Digitalizace krajského úřadu, elektronické schvalování a digitalizace oběhu účetních dokladů.
A - PŘIHLAŠUJÍCÍ
Jméno a příjmení: Ivan Kugler
Titul: RNDr.
Funkce: ředitel - distributor
E-mail: ivan_kugler@gordic.cz
Telefon: 567 310 792
Adresa: Erbenova 4, 586 01 JIHLAVA
Úřad/firma: GORDIC spol. s r.o.
Soutěžní kategorie kraje
B - PROJEKT
Název projektu: Digitalizace krajského úřadu, elektronické schvalování a digitalizace oběhu účetních dokladů
Lokalita: Pardubický kraj
Cíl:
Komplexní digitalizace procesů úřadu včetně elektronického schvalování a podepisování za primárním účelem dostupnosti všech služeb digitální cestou. Zvýšení produktivity práce, urychlení celého procesu oběhu finančních dokladů, oběhu podkladů pro jednání rady a zastupitelstva, a vytvoření možnosti vzdáleného schvalování managementem mimo úřad.
Cílová skupina:
pracovníci na všech pozicích úřadu, management úřadu
Provozovatel: Krajský úřad Pardubického kraje
Realizátor: Gordic s.r.o.
C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE
1. Prokazatelnost účinků projektu
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Nepochybně ano - kvantitativně i kvalitativně:
- Počitatelné jsou především úspory financí, času i dalších provozních prostředků.
- Ke zkvalitnění procesů a zefektivnění práce došlo zejména díky provázanosti agend, jednotné správě digitalizace dat nebo elektronickému schvalování a podepisování, kdy schvalování lze vykonat i vzdáleně.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano, klíčoví pracovníci našeho úřadu vnímají pozitivně odklon od analogových podkladů k plně digitální agendě. Vedoucí pracovníci tak získali možnost o dokumentech rozhodovat a případně provádět následná schválení a bez nutnosti osobní přítomnosti na krajském úřadě.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Digitalizace a elektronické schvalování a podepisování se u nás řešilo postupně. Během této doby proběhla informační kampaň a osvěta uživatelů formou školení a workshopů.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují - Projekt přinesl v některých směrech úspory a řadu vyřizování významně urychlil. Výsledky jsou obzvlášť vítány nyní, kdy díky implementovanému řešení odpadla nutnost fyzické přítomnosti na úřadě při schvalovacích procesech. Obecně je nyní digitalizace něčím, co je v této nelehké době nutností, pokud chce úřad minimalizovat osobní setkávání a s ním spojená rizika.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Projekt byl řešen nákupem trvalých licencí a rozšířením Integrační platformy GINIS, má tedy trvalý charakter.
2. Prokazatelnost nejlepší praxe
Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano. Díky digitalizaci jednotlivých agend a možnosti vzdáleného přístupu může být inspirující i pro ostatní úřady.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
Ano.
3. Vícekanálový přístup
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
Zaměstnanci mohou provádět svou agendu buď osobně na úřadě, nebo vzdáleným přístupem.
4. Open Data
Jedná se o projekt, který využívá Open Data?
Ne. Jedná se o významný informační systém podle zákona č. 181/2014 Sb., obsahuje tedy důvěrné informace. Na druhou stranu některá data by po anonymizaci a pseudonymizaci mohla být uvolněna jako Open Data. Finanční náročnost a tedy neadekvátnost takovéhoto postupu však brání tomuto kroku.
5. Doplňující informace.
Celý proces digitalizace našeho úřadu včetně schvalování a podepisování začal ještě před rozšířením COVID-19. Řešení od dodavatele GORDIC spol. s.r.o. nám přineslo možnost zefektivnit práci jednotlivých odborů s využitím digitalizace celé řady agend a elektronického podepisování a schvalování v aplikaci Elektronická podpisová kniha. Pro veřejnost jsme se rozhodli poskytovat digitální služby prostřednictvím Portálu občana, který konkrétně u nás slouží ke sběru elektronických žádostí o dotace, ale může být v případě potřeby jednoduše využit i pro běžná podání.
Primárním vstupem digitalizace je Skenovací linka, která automaticky a hromadně konvertuje analogové dokumenty (smlouvy, faktury a jiné dokumenty) do digitální podoby. Referenti poté pracují již s digitálními daty.
Agenda usnesení se taktéž zcela oprostila od papírových dokumentů. Podklady jsou vytvářeny elektronicky a elektronicky je zajištěna i jejich distribuce. Schvalování probíhá ve zmíněné Elektronické podpisové knize. Kompletní dokumentace jednání samosprávy připravovaná v modulu Usnesení umožnila již v minulých volebních obdobích nabídnout zastupitelům a radním elektronická média (CD,DVD), jejichž prostřednictvím dostávali podklady na jednotlivá jednání. Pro archivní účely se však stále zakládala listinná forma dokumentů s fyzickými podpisy. V souvislosti s rozvojem elektronických podpisů začala být zvažována myšlenka, jak je využít i zde.
Východiskem projektu se stala určitá analogie s dosavadní praxí, která měla již svůj zavedený řád. Ten se odvíjí od záměru předložit samosprávě materiál k projednání - od jeho konzultace, odůvodnění přes doplnění určitými přílohami až po formulaci usnesení. Také bylo třeba vyjádření odpovědných osob a jejich podpis na materiál, teprve poté mohla být zpráva odevzdána členům samosprávy.
Technologickým jádrem tohoto projektu tak bylo zavedení mechanismu elektronického potvrzení souhlasu jednotlivých osob – konzultanta, předkladatele a zpracovatele, napojení na elektronickou podpisovou knihu a v neposlední řadě i grafické znázornění tohoto schválení v podobě piktogramu na titulním listu předkládaných zpráv. Jednotlivé schvalovací kroky byly analogicky odvozeny od již zavedených postupů na úřadu. Další funkcionalitou je avízo o dokumentu ke schválení v Elektronické podpisové knize, které je zaslané prostřednictvím mailu zainteresovaným osobám, jakmile dojde ke spuštění schvalovacího procesu. Současně se spuštěním schvalování zprávy vzniká v EPK také elektronický obraz této zprávy včetně jednotlivých příloh. Po podepsání nebo schválení všech zainteresovaných osob dostává autor zprávy (nebo ten, kdo schvalování spustil) mailovou informaci o tom, kdo zprávu podepsal či schválil. Má tedy přehled o stavu schvalování daného dokumentu. Nakonec se z modulu USN generuje komplet v přehledné adresářové struktuře, která je pro zastupitele dostupný přes portál Pardubického kraje.
Realizace vedla k vylepšení schvalování materiálů pro zasedání všem zúčastněným stranám. Dále toto řešení zajistilo úsporu času, především při schvalování materiálu větším počtem osob, kdy tyto osoby mohou schvalovat i paralelně a není nutné je jednotlivě obcházet jako tomu bylo v minulosti.
Elektronická podpisová kniha je využita i při schvalovacích procesech v ekonomických agendách (objednávky, smlouvy s návazností na likvidaci faktur, poukazů) s vazbou na finanční kontrolu. Dokumenty jsou kdykoliv dohledatelné přímo v systému, vč. data, času a jednotlivých schvalovacích úkonů nad dokumentem.
Trasy a schvalovací procesy i el. finanční kontrola jsou striktně definovány, čímž je zabezpečeno, že pracovníci nevynechají žádný z požadovaných kroků dle zákona nebo Interní směrnice, a neumožňují provedení úhrady bez schválení určenou osobou v závislosti na typu dokladu. Doložitelná je i kompletní historie.
V rámci komplexního projektu digitalizace úřadu byl vyřešen i oprávněný přístup pracovníků ke všem dokumentům dle přidělených přístupových práv. Došlo k racionalizaci a urychlení práce, neboť odpadlo obcházení pracovníků s papírovými účetními doklady po pracovištích a dokumenty jsou vždy k dispozici.
Elektronické podepisování dokumentů se využívá i ve spisové službě. Vedoucí pracovníci úřadu mají možnost rozhodovat o dokumentech i mimo prostory své kanceláře. Díky Elektronické podpisové knize mohou digitální dokumenty prohlížet a následně jednotlivě či hromadně schválit, podepsat či zamítnout na jakémkoliv zařízení (například na notebooku během služební cesty). Stačí jim disponovat přístupem k internetu.. EPK jim dále umožňuje například k neschválenému dokumentu připojit komentář s odůvodněním. Nástroj respektuje mnohé zažité zvyklosti schvalovacího procesu (předkládání, schvalování i podepisování), ale komplexně je přenáší do efektivnější a pohodlnější digitální podoby. Moderní architektura Webových a mobilních aplikací umožňuje zajištění bezpečného přístupu uživatelů i vzdáleně.
D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA
Nejnáročnější bylo dohodnout technologické a bezpečností postupy tak, aby nabízené řešení splňovalo bezpečností pravidla vyplívající z faktu, že je u zákazníka systém GINIS v režimu VIS (Významný Informační Systém). Tomu se musela podřídit technologie vzdáleného přístupu a zabezpečení perimetru úřadu.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Celé řešení je možné použít i na ostatních úřadech.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Jednotlivé části řešení byly implementovány i v rámci jiných projektů. Krajský úřad Pardubického kraje však se svou koncepcí kompletní digitalizace, elektronického schvalování a podepisování ve všech třech dílčích oblastech a vzdáleného přístupu zkombinoval jednotlivé prvky do komplexního celku.