DIGITÁLNÍ KOMUNIKACE OBČANŮ I FIREM S MĚSTSKÝM ÚŘADEM

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení:       Ivan Kugler

Titul:                             RNDr.

Funkce:                        ředitel - distributor

Odbor/oddělení:          

E-mail:                          ivan_kugler@gordic.cz

Telefon:                        567 310 792

Adresa:                         Erbenova 4, 586 01 Jihlava

Úřad/firma:                  Gordic spol. s r. o.

 

Soutěžní kategorie        města

B - PROJEKT

Název projektu:  Digitální komunikace občanů i firem s městským úřadem

Lokalita:  Město Tábor

Cíl:

Úplná elektronizace komunikace občanů i firem s úřadem zahrnující on-line platby místních poplatků a pohledávek vč. dostupnosti souvisejících informací, plně elektronické podání žádostí o dotace nebo řešení životních situací prostřednictvím digitálních formulářů.

Cílová skupina: 

občané a firmy se zájmem či potřebou komunikovat s městským úřadem Tábor

Provozovatel:  Město Tábor

Realizátor:  GORDIC spol. s r.o.

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

 

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?

Ano. 

Občanovi (firmě) umožňuje řešení získávat i předávat informace elektronicky bez nutnosti osobní návštěvy na městském úřadě, kde bylo dříve nutné fyzické vyplnění žádosti, případně odevzdání její vytištěné podoby. Návštěva městského úřadu není nutná ani pro placení poplatků a pohledávek vedených městem. Úhradu lze provést pomocí platební brány, která je součástí řešení. Okamžité uhrazení pohledávky pomocí platební brány se nijak neliší od úkonů, na které jsou lidé zvyklí například z internetových nákupů v e-shopech. Kromě pohodlí je aktuálně velkou výhodou i odbourání front u pokladny úřadu.
Řešení je velkým přínosem i pro městský úřad, hlavně v rychlosti, nepřetržité dostupnosti služby a úspoře času - odpadá nutnost přepisování údajů z žádostí. S přístupem přes NIA navíc odpadá nutnost verifikace účtu občana v systému jsou již využity údaje zapsané právě v NIA.
Žadateli o dotace je usnadněno podání již tím, že jsou automaticky předvyplňovány základní informace o něm získané z NIA. Rozpracované i odeslané formuláře jsou archivovány. Jsou tak stále dostupné na portálu občana. Kompletně vyplněný formulář lze jedním kliknutím odeslat do agendového systému pro evidenci žádostí. Od tohoto okamžiku žadatel již stále (on-line) vidí stav řešení žádosti i odpovědnou osobu, která spravuje danou žádost (včetně telefonního čísla). Po schvalovacím procesu žadatel uvidí v detailu odeslané žádosti také schválenou částku přidělené dotace. Ať už se jedná o žádosti o dotace, či jiná elektronická podání, vše končí automaticky v agendovém informačním systému města Tábor a je zapsáno ve spisové službě, kterou město zodpovědně vede. Pokud je to z nějakého důvodu potřeba, tak vyplněné i rozpracované formuláře lze převodem do PDF použít i mimo elektronický systém.
Vnímají a uznávají uživatelé tento projekt jako prospěšný?
Ano. 
Ano, odpadla nutnost chvátat z práce kvůli vyplnění a podání žádosti, zaplacení poplatku a dalším povinnostem či úkonům. Nyní je úřad přístupný občanovi/firmě dle potřeby, a to z pohodlí domova bez nutnosti fyzické návštěvy. Velikým přínosem je i možnost sledování vývoje žádostí, kdy má občan/firma neustále online kontrolu nad aktuálním stavem žádosti.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?

Velmi dobře. 

Informace o běhu a dostupnosti této elektronické komunikace proběhla v místním deníku vydávaným městským úřadem a dále probíhá informování na webových stránkách města.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?

Převyšují.

Automatické zpracovávání žádostí šetří čas referentů a je možné provádět některé úkony automaticky.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?

Projekt je trvalý už z podstaty celého jeho nasazení a plánovaného využívání.

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?

Rozhodně ano. Díky elektronickému podání žádostí je možné procesy zautomatizovat, šetřit nejen čas referentů, ale i čas občana či zástupce firmy nutný pro fyzickou návštěvu úřadu. Jako největší přínos hodnotí občané dostupnost služby z domova v jakémkoliv čase.

  

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Ano byly. Zkušenosti z provozu na Městském úřadě v Táboře jsou nyní využívány při nasazování obdobného projektu na Magistrátu města Pardubice.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Není možné.

 

4.  Open Data

Jedná se o projekt, který využívá Open Data?

Není možné.

 

 

5. Doplňující informace.

 

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace včetně případných specifik 

Po přihlášení prostřednictvím NIA stačí na portálu v navigačním panelu zvolit požadovaný úkon. Jedná-li se o pohledávku (které jsou načítány z agendového systému městského úřadu), lze rovnou přikročit k online úhradě, ať už se jedná o nedoplatek nebo budoucí platbu. Samotnou platbu lze provést přímo z bankovnictví pomocí QR kódu, nebo přes napojené platební brány, kde stačí vyplnit číslo karty a potvrdit platbu na mobilním zařízení. Platba (provedena jakýmkoliv ze zmíněných způsobů) bude automaticky spárována s předpisem platby a tím bude připsána na konkrétní zaplacený poplatek.
Žádosti či formuláře jsou na míru vytvořeny pro město a konkrétní požadavek. Uživatel je nástrojem veden a při vyplnění formulářů má jasně daná povinná pole, bez kterých není možné formulář odeslat. Následně jsou formuláře automaticky vytěženy a předány do příslušných agend systému městského úřadu. Jejich zpracování je pro referenty MěÚ jednodušší již v tom, že nemusí nic ručně přepisovat, protože se jim údaje vyplněné uživatelem „přetáhnou“ do systému automaticky. Je tedy možné využít plně elektronické podání žádostí, které jsou následně zaregistrovány ve spisové službě města.

V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?

Inspirativní může být mechanismus přímého vytěžování dat z digitálních formulářů do agendového systému. Dále pak v nepřetržité dostupnosti formulářů, žádostí o dotace, možnosti úhrady poplatků pro občany i zástupce firem či organizací, a to bez nutnosti navštívení úřadu.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Toto řešení je kompletně použitelné i u dalších městských případně krajských úřadů.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Digitální komunikaci s městským úřadem jsme realizovali na více městech i krajských úřadech, ale rozsah naimplementované funkcionality je na městě Tábor největší.

inPage - webové stránky s AI, doména a webhosting