Moderní elektronický úřad.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Jaroslav Zoubek
Titul:
Funkce: starosta
E-mail: Jaroslav.zoubek@mestys-svitavka.cz
Telefon:
Adresa: Hybešova 166, 679 32 Svitávka
Úřad/firma: Městys Svitávka
Soutěžní kategorie obce
B - PROJEKT
Název projektu: Moderní elektronický úřad
Lokalita: Městys Svitávka, Celá ČR
CÍL:
· Modernizace a centralizace IT struktury, která byla před zahájením realizace projektu značně roztříštěná.
· Na této infrastruktuře vybudovat základy pro umožnění elektronizace Městyse včetně jeho příspěvkových organizací.
· Zajištění bezpečnosti, dostupnosti informačních systémů, pro pracovníky Městyse a jeho PO, ale i informací pro občany obce i všechny, kteří potřebují s obcí komunikovat, popř. získat informace.
Cílová skupina:
Cílová skupina je značně široká:
- Občané – zlepšení přístupu k informacím např. podklady pro rozklikávací rozpočet, lepší kontrola hospodaření obce díky dohledatelnosti údajů, kontrolních mechanismů apod. Možnost elektronické komunikace eIDAS, …
- Pracovníci úřadu i jeho PO – optimalizace procesů, zjednodušení pořizování dat, sdílení dat, umožnění práce z domova, …
- Vedení Města úřadu i organizací – dostupnost informací, průkaznost schvalovacích procesů a jejich elektronizace, Kontrolní mechanismy
- Kontrolní orgány, audit – dohledatelnost souvisejících dokladů, průkaznost procesů, jejich historie, vazby atd.
Provozovatel: Městys Svitávka
Realizátor: GORDIC, K-NET
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano mezi zásadní přínosy projektu můžeme uvést
- Dostupnost – pracovníkům je umožněno připojení k systému i mimo jejich pracoviště, umožňuje např. práci z domu, služební cesty atd. Toto má pozitivní dopad jak na zkrácení různých lhůt, kdy z důvodu nepřítomnosti musely být termíny, prodlužovány apod. Tak na komfort zaměstnanců, kteří si mohou svoji práci lépe rozvrhnout a přizpůsobit potřebám svým i úřadu.
- Usnadnění práce, automatizace rutinních postupů, které umožňují snížit chybovost, duplicitu pořizování a umožní tak lepší zvládání našich povinností, bez nutnosti náboru nových pracovníků.
- Bezpečnost – centralizací a modernizací infrastruktury i využívaného informačního systému byla zásadním způsobem zvýšena bezpečnost celého řešení, např. přístupová práva, nebo kvalita zálohování dat.
- Elektronizace procesů – implementace nového systému umožnila připravit přechod procesů z papírové podoby do elektronické – např. proces schvalování
- Propojení systémů umožnilo zlepšit nakládání s daty – snížilo počet duplicitních operací. Došlo k propojení spisové služby a ekonomického systému.
- Průkaznost, vyhledávání a kontrola – u veškerých procesů je zaznamenávána jejich historie což umožňuje dohledat konkrétní úkon jeho dobu i odpovědnou osobu. Jednoznačná identifikace všech dokumentů, dokladů umožňuje jednoduše v systému vyhledávat konkrétní doklady i vazby mezi nimi
- Vazba na centrální registry doznala významného rozšíření
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Pracovníci i občané se postupně seznamují s kompletními možnostmi nového informačního systému. Přesto již nyní můžeme vnímat pozitivní ohlasy. Jako nejzásadnější přínos je vnímána výše uvedená dostupnost informačního systému vzdáleně, umožňující operativnější řešení činností úřadu což oceňují jak pracovníci, kteří se systémem pracují tak občané s dopadem do rychlosti vyřizování. Kladně je rovněž oceňována úspora a efektivita při práci se systémem např. díky připraveným automatickým předkontacím apod. Vedení města oceňuje důkladné kontrolní mechanismy v systému, úbytek chybových stavů lepší průkaznost hospodaření i naplňování legislativních povinností úřadu i jeho organizací. Vedením i občany je velmi pozitivně vnímáno vybudování základu pro budoucí rozšíření elektronických služeb občanům.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. U pracovníků proběhlo školení a byly plně zapojeni do implementace celého řešení
Občané byli průběžně informováni. Jako příklad může sloužit zpravodaj Svitávecké Listy, který přinesl články o změnách a možnostech nového informačního systému a připravuje i informace o jeho dalším plánovaném rozvoji
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují. U projektu je nutno ocenit jeho přínos pro budoucnost rozvoje informačního systému Městyse, jeho organizací i návaznost na celkový projekt eGovernmentu ČR jako celku. Bez tohoto kroku by byl další rozvoj značně zpomalen, ne-li znemožněn. Úřad by řešil dále základní povinnosti a kroky požadující na něm legislativou i celkovou koncepcí. Vybudováním této kvalitní základny se nyní můžeme pustit do dalších kroků a je předpoklad, že je s vybudovanými technologiemi i systémy dosáhneme. V současné době např. plánujeme napojení na portál občana MV a realizaci elektronické komunikace občana s úřadem, včetně plateb atd. Z těchto důvodů nelze projekt posuzovat odtrženě, ale je nutno se podívat i na to co nám umožní vybudovat dále a zde bude záležet především na nás abychom tyto prostředky využili efektivně.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Jak již bylo uvedeno u předchozí otázky na projekt je nutno pohlížet jako na základ budování kompletního elektronického úřadu Městyse a jeho provázanost na IS celé ČR a její koncepci. Procesy nastavené v rámci tohoto projektu budou dále využívány a rozvíjeny. Optimalizovány pro nově vznikající technologie i připravovanou technologii. Rozhodně tedy nejde o běh na krátkou trať.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano, Nebývá zcela obvyklé, aby se úřad naší velikosti pustil do takto rozsáhlého projektu zahrnující vybudování a rekonstrukci HW architektury, vybudování nového informačního systému, a to včetně jeho příspěvkových organizací. Proto si myslíme, že naše zkušenosti i výsledky projektu mohou být velmi užitečné pro úřady, které řeší podobnou problematiku a hledají cesty jak své cíle naplnit, neboť všechna témata i cíle projektu jsou společné pro celou veřejnou správu.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Projekt byl prezentován na webových stránkách městyse, ve Svitáveckých listech nebo Zpravodaji společnosti K-net. Představen byl také na valné hromadě DSO Svitava
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Ano,
- Lokální přístup na síti úřadu
- Vzdálený přístup k řešení prostřednictvím platformy Citrix
- Webový přístup prostřednictvím Tzv lehkého klienta
- Internet – webová aplikace pro občany rozklikávací rozpočet
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Byl tak cílen. Systém řešený v rámci projektu je připraven na export Open dat v požadovaných formátech a data jsou k dispozici pro využití. V současné době úřad využívá data rozpočtu pro jejich volnou prezentaci občanům. Další připravovanou oblastí jsou data hospodaření příspěvkových organizací. A budou postupně uvolňována dle vnikající potřeby.
5. Doplňující informace.
Základní myšlenkou našeho projektu bylo posunout se z běžné praxe jednotlivých lokálních agend, poznámek a psaní po papírcích na úřad 21. století, kde schvalování a podepisování probíhá elektronicky, pracovníci budou moci využívat komfortu vzdáleného přístupu Zajistit bezpečnou infrastrukturu pro úřad i pro jeho příspěvkové organizace a na této struktuře vybudovat nový informační systém.
Nová infrastruktura umožňuje centrální zálohování i správu celého systému včetně vzdáleného přístupu.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Implementován byl subsystém Ekonomiky a subsystém spisové služby, čímž došlo k integraci těchto dvou částí, které byly doposud odděleny.
A dále modulů Ginis Express SQL pro PO, které nahradily stávající verze. Došlo k větší integraci modulů a doplnění portfolia produktů dle aktuálních potřeb.
Specifickým se stala implementace celého systémy za využití technologie CITRIX, umožňující bezpečný a komfortní vzdálený přístup a velmi komplexní řešení celého projektu zahrnující vybudování nové infrastruktury a její efektivní využití pro modernizaci a optimalizaci informačního systému
Největší výzvou byla integrace IS GINIS do procesních postupů organizace, sjednocení postupů práce, centralizace evidence podkladů především odlišností od přechozí verze GORDIC. Cílem projektu bylo maximální využití robustního a komplexního řešení v podmínkách relativně malého úřadu a jeho organizací. Procesy byly optimalizovány a maximálně zjednodušovány, tak aby naplňovaly povinné požadavky co nejefektivněji.
Implementovaný systém se skládá ze standardních modulů IS GINIS a vlastní přizpůsobení výše uvedených procesů bylo realizováno prostřednictvím jejich bohatých možností parametrizace a nastavení pro konkrétní typ organizace.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Inspirace tohoto projektu je především v tom, že i menší úřad se nemusí vzdávat vybudování komplexního informačního systému. Důležitý je především úzký kontakt mezi implementátorem a uživateli, znalost jejich potřeb i procesů v organizaci. Teprve tuto znalost potřeb uživatelů lze přetavit do efektivně nastaveného systému.
Rovněž je nutno zmínit přístup při plánování celého projektu, neboť toto se nespokojilo pouze s dosažením současného stavu ale celý projekt je nastaven s výhledem do budoucnosti a dalšího rozvoje elektronizace informačního systému a především elektronických služeb občanům.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Řešení části IS GINIS je postaveno na standardních modulech GORDIC GINIS Standard pro Úřad Městyse, je proto opakovatelné v celé své šíři. Určitě je vhodné využít zkušenosti ze stávajícího projektu nastavení a parametrizace systému pro úřad této velikosti a typu. Při opakování lze potom vlastní implementaci výrazně urychlit a usnadnit.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
IS GINIS je implementován u různých typů zákazníků. Díky velké možnosti parametrizace systému a integrační platformě je možné každý projekt přizpůsobit potřebám každého zákazníka a jeho možností. V současné době má firma GORDIC stovky implementací. Podobné projekty v tomto rozsahu a komplexnosti jsou většinou realizovány na úrovni zákazníků velikosti obce II. postupně se, jako u této realizace začínají uplatňovat i u zákazníků velikost Městyse. Nejblíže např. městys Lysice, Město Kunštát.
Kontaktní údaje realizátora IS GINIS:
Ing. Rostislav Kunc, Project manager
Rostislav_kunc@gordic.cz
FPO s.r.o., GORDIC Reseller
Smetanova 4, 678 01 Blansko