PRVNÍCH STO DNŮ DOBRÉ SPRÁVY DAT VE VAŠÍ ORGANIZACI
O tématu správy dat a rozvoji práce s daty ve veřejné správě jste se mohli dočíst v minulých číslech. V tomto článku vám doporučíme sérii prvních praktických kroků, kterými můžete začít, když se ve své organizaci rozhodnete zavést dobrou správu dat. Jsou to kroky, při jejichž plnění poskytuje Digitální a informační agentura tento rok metodickou i přímou konzultační podporu vybraným více než třiceti centrálním úřadům. Rádi bychom zde poskytli návod či inspiraci pro další organizace veřejné správy, které to se svými daty myslí vážně a chtějí si vnitřně budovat solidní základy pro práci s nimi.
Zkuste si představit, že právě dnes je ten den, kdy vaše organizace dospěla k tomu, že bez dobré správy dat už to dál nejde. Prostě chcete a potřebujete svá data dobře znát, mít jasno v tom, kdo za která z nich odpovídá a také mít jistotu, že se na ně můžete spolehnout, když je budete využívat nebo s někým sdílet. Odkud ale začít?
Pěkně odshora: podpora vedení
Začít věnovat pozornost datům systematicky je pro většinu organizací (nejen ve veřejné správě) relativně velká a dlouhodobá změna. A žádná taková změna nemůže dopadnout dobře bez toho, aby o ni opravdu výrazně stál někdo z vedení organizace. Musí to být někdo, kdo bude ochotný jasně a přesvědčivě deklarovat svůj zájem a zároveň bude mít reálnou sílu změny prosazovat. Říkáme mu garant správy dat a najít někoho takového mezi členy vyššího nebo nejvyššího vedení úřadu je prvním úkolem správy dat.
Od garanta samozřejmě nečekáme, že by měl sám znát všechna data úřadu a rozumět všem tématům správy dat. Podstatou jeho manažerské role je, aby chtěl a mohl prostřednictvím dalších lidí zajistit, že potřebné aktivity proběhnou. Počítá se tedy s tím, že každodenní starost o data deleguje na své podřízené.
Pravou rukou a znalostní oporou garanta by měl být někdo, kdo má, nebo si postupně začne budovat, celkový přehled o správě dat v úřadu. Může to být jednotlivec, nebo malý tým dvou až tří lidí, kteří společně naplní expertní roli označovanou jako datový architekt organizace. Jejich klíčovým úkolem je budovat si znalost toho, co správa dat obnáší a přicházet na to, kde a jak ji smysluplně zavádět.
Kde začít: přehled oblastí a výběr priorit
V žádné firmě, ani kdyby měla neomezené lidské a finanční zdroje, by nedávalo ekonomický a praktický smysl zavádět změny plošně a snažit se v rámci kvalitní správy dat uplatnit „všechno, všude a hned“. Zvyšování povědomí o datech a zlepšování disciplíny při práci s nimi je dlouhodobý proces, který by měl začít v jedné dobře vybrané oblasti. Teprve když v ní správa dat zakoření a vznikne první reálný důkaz, že to je možné a tím i příklad, jak to vypadá, bude mít smysl totéž postupně uplatňovat i v dalších oblastech.
Prvním úkolem datových architektů a garantů správy dat je proto rozhlédnout se do široka po všech oblastech, ve kterých úřad spravuje data. Takovými oblastmi mohou být agendy veřejné správy, procesní či funkční oblasti, aktiva kybernetické bezpečnosti nebo i data jednotlivých informačních systémů. Cílem je rozhlédnout se nad celou „krajinou dat“ organizace a následně rozhodnout, kterým oblastem má největší smysl se z hlediska správy dat věnovat a v jakém pořadí. Do výběru takových prioritních oblastí by se měla promítnout kritéria, jako je důležitost dat pro veřejnost, vnitřní chod úřadu nebo pro veřejnou správu jako celek. Z přehledu oblastí dat a jejich prioritizace by měl vyplynout alespoň hrubý plán zavádění správy dat v organizaci, a to v horizontu minimálně jednoho až dvou roků.
Vzhůru do první oblasti: nejdříve k lidem
Tak jako bylo na začátku potřeba najít ty správné lidi pro správu dat na úrovni celé organizace, před zahájením práce v konkrétní vybrané oblasti je nutné také zde najít někoho, kdo bude ochoten a schopen se daty zabývat. Je jasné, že za každou takovou oblast už někdo odpovídá – řídí ji a rozhoduje, co se zde bude dít. Právě ten, i když si to na začátku často neuvědomuje, je i vlastníkem dat ve své oblasti. Jedná se opět o manažerskou roli a vlastník sám nemusí mít nutně detailní znalost těchto dat. V tom případě by ale měl mít u sebe někoho, kdo dobře rozumí jejich obsahu, logice a smyslu. Takovému člověku říkáme věcný správce dat.
Věcný správce dat by měl být nezpochybnitelnou odbornou autoritou ohledně významu a obsahu dat. Nelze od něj ale očekávat, že bude rozumět datům i po technické stránce. Proto potřebujeme, aby věcného správce v pětici základních rolí pro správu dat doplnil ještě technický správce dat, který bude mít znalost např. struktury a způsobu uložení dat v databázích. Pro vlastníka a věcného správce dat by měl fungovat minimálně jako komunikační spojka do IT světa, často i k externím provozovatelům systémů nebo dodavatelům. Měl by být schopný a připravený jim poradit a zajistit, že databáze, datové přenosy a systémy budou fungovat tak, jak to vlastník s věcným správcem potřebují.
Skutečně data poznat znamená data popsat
Jakmile se podaří zástupce věcné oblasti zaangažovat, je čas začít systematicky poznávat data, která ve své doméně mají. Cílem je převést znalost dat z hlav těchto, často přetížených, klíčových lidí do podoby, ve které ji bude možné využít opakovaně pro řadu účelů. Ve veřejné správě jdeme cestou popisu obsahu a významu dat na konceptuální úrovni (tj. na úrovni pojmů), jehož výsledkem je tzv. datový slovník. Datový architekt znalý metodiky popisu dat do něj na základě informací od vlastníka či věcného správce dat přesně a kompletně zaznamená, o kom / o čem a jaké informace existují v datech dané oblasti, co přesně znamenají a jaké jsou mezi nimi vztahy.
V komplexnějších věcných oblastech jde o časově relativně náročnou aktivitu. Čas a úsilí investované do vytvoření popisu se ale v budoucnu několikrát vrátí. Kromě toho, že sami věcní experti si při popisu dat důkladně utřídí pojmy, se kterými pracují a spojí si je s daty, mohou pak kohokoliv (nového kolegu, dodavatele apod.) na popis dat odkázat, aby si pojmy jejich domény nastudoval. Největším přínosem je ale to, že takto popsaná data jsou transparentní, pro kohokoliv dohledatelná a snáze (bez chyb či zkreslení) interpretovatelná. Ve veřejné správě už dávno nejsme v situaci, kdy data jednotlivých agend zajímala jen jejich vykonavatele. Možnost dohledat v úřadech existující data a sdílet je mezi agendami, pokud jsou potřeba pro poskytnutí služeb veřejné správy občanům, je mimo jiné základním předpokladem pro správnou digitalizaci. Poznání a vytvoření popisu dat je prvním krokem k tomu všemu.
Práce na popisu dat zároveň představuje skvělou příležitost, jak přivést zástupce věcné oblasti k tomu, aby věnovali pozornost svým datům. Pak je možné se s nimi začít bavit o tom, jestli by pro lepší fungování svých procesů nepotřebovali z hlediska dat něco nově či jinak (další/jiná data, reporty či analýzy apod.). Takto identifikované datové potřeby je dobré evidovat a pracovat s nimi mj. při plánování rozvoje informačních systémů.
Udělejte pro svá data maximum při řešení změn informačních systémů
Poznávání a popisování dat oblast po oblasti, aktivizování datových rolí v těchto oblastech a zvyšování jejich povědomí o datech i datových potřebách, je běh na dlouhou trať. Když se podaří vyběhnout včas a držet slušné tempo, pokryté oblasti mohou utěšeně přibývat a datová vyspělost organizace i celé veřejné správy bude růst. Vedle této dlouhodobé „datové evangelizace“ po jednotlivých oblastech přináší správa dat i opatření s prakticky okamžitým dopadem. Ta je dobré zavést „čím dříve, tím lépe“. Navíc nejsou z hlediska zavedení až tak náročná.
Jedná se primárně o sadu doporučení ohledně toho, na co by orgány veřejné správy neměly z hlediska dat zapomínat při zadávání a řešení změn informačních systémů. V raných fázích přípravy projektů zaměřených na implementaci či úpravy systémů shromažďujících data se otevírá největší (a často i na dlouhou dobu jediná) příležitost ke skokovému zlepšení podmínek pro dlouhodobou správu dat. Zároveň je zde také největší riziko vleklých a těžko odstranitelných problémů v případě zanedbání některých principů (např. datové suverenity a nezávislosti na dodavatelích).
Vzhledem k tomu, že ve veřejné správě už existuje řada legislativních povinností i metodických pokynů týkajících se dat, mohli jsme sestavit a nabídnout úřadům sadu dvaceti konkrétních doporučení pro nejlepší možné „ošetření“ dopadů změn informačních systémů na data. Tato doporučení jsou formulována i v podobě vzorových požadavků, kterými se mohou zástupci úřadů inspirovat při tvorbě zadávacích dokumentací. Doporučujeme minimálně zvážit možnost jejich použití v podmínkách konkrétní připravované změny informačního systému a věříme, že naše doporučení pomohou vytěžit z takových změn maximum pro budoucí využitelnost dat.
Libor Drlík
Detailní informace ke všem zde popsaným i dalším krokům správy dat najdete na Portálu o datech veřejné správy (data.gov.cz) v části Správa dat a sekci Podpora správy dat (data.gov.cz/správa-dat/podpora-správy-dat/). Budeme rádi, když vám budou užitečné.
Článek vznikl v rámci projektu Zajištění podmínek pro kvalitní správu datového fondu a zajištění řízeného přístupu k datům. Reg. č.: CZ.31.1.01/MV/23_62/0000062 podpořeného Evropskou unií NextGeneration EU.