Digitalizace agendových a účetních dokladů ekonomických modulů IS GINIS
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Radim Carda
Titul: Ing.
Funkce: vedoucí Finančního odboru Magistrátu města Prostějova
Odbor: Finanční odbor
E-mail: radim.carda@prostejov.eu
Telefon: 582329104
Adresa: Prostějov, nám. TGM 130/14, 796 01
Firma: Statutární město Prostějov
Nominace v kategorii: města
B – Projekt
Název projektu: Digitalizace agendových a účetních dokladů ekonomických modulů IS GINIS
Lokalita: Magistrát města Prostějova
CÍL:
V roce 2024 byly digitalizovány účetní doklady všech ekonomických modulů IS GINIS.
Veškerý oběh dokladů ekonomických modulů probíhá pouze elektronicky. Pro podpisy dokladů využíváme elektronickou podpisovou knihu.
Popsaný proces digitalizace vede k:
- posílení transparentnosti účetnictví a je přípravou na novelu zákona o účetnictví
- urychlení předávání dokladů v rámci magistrátu i mimo něj;
- úspoře času zaměstnanců
- úspoře spotřebního materiálu (papír, tonery, archivační krabice);
- úspoře místa v centrální spisovně magistrátu;
- zajištění elektronické archivace dokladů v souladu s NSESSS.
Cílová skupina: Zaměstnanci statutárního města Prostějova
Provozovatel: Statutární město Prostějov
Realizátor: Statutární město Prostějov, Gordic spol. s r. o.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Měřitelnost dosaženého stavu lze jednoduše ověřit v počtu vytvořených digitálních dokladů. Nástrojem pro měření je kontrola metadat v jednotlivých ekonomických modulech, čímž je zajištěna 100% správnost dat.
V roce 2023 bylo oddělením účetnictví Finančního odboru Magistrátu města Prostějova zpracováno 68.653 digitálních dokladů. Tomu počtu odpovídá úspora nejen stejného množství papíru, ale je nutno k tomu připočítat i přílohy jednotlivých dokladů. Tyto přílohy dokladů jsou rovněž konvertovány do digitální podoby.
Magistrát má průměrně za rok v modulu Kniha došlých faktur 5300 dokladů, v modulu Poukazy 3500 dokladů, v modulu Pořizovač účetních dokladů 5300 dokladů, v modulu Pokladna (pouze příjmové doklady) 54000 dokladů, což prezentuje cca 130 archivních krabic, tj. nároky na cca 13 metrů polic v centrální spisovně magistrátu.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Přes prvotní nedůvěru zaměstnanci elektronický oběh digitálních dokladů ekonomických modulů IS GINIS přijali a dodržují vypracované manuály k jednotlivým modulům. Zjistili, že tento systém jednoznačně vede ke zvýšení efektivity a produktivity jejich práce. Digitalizace dokladů ekonomických modulů spolu se zajištěním potřebného hardwaru umožnila i rozšíření práce formou home-office, což například v době pandemie Covid 19 bylo pro zaměstnance velkým přínosem.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Zaměstnanci obdrželi detailně vypracované manuály k jednotlivým modulům IS GINIS. Mají možnost osobní konzultace s analytičkou GINIS, která je zaměstnankyní města.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Dosaženým výsledkem výše popsaného řešení je zefektivnění práce s doklady napříč celým magistrátem. Měřitelným ukazatelem je počet správně zpracovaných dokladů, což umožňuje provedení bezproblémové elektronické archivace. IT řešení realizoval interní tým magistrátu, který vedla zaměstnankyně města zařazená na odboru informačních technologií. Navržené postupy byly implementovány ve spolupráci se zástupcem firmy GORDIC firmou K o r a c spol. s r.o. z Prostějova.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Digitalizace změnila postupy práce s ekonomickými moduly na magistrátu, zpřesnila výstupy pracovní činnosti zaměstnanců a umožnila využití výpočetní techniky v maximální míře. Provázanost ekonomických modulů umožnuje důsledně vytvářet auditní stopu jednotlivých účetních případů od zadání objednávky/smlouvy až po archivaci. Digitální forma dokladů umožňuje snadné a rychlé vyhledání pro další použití a případné kontroly. Snížila se zátěž životního prostředí, klesly náklady na tisk dokladů, jejich uložení a následnou archivaci.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Uplatněná řešení jsou dostupná i pro jiná města, která využívají IS GINIS.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO BYLY.
Předávání našich zkušeností a informací o realizovaných postupech v digitalizaci dokladů ekonomických modulů IS GINIS probíhá opakovaně v rámci návštěv z jiných měst.
3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
NENÍ MOŽNÉ.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
NENÍ MOŽNÉ.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Digitalizace dokladů ekonomických modulů byla provedena efektivnějším využitím stávajícího software IS GINIS.
Prvotním impulsem pro zahájení prací na digitalizaci dokladů ekonomických modulů IS GINIS v roce 2014 bylo zavedení jednotné evidence uzavřených smluv, objednávek, limitovaných příslibů a zavedení finanční kontroly před vznikem závazku v elektronické podobě. K tomuto jsme využili modul SML (Evidence smluv).
Od roku 2015 všechny došlé faktury prvotně evidujeme na podatelně Magistrátu města Prostějova. Faktury doručené v papírové podobě skenujeme a spolu s fakturami doručenými elektronicky (email, datová schránka) jsou předávány elektronicky na jednotlivé odbory magistrátu k dalšímu zpracování v modulu KDF (Kniha došlých faktur). V současné době dostáváme faktury od dodavatelů cca v 80 % v elektronické podobě. Zbývajících 20 % faktur, které obdržíme v papírové podobě, konvertujeme do výstupního datového formátu PDF/A. Od 1. 1. 2025 bude realizováno vytěžování faktur přijatých ve formátu ISDOC.
V roce 2019 byly v rámci modulu POK (Pokladna) kompletně digitalizované příjmové pokladní doklady z pokladen (v současné době vedeme 80 pokladních knih). Výdajové pokladní doklady jsou v analogové podobě, protože za stávajících legislativních a technických podmínek nelze zajistit podpis osoby přijímající peníze v digitální podobě.
V roce 2020 byly digitalizovány doklady:
- modulu UCT (Pořizovač účetních dokladů);
- modulu ROZ (Pořizovač rozpočtových dokladů).
V roce 2022 byly digitalizovány doklady:
- modulu POU (Poukazy), který zajišťuje vystavení platebních poukazů na základě uzavřených smluv a limitovaných příslibů;
- modulu KOF (Kniha odeslaných faktur);
- modulu PRE (Převodní poukazy), který je využíván pro převody peněz mezi účty města.
V roce 2024 byly digitalizovány účetní doklady všech ekonomických modulů IS GINIS.
Veškerý oběh dokladů ekonomických modulů probíhá pouze elektronicky. Pro podpisy dokladů využíváme elektronickou podpisovou knihu.
Popsaný proces digitalizace vede k:
- posílení transparentnosti účetnictví a je přípravou na novelu zákona o účetnictví
- urychlení předávání dokladů v rámci magistrátu i mimo něj;
- úspoře času zaměstnanců
- úspoře spotřebního materiálu (papír, tonery, archivační krabice);
- úspoře místa v centrální spisovně magistrátu;
- zajištění elektronické archivace dokladů v souladu s NSESSS.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Zaměstnanci města z odboru informačních technologií a finančního odboru vytvořili společně zadání projektu a na technické realizaci s nimi spolupracoval dodavatel IS GINIS.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Realizovaná řešení jsou plně funkční, jsou přijatá a systémově používaná všemi zaměstnanci. Jedná se o dobrou praxi, kterou prezentujeme i zájemcům z jiných měst, kteří u nás čerpají zkušenosti a inspiraci.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
KONTAKTY: