Fikce podpisu a digitalizace nahlížení na spisy pro občany Jihočeského kraje
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Ivan Kugler
Titul: RNDr
Funkce: Ředitel – distributor
E-mail: ivan_kugler@gordic.cz
Telefon: 567 304 247
Adresa: Erbenova 4
Firma: GORDIC spol. s r.o.
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Fikce podpisu a digitalizace nahlížení na spisy pro občany Jihočeského kraje
Lokalita: Jihočeský kraj
CÍL:
Možnost učinit podání formou digitálního úkonu s použitím fikce podpisu prostřednictvím Portálu občana Jihočeského kraje. Jedná se o možnost zejména pro fyzické osoby, jakým způsobem podat svá podání z pohodlí domova, aniž by bylo nutné se dostavit na úřad nebo využít poštovních služeb.
Cílová skupina:
Občané, kteří mohou podávat žádosti bez elektronického podpisu s fikcí podpisu.
Občané a právnické osoby, kteří potřebují nahlížet na spis online bez nutnosti navštívit úřad.
Provozovatel: Krajský úřad Jihočeského kraje
Realizátor: GORDIC spol. s r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Pokud je to možné, podrobněji specifikujte pro přesnější posouzení.
Občané mají nyní možnost podávat v rámci Portálu občana Jihočeského kraje podání bez nutnosti vlastnit elektronický podpis.
Dále mohou občané a právnické osoby nahlížet do spisů online.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Občané a právnické osoby kladně hodnotí možnost zařídit věci online v režimu 24/7 bez nutnosti osobní návštěvy úřadu.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
ANO, VELMI DOBŘE.
V proběhlé informační kampani byla cílová skupina s projektem velmi dobře seznámena. Bylo použito několik informačních kanálů: web krajského úřadu, zprávy v regionálním i celostátním tisku a na webu společnosti Gordic a dále na YouTube kanále v podobě videonávodů.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Online žádosti jsou vyřizovány přímo ve spisové službě, a referenti úřadu tak nemusí řešit přepisování papírových žádostí do digitální podoby. Část uživatelů začala využívat možnost online služeb, a tím se eliminovaly fronty na přepážkách a zrychlilo se vyřizování žádostí.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Krajský úřad vidí v elektronizaci a digitalizaci veliký potenciál a počítá s rozvojem a rozšiřováním služeb online i do budoucnosti.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Řada měst a krajských úřadů využívá portál občana pro poskytování digitálních služeb občanům. Možnost podání s fikcí podpisu a online nahlížení na spisy jsou dvě z dalších digitálních služeb, které mohou nabízet i ostatní úřady svým občanům.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO BYLY.
Zkušenosti s nasazením a přínosem pro uživatele byly oficiálně prezentovány na setkání informatiků ORP.
Další předání zkušeností proběhlo pomocí tiskových zpráv a ústně s dalšími subjekty.
3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NENÍ MOŽNÉ.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
NENÍ MOŽNÉ.
Oblast, která je řešena, není možné zpřístupnit jako open data.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Přínosem tohoto řešení je možnost podpisu elektronického podání tzv. fikcí, aniž by bylo nutné, aby si fyzické osoby přitom pořizovaly elektronický podpis (kvalifikovaný či jiný). Tímto způsobem proto mohou žadatelé, kteří podávají žádosti v Portálu občana Jihočeského kraje, případně podávají svá podání prostřednictvím sekce Potřebuji si vyřídit a identifikují se pro vstup do portálu Identitou občana nebo bankovní identitou, podávat své písemnosti elektronicky, aniž by bylo nutné zasílat následně písemnou verzi s podpisem na podatelnu Krajského úřadu Jihočeského kraje. Týká se to všech podání, ať již v rámci státní správy, tak samosprávy. Podání, která byla realizována tímto způsobem, jsou podle zákona považována za autorizovaná podání. V případě, že žadatel využije tuto možnost, podle § 9 zákona o správních poplatcích obdrží slevu na správním poplatku ve výši 20 %, nejvýše však 1000 Kč, jelikož se jedná o podání na elektronickém formuláři zveřejněném podle zákona upravujícího právo na digitální služby.
Další novinkou je spuštění tzv. vzdáleného přístupu ke správnímu spisu, který umožní oprávněným osobám, zpravidla účastníkům správního řízení nebo jejich zástupcům, nahlížet do spisu, aniž by bylo nutné se fyzicky dostavit na Krajský úřad Jihočeského kraje. K tomu, aby bylo možné aplikovat vzdálený přístup do spisu, postačí podat jednoduchou žádost, která se podává v Portálu občana Jihočeského kraje. Jedná se o doplňkový nástroj k nahlížení do spisu podle správního řádu. Představuje zvýšení komfortu pro všechny účastníky řízení, resp. jejich právní zástupce. O tom, že byl umožněn vzdálený přístup do spisu, je žadatel vyrozuměn e-mailem či datovou zprávou. Následně je možné provést vzdálený přístup do správního spisu, včetně stažení obsahu.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Technicky náročné bylo zajištění správného workflow v souladu s legislativou a zajištění procesu pro jasné ztotožnění žadatele, aby byly zajištěny všechny právní náležitosti.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Řešení je inspirativní v tom, že posunuje hranice online dostupnosti služeb občanům a firmám a snaží se zajistit moderní digitalizaci úkonů, která na mnoha úřadech zatím nefunguje.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Celé řešení bylo zamýšleno jako univerzální. Je tedy možné jej realizovat i na dalších úřadech.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Portál úředníka je naším úspěšným produktem, který je nasazen na širokém spektru úřadů. Řešení fikce podpisu a nahlížení na spisy v tomto rozsahu jsme řešili pilotně na Jihočeském kraji.
KONTAKTY: