Digitální úředník: Digitální úředník zjednodušuje administrativní práci na Podatelně a účtárně
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Lukáš Řeha
Titul: Ing.
Funkce: Chief Business Development Officer
Odbor: Obchod
E-mail: lukas.reha@hyverr.com
Telefon: 725793860
Adresa: Velkopřevorské náměstí 488/5, Malá Strana, 118 00 Praha 1
Firma: Hyverr, s.r.o.
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Digitální úředník: Digitální úředník zjednodušuje administrativní práci na Podatelně a účtárně
Lokalita: celá ČR
CÍL: Cílem projektu byla plně automatizovaná správa příchozích elektronických zpráv (emailová komunikace / datové zprávy), kategorizace příchozí zprávy a automatická distribuce správy k rukám adresáta. Dále identifikace zpráv obsahujících přiloženou fakturu, následné semi/automatické vyčtení údajů z faktury a automatizovaný přepis těchto údajů z faktury do finančního systému organizace. To vše bez zásahu lidského referenta, zcela automatizovaně.
Cílová skupina: Řešení je vhodné pro samosprávy / státní organizace, které řeší příjem /kategorizaci / distribuci elektronických zpráv a dále také specificky agendy příjem / kontrola / export informací z obdržených faktur.
Provozovatel: Krajské ředitelství Moravskoslezského kraje
Realizátor: Hyverr, s.r.o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Projekt lze měřit několika ukazateli:
1. Uvolnění pracovní kapacity zaměstnanců Podatelny a účtárny na aktivity s vyšší přidanou hodnotou - čas, který jim automatizovaná správa příchozích elektronických zpráv a automatické zadání faktur šetří během pracovního dne
2. Kvalita automatické kategorizace el. zpráv dle dat klienta (MSK) je dlouhodobě na úrovni 98% - 99% správnosti
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Ano, neboť zaměstnanci podatelny nemusí řešit elektronické příchozí zprávy a mohou se zcela a bez vyrušování věnovat fyzickým podáním a další agendě pro občany kraje.
Zaměstnanci finančního oddělení mohou urychlit čas nutný pro zpracování faktur a násobně rychleji mít tuto agendu hotovou.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Cílová skupina zaměstnanců participovala na definici zadání pro toto řešení a po nasazení řešení se podílí na provozu tohoto řešení.
Zaměstnanci podatelny ve spolupráci s řešením namísto dřívějších 100% příchozích zpráv zpracovávají cca 1% - 2% zpráv, které automatizované řešení identifikuje jako zprávy k ručnímu zpracování.
Zaměstnanci finančního oddělení se podílejí na tvorbě šablon v části řešení pro automatizaci zpracování faktur, díky těmto šablonám bude možno později zpracovávat zcela automatizovaně všechny druhy - formáty příchozích faktur.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Návratnost investice lze kalkulovat časovou úsporou na straně zaměstnanců Podatelny a finančního oddělení.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Jedná se o dlouhodobý projekt, který reaguje na současný trend digitalizace, kdy se každým rokem zcela jasně zvyšuje poměr množství elektronické komunikace vs. písemné (listinné) podání na Podatelnách. Tzn. že také účinnost tohoto řešení a úspora na nákladech meziročně roste, jelikož řešení bude zpracovávat narůstající množství požadavků a tudíž šetřit i více lidského pracovního fondu (čas), který nebude nutno na tyto aktivity alokovat.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Projekt lze realizovat na každém obdobném subjektu veřejné správy, který řeší agendu příchozí elektronické pošty a zpracovává příchozí faktury.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO BYLY.
Projekt jsme prezentovali na několika ředitelstvích krajů a magistrátech. V současné době probíhají s několik subjekty obdobné projekty v různých fázích realizace.
3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Projekt lze využít více způsoby. Je možno nasadit pouze modul automatizované Podatelny, či automatického zpracování faktur, a to zcela nezávisle na sobě. Dále lze obě řešení spojit a provozovat jako jedno řešení.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
ANO.
Projekt obsahuje model strojového učení, který je tvořen na základě historických dat (příchozí el. zprávy a ruční klasifikace těchto zpráv) pro danou organizaci. Tento model v současné době obsahuje cca 400 000 slovních spojení, které lze aplikovat i další příbuzné organizace.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Základní strategie:
- nahrazení lidské práce virtuálními pracovníky, kteří jsou naprogramováni na zpracování pracovních úkolů v administrativě.
Manažerský přístup:
- identifikace pracovních aktivit v digitálním prostředí organizace (aplikace a systémy) s nízkou přidanou hodnotou, kde je výhodnější nasadit automatizovaná řešení a lidský potenciál použít na aktivity s vyšší přidanou hodnotou, či pro přímou interakci s občany
Použité technologické nástroje:
- řešení se skládá z kombinace low-code softwaru UiPath (RPA - Robotic Process Automation software) / vlastního modelu strojového učení / AI nástroj pro zpracování faktur DocuX
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Použité technologické nástroje:
- řešení se skládá z kombinace low-code softwaru UiPath (RPA - Robotic Process Automation software) / vlastního modelu strojového učení / AI nástroj pro zpracování faktur DocuX
Pro projekt je nutná součinnost s klientem, který se podílí na úvodní části projektu - Analýza a generování podkladů pro tvorbu statistického modelu. Dále kooperuje s nástrojem pro automatizované zpracování faktur a učí jej, jak správně identifikovat veškerá nutná data na nestandardních faktůrách.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Kombinace RPA nástroje s AI řešeními. Dále participace organizace zadavatele na provozu a rozvoji řešení, kdy zainteresovaní zaměstnanci jsou aktivní v používání automatizačních a AI řešení.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
RPA nástroj (software UiPath), který je součástí řešení lze dále využít napříč celou organizací, a to pro automatizaci rutinních administrativních aktivit jednotlivých oddělení. Máme klienty, kteří tento software používají pro automatizaci interních procesů napříč různými odděleními a automatizují takto (zcela bez zásahu lidského personálu) nižší desítky procesů i ve státní samosprávě.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Toto řešení je v současné době obdobně nasazeno na krajském ředitelství Pardubického kraje a dále se implementuje na magistrátu města Zlín.
Projekty za použití dílčích technologií, ze kterých je toto řešení sestaveno (RPA software) jsme realizovali na 7 krajských úřadech ČR a několika magistrátech, či městských obvodech. V současné době počet automatizovaných procesů v této oblasti dosahuje více jak 50 různých automatizovaných interních procesů.
KONTAKTY:
Referenční Projekt | Kontakt na KÚ Moravsko-slezského kraje:
Ing. Martin Vlček
Interní auditor
Krajský úřad Moravskoslezského kraje
28. října 117
702 18 Ostrava
telefon: 595 622 190
e-mail: martin.vlcek@msk.cz