ÚPLNÁ ELEKTRONIZACE PROCESŮ V OBLASTI SPISOVÉ SLUŽBY.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Jana Soukupová
Titul: Bc.
Funkce: vedoucí oddělení spisové a archivní služby
E-mail: soukupova.j@kr-ustecky.cz
Telefon: 475 657 330
Adresa: Velká Hradební 3118/48, 400 02 Ústí nad Labem
Úřad/firma: Ústecký kraj
Soutěžní kategorie kraje
B - PROJEKT
Název projektu: ÚPLNÁ ELEKTRONIZACE PROCESŮ V OBLASTI SPISOVÉ SLUŽBY
Lokalita: Ústecký kraj
Cíl: Systém eSSL byl poptán pro úplné naplnění legislativních požadavků v oblasti výkonu spisové služby a dále zajištění nativních integračních můstků vůči okolním provozovaným systémům, primárně s centrální krajskou digitální spisovnou a vytvoření jednotné platformy pro výkon spisové služby za Krajský úřad Ústeckého kraje, vč. všech příspěvkových organizací.
Cílová skupina: pracovníci Ústeckého kraje a všech zřizovaných organizací
Provozovatel: Ústecký kraj
Realizátor: ICZ a.s.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Projekt se dotýká všech uživatelů, tudíž od počátku záměru až po současnost. Veškeré aspekty s tím spojené jsou plošně diskutovány s cílovou skupinou projektu.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano.
Určitě ano, tento projekt prokazuje, že i větší subjekt v oblasti orgánů veřejné moci může úspěšně adaptovat kvalitní páteřní informační systém, v tomto případě systém spisové služby.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Ano byly.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Nyní ne.
5. Doplňující informace.
S ohledem na zkušenosti na trhu byl poptán systém na bázi multilicence bez omezení na počet uživatelů/run-time licencí nebo jiných limitujících pravidel z pohledu licencování, což dlouhodobě umožní udržitelnost systému jak z pohledu ekonomického, tak z pohledu dostupnosti uživatelů. Primárním cílem bylo poptat takové řešení, které nezpůsobí principy vendor lock-in, a to jak z pohledu výše uvedených licencí, tak z pohledu integračních rozhraní vůči provozovaným systémům Ústeckého kraje.
Příslušné licence systému eSSL byly poptány s dispozičním právem na poskytnutí sublicence pro veškeré příspěvkové organizace Ústeckého kraje, což i v budoucnu může znamenat hospodárné nakládání s veřejnými prostředky.
Projekt plynule navázal, na již vynaložené prostředky v rámci budování IT infrastruktury, což v samém důsledku znamenalo eliminaci případných vícenákladů.
Díky otevřenosti systému a možnosti široké škály administrativních nastavení je možné upravovat systém bez potřeby využití placených služeb Dodavatele.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
I přes skutečnost, že daný projekt byl svým rozsahem robustní, byl díky kvalitní spolupráci v rámci implementačních služeb dodán v dohodnutých termínech vč. všech požadovaných funkcionalit.
Realizace projektu z pohledu náročnosti s ohledem na více jak 600 uživatelů v rámci Ústeckého kraje znamenal nemalé nároky na realizační tým, a to jak z pohledu analýzy a zpracování cílového konceptu, tak z následných implementačních a konzultačních služeb. Díky kvalitnímu projektovému týmu na straně Zadavatele, byl však projekt dodán a akceptován v předpokládaných intencích z pohledu pracnosti.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Celé řešení lze použít napříč veřejnoprávními původci pro výkon spisové služby a i díky otevřenosti systému a možnosti využití multilicenční politiky produktu.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?