Digitalizace procesů finanční kontroly - elektronizace oběhu ekonomických dokumentů GINIS

A – Přihlašující

Jméno a příjmení: David Roháček
Titul: Mgr.
Funkce: vedoucí oddělení Obchod - MČ a PO hlavního města Prahy
Odbor: 
E-mail: david_rohacek@gordic.cz
Telefon: +420724339916
Adresa: 
Firma: GORDIC spol. s r. o.
Nominace v kategorii: centrální úřady

 

B – Projekt

Název projektu: Digitalizace procesů finanční kontroly - elektronizace oběhu ekonomických dokumentů GINIS
Lokalita: Česká republika
CÍL:

• zajištění funkčnosti řízeného schvalovacího procesu elektronických dokumentů před i po vzniku závazku pro požadované rozpočtové výdaje Ústavu pro studium totalitních režimů;
• zajištění upozornění na čekající elektronické dokumenty ke schválení, podpisu či posouzení;
• zamezení přečerpání rozpočtu ÚSTR;
• zvýšení efektivity a komfortu řízeného schvalovacího procesu;
• významné snížení časové náročnosti oběhu schvalovacích dokumentů;
• přesná definice celého oběhu schvalovacích dokumentů;
• snížení nákladů organizace za pořízení materiálů potřebných k zajištění oběhu prostřednictvím papírových schvalovacích materiálů;
• komfortní manažerské prostředí modulu elektronické schvalovací knihy

 

Cílová skupina: Ústav pro studium totalitních režimů, zejména zaměstnanci podílející se na schvalovacím procesu
Provozovatel: Ústav pro studium totalitních režimů Realizátor: GORDIC spol. s r. o. (

 

C – popis projektu – pohled provozovatele

1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

ANO.

Patrnou výhodu v tomto směru představuje právě digitalizace, díky níž je na první pohled vidět, kdo již finanční kontrolu vykonal, včetně času schválení/neschválení, a na kom dokument finanční kontroly „visí“ – koho je potřeba urgovat, a to vše bez zbytečného fyzického obíhání příslušných osob. Odpadá kontrola podpisu dle odpovědnosti a podpisového vzoru. Vstup každého zúčastněného do systému je v podmínkách Ústavu pro studium totalitních režimů nezaměnitelný. Zjednodušení a zpřehlednění bylo dosaženo také vytvořením šablon, které se automaticky nabízí dle druhu zadávaného dokumentu. Dle vybrané šablony jsou dále automaticky předurčeny osoby, které vystupují v jednotlivých rolích finanční kontroly. Elektronizací procesu je zaručená auditní stopa.
Měřitelné parametry:
- jednoznačná průkaznost dokumentu;
- délka schvalovacího řetězce;
- čas potřebný pro vyřízení dokumentu;
- úspora času pro vyřízení konkrétního typu dokumentu;
- měřitelná identifikace stojících dokumentů s dobou zpoždění.

 

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

ANO.  

Cílem projektu, kterého se podařilo dosáhnout, byla digitalizace procesů finanční kontroly. Realizace vedla k jednoznačné průkaznosti finančních dokladů, zjednodušení a zpřehlednění systému finanční kontroly, která je zákonem ustanovena. Cílem bylo v neposlední řadě zajistit nepřetržitou kontrolu nad stavem dokumentů, ke které přispěla i avizace e-maily. 
Kladně je hodnocena jednoduchost a přehlednost systému, který ulehčil práci pracovníkům Ústavu pro studium totalitních režimů, kteří se finanční kontroly účastní.

 

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

VELMI DOBŘE.
Dodavatelem řešení bylo zorganizováno několik turnusů školení pro dotčené zaměstnance Ústavu pro studium totalitních režimů. Bylo vytvořeno několik typů šablon schvalovacích předpisů, které zahrnovaly automatické rozlišení workflow dle typu dokladu, a bylo nastaveno několik typů schvalovacích rolí.

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

PŘEVYŠUJÍ.
Digitalizovaly se procesy finanční kontroly. Zjednodušila a zpřehlednila se finanční kontrola, která je zákonem ustanovena. Zajistila se nepřetržitá kontrola organizace nad stavem dokumentů, ke které přispěla i avizace e-maily. Vytvořily se přehledné šablony, které se automaticky nabízejí na faktuře nebo smlouvě. Dále se snížily provozní náklady vynaložené na tisk.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?

TRVALÝ.
Důvodem k iniciaci projektu byla dlouhodobá potřeba lepší efektivity výkonu zaměstnanců Úřadu pro studium totalitních režimů. Dalším požadavkem bylo, aby prováděné úkony měly systémový otisk v používaném informačním systému GINIS a byla zajištěna časová jednoznačnost prováděného úkonu i jednoznačná odpovědnost za provedený úkon. Z auditního hlediska bylo zcela odstraněno riziko nevěrohodnosti či neprůkaznosti prováděných úkonů a bylo zaručeno zaznamenání auditní stopy.

 

2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE

Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

ROZHODNĚ ANO.
Z analýz vnitřních procesů různých subjektů veřejné správy bylo identifikováno, že zaměstnanci ztrácejí neúměrné množství času výkonem rutinních úkonů, které v analogové podobě vykazovaly časové nejednoznačnosti a odpovědnostní pochybnosti.

Projekt je tedy rozhodně využitelný pro všechny subjekty veřejné správy, které chtějí zlepšit efektivitu výkonu svých zaměstnanců a využít všech benefitů, které přináší digitalizace procesů finanční kontroly, včetně úspory vedlejších nákladů.

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

ANO, BYLY.

 

C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

NENÍ MOŽNÉ.

 

4 - OPEN DATA

Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?

NENÍ MOŽNÉ.

 

5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE

 

 

D – popis projektu – pohled realizátora

 

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:

Provádění finanční kontroly prostřednictvím elektronické podpisové knihy je velmi dobře administrovatelný proces z hlediska nastavitelnosti pro konkrétní potřeby daného zákazníka. Ústav pro studium totalitních režimů je specifický zejména úzkým okruhem ekonomických pracovníků. Proto byl kladen důraz na variabilitu schvalovacích šablon, kde byly nastaveny nepovinné role posuzovatele. Ty může (ale nemusí) zadavatel vybrat a tím zlepšit informovanost pro zákonem stanovené role správce rozpočtu a příkazce operace, resp. hlavní účetní. Nastaveny, resp. vytvořeny byly schvalovací šablony pro dodavatelské smlouvy, limitované přísliby a došlé faktury, včetně číselníků pracovníků ve čtyřech schvalovacích rolích. Výhodou pro schvalovatele běžně nevyužívajících IS GINIS byla bezesporu e-mailová avizace informující o potřebě daný doklad vyřídit. Ze schvalovacího procesu vzniká záznam v podobě splňující jak legislativní požadavky na finanční kontrolu, tak požadavky kladené Ústavem pro studium totalitních režimů.

 

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Implementování finanční kontroly před vznikem závazku v modulu smlouvy (SML) i po vzniku závazku v modulech kniha došlých faktur (KDF) a kniha poukazů (POU) lze použít i na relativně malém projektu s veškerými jejími výhodami.
Nasazení modulu elektronická podpisová kniha je možné ve všech projektech se subsystémem ekonomika informačního systému GINIS.

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Nasazení modulu elektronická podpisová kniha je možné ve všech projektech se subsystémem ekonomika informačního systému GINIS.

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Provádění finanční kontroly před i po vzniku závazku a nároku pomocí modulu EPK (elektronická podpisová kniha) bylo implementováno i v dalších organizačních složkách státu, které využívají ekonomický subsystém IS GINIS. Například Český telekomunikační úřad toto řešení využívá, včetně schvalovacího procesu vystavených objednávek.

kontakty:

provozovatel projektu Ústav pro studium totalitních režimů
kontaktní osoba: Ing. Jaroslava Rákosníková, náměstkyně pro ekonomiku a provoz, e-mail jaroslava.rakosnikova@ustrcr.cz)

realizátor projektu GORDIC spol. s r. o. 
kontaktní osoba za realizaci a vedení projektu: Ing. Iva Habovčíková, e-mail: iva_habovcikova@gordic.cz; 
kontaktní osoba za obchodní a smluvní záležitosti: Mgr. David Roháček, e-mail: david_rohacek@gordic.cz