COBY [kouby]

 

A – Přihlašující

Jméno a příjmení: Petr Pavlinec
Titul: Ing.

Funkce: vedoucí odboru informatiky
Odbor: odbor informatiky
E-mail: pavlinec.p@kr-vysocina.cz
Telefon: 724650102
Adresa: Žižkova 1872/89, 586 01 Jihlava
Firma: Kraj Vysočina
Nominace v kategorii: kraje

B – Projekt

Název projektu: COBY [kouby]
Lokalita: Kraj Vysočina

CÍL:

Cílem projektu COBY bylo vytvořit moderní webový systém pro pedagogicko-psychologické poradny (PPP) a speciálně pedagogická centra (SPC) v Kraji Vysočina. Záměrem bylo zefektivnit a bezpečnostně ošetřit správu citlivých klientských informací, včetně diagnostiky a doporučení v oblasti vzdělávacích a výchovných problémů, školní zralosti či profesní orientace. COBY usnadňuje přístup k aktuálním informacím nejen pro pracovníky poraden, ale i pro klienty a jejich rodiny, čímž podporuje lepší komunikaci a spolupráci.

Cílová skupina: Aplikace COBY je primárně určena pracovníkům pedagogicko-psychologických poraden (PPP) a speciálně pedagogických center (SPC) v Kraji Vysočina a jejich klientům.
Provozovatel: Provozovatelem systému COBY je Kraj Vysočina.
Realizátor: Spolek pro budování a implementaci softwarových open source nástrojů, z. s., který vyvinul aplikaci pro potřeby Kraje Vysočina.

 

C – popis projektu – pohled provozovatele

1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný? 

ANO.
Aplikace je v době přihlášky uváděna do provozu, ale již teď lze zhodnotit, že byla například optimalizována pro snížení počtu úkonů (kliků) potřebných k dokončení nejčastějších operací. Pohled na data byl důkladně přepracován s cílem poskytnout komplexní 360stupňový přehled o klientovi, což pracovníkům zajišťuje snadný a rychlý přístup ke všem relevantním informacím na jednom místě. Dále proběhlo několik integrací (rozepsáno níže), díky kterým byla propojena agenda PPP a SPC s dalšími systémy, což pomáhá nabourávat stav, kdy jedna aplikace neumí komunikovat s dalšími a nevyužívají se tak vzájemné synergie systémů.

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?

ANO.
Uživatelé, tedy pracovníci pedagogicko-psychologických poraden a speciálně pedagogických center, tento projekt vnímají jako prospěšný díky očekávanému zjednodušení administrativy a efektivnějšímu přístupu k datům o klientech. V rámci testování aplikace poskytli pozitivní zpětnou vazbu, zejména ohledně vyšší přehlednosti a snížení časové náročnosti běžných činností.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Cílová skupina byla s projektem důkladně obeznámena a klíčoví uživatelé byli zapojeni do vývoje od prvních dnů. Projekt se vyvíjel agilně, s využitím prototypů a průběžného představování nových verzí (inkrementů aplikace). Kromě těchto kroků probíhaly pravidelné workshopy a konzultace, které umožnily sběr zpětné vazby přímo od uživatelů a její zakomponování do aplikace. Byly realizovány uživatelské testy zaměřené na použitelnost, které ověřily intuitivnost ovládání a identifikovaly body ke zlepšení. V závěrečné fázi se uskutečnila školení všech uživatelů, aby se zjednodušil přechod na nový systém a zajistila se připravenost uživatelů na jeho plné využití.

 

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Projekt byl rozdělen do několika etap. Agilní přístup umožnil maximálně efektivně využít finanční prostředky, protože každá etapa byla přizpůsobována na základě průběžné zpětné vazby od uživatelů. Dosažené výsledky odpovídají vynaloženým nákladům, projekt postupně splňoval stanovené cíle.

 

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
DLOUHODOBÝ.
Jedná se o projekt s dlouhodobým účinkem / dopadem. Aplikace COBY je navržena tak, aby stabilně podporovala provoz pedagogicko-psychologických poraden a speciálně pedagogických center po řadu let. Díky své modulární a flexibilní architektuře umožňuje průběžné aktualizace a rozšiřování funkcionalit, což zajišťuje její adaptaci na měnící se potřeby uživatelů a legislativní požadavky. Integrace s klíčovými systémy a registry navíc garantuje, že aplikace bude relevantní a udržitelná i v dlouhodobém horizontu.

2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE

Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Ano, projekt COBY může být inspirací pro ostatní subjekty veřejné správy. Díky svému zaměření na efektivní práci s daty, bezpečnost osobních údajů a integraci s klíčovými registry (Rejstřík škol, Základní registry - Registr obyvatel) a systémy (jako eSSL) poskytuje příklad komplexního řešení, které zjednodušuje administrativní procesy a zlepšuje dostupnost služeb pro klienty. Intenzivní zapojení klíčových uživatelů a důraz na přizpůsobitelnost aplikace ukazují, jak lze veřejné projekty realizovat efektivně a s ohledem na potřeby koncových uživatelů, což může být užitečný vzor pro podobné projekty v oblasti veřejné správy.

Aplikace je provozována jako sdílená služba v datovém centru Kraje Vysočina. Tím je zajištěna vysoká úroveň ochrany osobních údajů, spolehlivost provozu a efektivní využívání již existujících zdrojů.

 

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO BYLY.
Zkušenosti nabyté při realizaci projektu COBY začínají být předávány ostatním subjektům veřejné správy na odborných setkáních a workshopech (bylo např. zmíněno na vývojové radě spolku BISON.

 

3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Uživatelé mohou k aplikaci přistupovat z interní sítě Kraje Vysočina, přičemž přihlášení probíhá bezpečně přes jednotný přihlašovací systém (SSO) kraje. Systém zajišťuje komunikace s uživateli jak prostřednictvím svého webového prostředí, tak např. datovými schránkami (prostřednictvím integrace eSSL)

 

4 - OPEN DATA

Jedná se o projekt, který využívá OPEN DATA?
ANO.
Aplikace je propojena s externími zdroji dat, jako je Rejstřík škol, který poskytuje veřejně dostupná data o školských zařízeních.

 

5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE

Projekt COBY se vyznačuje jasnou strategií zaměřenou na digitalizaci a efektivitu veřejných služeb v oblasti pedagogicko-psychologického poradenství a speciální péče. Klíčovým prvkem manažerského přístupu bylo intenzivní zapojení koncových klíčových uživatelů do všech fází projektu. Tento přístup napomohl zajistit, že aplikace odráží reálné potřeby a pracovní postupy. To napomáhá vysoké míře přijetí u koncových uživatelů.

Projekt byl vyvíjen s využitím agilních metodik, kdy byly nové funkce prezentovány a testovány v pravidelných iteracích. Tento způsob vývoje umožnil flexibilní úpravy aplikace na základě zpětné vazby klíčových uživatelů. Aplikace byla implementována s důrazem na bezpečnost a stabilitu. Toho bylo dosaženo i díky využití krajského datového centra a sdílených služeb Kraje Vysočina.

COBY je technologicky postaven na moderních nástrojích a integraci s klíčovými externími systémy (např. eSSL, Rejstřík škol, Registr obyvatel apod.), což umožňuje efektivní výměnu informací a zajišťuje přístup k aktuálním údajům. Ovládání a grafický návrh aplikace dále poskytuje komplexní a přehledný 360stupňový pohled na data klientů. COBY podporuje zrychlení a zjednodušení pracovních procesů, což pracovníkům umožňuje věnovat více času přímé práci s klienty. Projekt také demonstruje dobrou praxi v oblasti využívání open data.

Z dlouhodobého hlediska je dopad projektu především ve zvýšení kvality a dostupnosti služeb pro děti a studenty. Díky funkcím reportingu a integraci se statistickým systémem nabízí COBY cenné údaje o trendech, jako jsou například počty a důvody odkladů školní docházky, což může být důležité pro orgány, které sledují problematiku školní zralosti a přípravy na školní docházku. Tyto data a analýzy mohou sloužit jako podklad pro informovaná rozhodnutí a mohou také přispět k veřejné diskusi o současných výzvách ve vzdělávacím systému.

 

D – popis projektu – pohled realizátora

 

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik: 
Technická realizace projektu COBY zahrnovala použití moderních technologií, které umožňují snadný vývoj a škálovatelnost aplikace. Klíčovým prvkem byla také integrace s externími systémy, jako je elektronický systém spisové služby (eSSL), Rejstřík škol, Registr obyvatel, SSO Kraje Vysočina apod.,

Náročnou součástí implementace byla migrace dat ze starého systému, což bylo nezbytné pro zajištění kontinuity služeb a zachování úplné historie klientských záznamů. Důležité bylo také přijít s vhodným grafickým návrhem aplikace, který poskytuje přehlednější a intuitivnější pohled na data (360 stupňový pohled), což uživatelům usnadňuje přístup k hledaným informacím.

K analýze a vizualizaci klíčových statistik byl nasazen Power BI, který poskytuje nejen přehledy pro interní potřeby, ale také obsahuje statistiky potřebné pro výkazy MŠMT. Tím COBY zjednodušuje a automatizuje tvorbu povinných reportů a usnadňuje pracovníkům plnění výkazných povinností.

 

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
COBY představuje funkční příklad propojení agendy školství s konceptem eGovernmentu prostřednictvím klíčových integrací a bezpečné práce s citlivými údaji. Aplikace rovněž až na výjimky (Power BI) staví na open-source technologiích, což přispívá k její dostupnosti bez nutnosti licenčních vícenákladů.

COBY je provozován v krajském datovém centru, které poskytuje sdílené služby, což je příkladem dobré praxe využití již existujících IT zdrojů.

V neposlední řadě statistický modul může nabídnout cenná data k aktuálním otázkám, jako jsou odklady nástupů do škol, což je téma s velkým mediálním ohlasem. Jedním z úkolů eGovernmentu by mělo být pomáhat adresovat takové otázky tím, že poskytuje relevantní data a podporuje informovaná rozhodnutí.

 

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Výjimečnost tohoto nasazení v Kraji Vysočina spočívá v přizpůsobení aplikace specifickým potřebám a organizační struktuře PPP a SPC v kraji. V každém kraji mohou být pedagogicko-psychologické poradny a speciálně pedagogická centra uspořádána jinak – například z hlediska hierarchie nebo organizační struktury, což může vyžadovat určité úpravy aplikace. Mimo to je však aplikace díky realizovaným integracím a použitým technologiím přenositelná i do dalších organizací.

 

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

Spolek BISON realizuje mnoho podobných projektů - více viz https://www.spolek-bison.cz/projekty

 

KONTAKTY:
Ohlašovatel + https://www.spolek-bison.cz/kontakt