Elektronizace podpůrných procesů k řízení krajské korporace Moravskoslezského kraje

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Ivana Durczoková
Titul: Ing.
Funkce: vedoucí
Odbor: Odbor podpory korporátního řízení a kontroly/oddělení podpory korporátního řízení
E-mail:ivana.durczokova@msk.cz
Adresa: 28. října 117, 702 18 Ostrava
Firma: Krajský úřad - Moravskoslezský kraj

 

B - PROJEKT

Název projektu: Elektronizace podpůrných procesů k řízení krajské korporace Moravskoslezského kraje

Lokalita: Moravskoslezský kraj

CÍL:Cílem projektu je zavedení standardů korporátního řízení.

Účelem projektu je:
- Sjednocení přístupu k řízení příspěvkových organizací napříč jednotlivými odvětvími.
- Zavedení jednotného marketingového a vizuálního stylu pro celou korporaci (vystupujeme jako jeden celek).
- Zavedení procesu střednědobého a dlouhodobého plánování.
- Transparentní a efektivní řízení nákupních procesů.
- Zavedení a maximální využívání controllingu.
- Zajištění efektivní komunikace.

Cílová skupina: Zaměstnanci Krajského úřadu, zaměstnanci zřizovaných a zakládaných organizací Moravskoslezským krajem (cca 20 000). Nepřímo jsou projektem dotčeni občané Moravskoslezského kraje, kteří pomocí realizace projektu čerpají kvalitnější služby.

Provozovatel: Krajský úřad - Moravskoslezský kraj

Realizátor: Krajský úřad - Moravskoslezský kraj

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Mezi kvantitativní ukazatele projektu patří vyčíslené úspory v rozpočtu jednotlivých organizací. Konkrétní úspory jsou realizovány sdílenými nákupy, sjednocováním systémů, energetickým a Facility managementem. Úspory se každým rokem zvyšují a za rok 2017 činily cca 84 mil. Kč. Z toho 14 mil. Kč organizace ušetří díky užívání Nákupního portálu, který poskytuje výběr z cca 7000 položek soutěžených v elektronických aukcích. Zavedením controllingu je zajištěna transparentnost nakupování.

Dalším kvantitativním ukazatelem je počet sdílených služeb, kterých je v současné době 34 (Nákupní systém, Hostovaná spisová služba, Komunikace s příspěvkovými organizacemi, Právní informační systém, Pracovní příležitosti v kraji atd.).

Dále sledujeme návštěvnost Portálu kraje, který je komunikačním nástrojem a rozcestníkem poskytovaných služeb. Např. v roce 2018 u 5 500 uživatelů bylo evidováno 900 tis. přístupů.

Kvalitativní účinky projektu se projevují ve zvyšování kvality poskytovaných služeb směrem k organizacím a od nich pak směrem k občanům. Díky projektu se využívají moderní IT nástroje, funguje centrální správa a jednotná metodika, pořádají se pravidelná školení a workshopy a organizace mezi sebou sdílí dobrou praxi.

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Pomocí provozovaného korporátního Service Desku máme pravidelnou zpětnou vazbu od uživatelů, kteří hodnotí kvalitu řešení požadavků na sdílené služby průměrnou známkou 1,3. Z pravidelných setkání s managementem jednotlivých organizací je zaznamenána pozitivní zpětná vazba, jsou přijímaný nové náměty vedoucí ke standardizaci a elektronizaci korporátních služeb, případně jsou řešeny návrhy na zlepšení. Uživatelé se dobrovolně nabízejí ke spolupráci při realizaci nových projektových záměrů. Uživatelé ze strany příspěvkových organizací si pochvalují zejména to, že díky zajištění podpůrných procesů se mohou více věnovat své hlavní činnosti a lépe naplňovat poslání organizace

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Uživatelé jsou pravidelně informováni o sdílených aktivitách na poradách ředitelů a ekonomů, dále na školeních a workshopech. Na Portálu kraje jsou dále prezentovány aktuality, metodika, uživatelské příručky a elektronický občasník Newsletter, který vychází cca 5x ročně.
Občané jsou informování ve veřejnoprávních mediích (TV Polar, deníky Právo, Euro, Veřejná správa atd.).

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují. Většina činností v rámci projektů je realizována vlastními zdroji (zaměstnanci, technologie, vlastní vývoj aplikací, sběr dat a zpracování analýz…). Vlastní úspory generované částí projektu, které se věnují sdíleným nákupům, převyšují čtyřnásobně celkové náklady projektu, které se pohybují cca 55 mil. Kč.

Při přípravě a realizaci každé části projektu se prováděly vstupní analýzy, SWOT analýzy, analýzy rizik, CBA, logický rámec a vícekriteriální hodnocení.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Dlouhodobý. Jedná se o multiprojekt, který se průběžně realizuje a rozšiřuje, a to již od roku 2015 (vše v souladu se strategickými záměry kraje). Korporátní přístup se bude na základě rozhodnutí vedení krajského úřadu prosazovat i v následujících letech.

V současné době jsou připraveny další rozvojové korporátní aktivity, jako je např. vybudování společného mzdového a personálního systému, který bude mimo jiné zdrojem informací o všech zaměstnancích z korporace, dále pak informační systémy pro evidenci sbírek; ke sledování návštěvnosti a prodeji vstupenek v odvětví kultury; pro sociální odvětví nebo systém centrálního zálohování a obnovy dat pro všechny organizace korporace.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano,Současným trendem pro kraje i větší obce, které jsou zřizovateli, nebo zakladateli organizací, je korporátní přístup k jejich řízení. Naše „krajská korporace“ má několikaletou zkušenost, kterou průběžně předává dalším orgánům veřejné správy. Nejvíce je pro ostatní inspirující rychlost finančních i nefinančních benefitů.

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano. V roce 2017 jsme zorganizovali na Čeladné workshop krajských úřadů s cílem vzájemné výměny zkušeností v oblasti sdílených služeb a podpory korporátního řízení. Po té jsme dotazníkovým šetřením získali informace o úrovni sdílených služeb v jednotlivých krajích a dali je k dispozici všem krajům jako podklad k možnému vzájemného sdílení dobré praxe (Benchmark).

Příklady dobré praxe a metodiku dále předáváme každoročně obcím Moravskoslezského kraje na poradách tajemníků. Informace jsou následně k dispozici na Portálu kraje. Na základě těchto setkání vznikla spolupráce s obcemi např. při jednotném nákupu energií.

Projekt byl/bude dále prezentován na několika odborných konferencích:
- Konference Efektivní řízení samosprávných celků a jejich organizací – Sdílené služby (22. – 23. 3. 2018, Jihlava, Vysočina).
- Konference ISSS (9. – 10. 4. 2018 Hradec Králové) .
- eBF - festival o elektronizaci nákupu a veřejných zakázek (7. - 9. 11. 2018, Ostrava, Hotel Imperial).

Dalšími příklady předávání zkušeností jsou:
- Prezentace na jednání se zástupci vlády ČR v rámci návštěvy Moravskoslezského kraje.
- Referenční návštěvy z krajů Olomouckého, Vysočina, Hradec Králové, Karlovy Vary, Pardubického.
- Články v tisku, webových stránkách a besedy v televizi.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Ano. Služby, které vznikly v rámci projektu, jsou primárně nabízeny elektronickou cestou (Portál kraje, webové prezentace, Service Desk, Elektronická podatelna, Datové schránky). Webové rozhraní je přístupné na všech běžných koncových zařízeních (PC, tablet, mobil) a webových prohlížečích (MS Explorer, MS Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome atd.). Dále je zřízeno kontaktní místo uživatelské podpory, které se dá využít nejen elektronickou cestou, ale i telefonicky nebo osobní návštěvou. Také je možné navštívit osobně podatelnu krajského úřadu.

 

4. Doplňující informace

Zavedení standardů korporátního řízení je zakotveno ve Strategii Krajského úřadu Moravskoslezského kraje pro roky 2015–2020, kde jedním ze strategických cílů je zavedení standardů korporátního řízení s dílčími cíli zajistit vyšší standard výkonu zřizovatelských funkcí a transparentně a efektivně řídit nákupní procesy .

Hlavními principy korporátního řízení je zavedení koncepce sdílených služeb včetně systému sdílených nákupů, efektivní komunikace, controllingu a střednědobého plánování. Za tímto účelem vzniklo oddělení podpory korporátního řízení. Po důkladných analýzách se podařilo vytvořit podmínky pro rozvoj stávajících a realizaci nových sdílených služeb a transparentního nákupního systému. Byla nastavena spolupráce mezi oddělením a odvětvovými i dalšími odbory a přiřazeny kompetence tak, aby všechny sdílené aktivity dobře fungovaly a oddělení podpory korporátního řízení o nich mělo komplexní přehled.

Sdílené aktivity jsou postaveny v Moravskoslezském kraji na těchto základech, které jsou nezbytné k provozování sdílených služeb a řízení organizací kraje:

1. Kvalitní řídící dokument – existuje vnitřní předpis „Zásady vztahů orgánů kraje k příspěvkovým organizacím“. Předpis přesně definuje vztahy mezi zřizovatelem a jeho organizacemi. Jde o zastřešující dokument dílčích prováděcích předpisů (např. Pravidla pro poskytování a užívání sdílených ICT služeb, Pravidla energetického managementu, Pravidla pro provoz nákupního systému…), které upravují průřezové oblasti.

2. Efektivní komunikace – napříč korporací je zajištěna webovou aplikací Portál kraje, centrálním místem pro komunikaci i spolupráci kraje a příspěvkových organizací a též rozcestníkem do krajem sdílených systémů. Elektronizací administrativních procesů pomocí webových aplikací, elektronických formulářů, datových skladů a reportů došlo k odstranění duplicit a snížení pracnosti při předávání dat mezi zřizovatelem a příspěvkovými organizacemi. Ke komunikaci jsou využity i porady ředitelů příspěvkových organizací s odvětvovými odbory, workshopy a elektronický občasník, který avizuje chystané a hodnotí již zrealizované činnosti a informuje o akcích v korporaci.

3. Katalog služeb – zde jsou popsány všechny poskytované služby, včetně přiřazených kompetencí (vlastník, správce, koordinátor, dále pak kompetence odborů).

4. Podpora uživatelů sdílených služeb, která zahrnuje:
- Systém Service Desk jehož součástí je kontaktní místo první úrovně podpory, pro sběr požadavků na všechny poskytované služby z Katalogu služeb.
- Metodické vedení organizací v různých průřezových oblastech, např. v oblastech účetnictví nebo vnitřního kontrolního systému. Reagujeme na nové povinnosti příspěvkových organizací, které vyplývají z legislativy (např. ve spolupráci s právníky je řešeno GDPR nebo povinnost vkládání smluv do Registru smluv).
- Systém školení pro zaměstnance příspěvkových organizací je podpořen aplikací Registrace na akce. K vybraným poskytovaným službám a k průřezovým tématům, kde je to efektivní, jsou organizována hromadná školení. Jedná se např. o školení řidičů referentských vozidel, školení pro ekonomy nebo periodická školení ke sdíleným ICT službám.

5. Controlling – k průběžnému vyhodnocování přínosů sdílených služeb a k řízení příspěvkových organizací se využívají reporty z datových skladů, výstupy ze systému Service Desk, výsledky z dotazníkových šetření a controllingové sestavy ze systému Nákupní portál, který je součástí Nákupního systému Moravskoslezského kraje.

6. Technická základna – Systém správy uživatelů (IDM) je nezbytný pro bezpečný a řízený přístup uživatelů korporace do poskytovaných systémů. Každý uživatel sdílených systémů je zaveden v IDM, má svoji identitu, jedinečné přihlašovací údaje a přidělená vybraná oprávnění do poskytovaných aplikací. Kraj také vybudoval Technologické centrum kraje pro bezpečné provozování sdílených ICT služeb.

7. Korporátní architektura – Korporátní architektura představuje formální komplexní popis korporace, jejich klíčových komponent a to v potřebných souvislostech, v úrovních detailů i v různých pohledech. Je účinným nástrojem k efektivnímu řízení a plánování ICT služeb v rámci korporace.

8. Standardizace pořizovacích a provozních parametrů u ICT komodit – postupně je dosahováno zvýšení kvality ICT v korporaci při snížení pořizovacích a provozních nákladů a omezení bezpečnostních rizik.

9. Manuál jednotného vizuálního stylu – obsahuje sjednocující prvek korporace. Pro posílení společné identity kraje a jeho organizací se aplikují pravidla pro propagaci korporace navenek.

Výjimečnost projektu:
Korporátní řízení v organizacích veřejného sektoru není běžnou praxí. Při samotné realizaci nám v některých oblastech zcela chyběla zkušenost od jiných veřejnoprávních subjektů např. u budování nákupního systému, katalogu služeb či metodiky korporátního řízení.
Unikátnost projektu dále spočívá:
- v rychlosti zajištění podmínek pro provozování sdílených služeb a následném uvedení služeb do skutečné praxe,
- ve vysoké míře úspor,
- v kvalitě řídicích podkladů (controllingové nástroje).

Problémy a jejich řešení při naplňování koncepce sdílených služeb:
Změna přístupu k řízení organizací z resortního na korporátní byla zpočátku chápána organizacemi negativně i přes to, že do hlavního poslání příspěvkových organizací není zasahováno a prostřednictvím sdílených služeb jsou řešeny pouze obslužné a pomocné činnosti typické pro organizace obdobného charakteru. Potýkali jsme se s:
- obavou managementu organizací ze ztráty kompetencí,
- neochotou změnit zaběhnuté, i když již neefektivní procesy,
- neochotou učit se pracovat v nových aplikacích,
- počítačovou gramotností zaměstnanců organizací,
- nedostatečným technickým vybavením,
- nedostatečnou konektivitou.

Výše uvedeným problémům předcházíme:
- opakovanými školeními, workshopy a vypracováním pracovních postupů,
- zavedením pořizovacích a provozních standardů v oblasti ICT,
- vypracováním metodiky k výběru poskytovatele připojení,
- poskytnutím informací o úsporách generovaných provozováním sdílených služeb, které organizacím zůstávají v rozpočtu.

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.
Provozovatel i realizátor projektu je Krajský úřad - Moravskoslezský kraj. Informace z pohledu realizátora jsou uvedené v předchozích částech.

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?