovou službou a mohou být současně zpracována příslušnými agendami, jejich vyřízení nevyžaduje manipulaci s listinnými dokumenty
- podstatnému snížení pracovního vytížení hlavní pokladní
- zbavení odborných referentů nutnosti vést příruční pokladu
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Jedná se o projekt trvalý. Zájem veřejnosti o projekt opravňuje k vyslovení předpokladu trvalosti projektu a jeho dalšímu rozvíjení. Implementace autentizace prostřednictvím e-identity a datové schránky umožňuje přímé propojení s portálem občana veřejné správy na principu SSO.
Elektronizace oběhu a schvalování dokumentů odpovídá požadavkům eGovernmentu.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano. Projekt představuje zvýšení nabídky elektronických služeb veřejnosti, což je plně v souladu s požadavky eGovernmentu. Došlo tak k celkové modernizaci komunikace úřadu s občanem, která se dostala na výrazně vyšší úroveň.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Předávání zkušeností se připravuje. V současné době byl vyhodnocen zkušební provoz platebního kiosku, portál občana na vyhodnocení zkušebního provozu čeká. Předávání zkušeností plánujeme až po analýze provozu obou částí projektu. Přesto je mezi kolegy o projekt zájem – už nyní registrujeme žádosti o předvedení práce pokladního kiosku jiným městům.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano. Pro práci s portálem občana je možné využít také mobilních zařízení (tablet, mobilní telefon).
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Není možné. Charakter projektu (práce s osobními údaji) nedovoluje zpracovávaná data publikovat ani jakákoli open data využívat.
5. Doplňující informace.
Projekt jsme nazvali Úřad 4.0, což v oblasti veřejné správy reflektuje koncept Průmysl 4.0, který vychází ze široké základny postihující mimo jiné kyber-fyzikální systémy, internet věcí, internet služeb a digitální ekonomiku. Náš projekt postihuje širokou oblast realizovaných aktivit (počínaje portálem občana přes platební kiosek až po elektronický oběh a schvalování dokumentů) vedoucích ve svém souhrnu k maximálnímu možnému uplatnění digitálních postupů v činnostech veřejné správy.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.
Projekt byl realizován prostřednictvím customizovaného produktu Portál občana s propojením na agendy IS VERA Radnice (ekonomika, elektronická spisová služba a správní agendy).
V rámci projektu byly rozšířeny standardní funkce platebního kiosku o výplatu peněz dle pokladních poukazů vystavených a schválených v ekonomickém systému města. Vlastní výplata je zabezpečena pinem.
Elektronický oběh a schvalování dokumentů patří ke standardní nabídce komponent systému VERA Radnice. Zákazník má možnost si tento produkt nastavit podle vlastních potřeb a nastavení interních procesů.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Po vyhodnocení zkušebního provozu výplaty poukazů může být inspirací pro realizátory dodatečné doplnění funkčnosti rozhraní na platební kiosek.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Portál občana a jeho customizace je standardní produktem a službou. V tomto případě bylo specifickým rysem rozšíření funkčnosti rozhraní na platební kiosek. Integrace ekonomického systému na platební kiosek byla realizována pomocí obecných principů a technologií, je tedy možné řešení opakovat. Integrace samoobslužného platebního kiosku na výdajové pokladní poukazy je ale prvním řešením svého druhu nejen u dodavatele Payment4U.
Také další prvky řešení je možné použít opakovaně.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Portál občana v obdobném rozsahu byl již realizován v řadě měst. Novinkou byla společná realizace s napojením ekonomických agend na platební kiosek včetně rozšíření funkčnosti rozhraní. Naši zákazníci a potažmo i klienti úřadů mohou díky realizovanému projektu užívat „železnou pokladní“ nejen pro platby, ale také pro výplatu pokladních poukazů.
Kontaktní údaje
Ing. Adam Kožina
Customer Services Director
VERA, spol. s r.o.