Co je a co není rozumná elektronizace samosprávy
Slova. Slova. Slova. O tom je nyní elektronizace veřejné správy. Jakoby se doposud tolik věcí dělalo špatně, jakoby se centrální plánování po třiceti letech vrátilo a snažilo se své okolí přesvědčit, že ke každému kroku je třeba plán či strategie, která nemůže být jiná než akční.
Štěstím sektoru samosprávy je, že pozornosti centrálního dohledu i zájmu trochu uniká. Pompa nově připraveného předpisu o právu občana na digitální služby zcela pomíjí obce, města i kraje. Povinnosti plynoucí ze zákona se organizací samosprávy netýkají. Nově připravovaný dohled nad veřejnými zakázkami v oblasti IT je také určen centrálním entitám státní správy. Vodítka a znaky toho, co je vlastně standardem e-governmentu pro obce, města a kraje, chybí.
Katalyzátorem rozvoje byly evropské dotace
Hlavními oblastmi zájmu radnic v oblasti informačních technologií byly v minulých letech portály, bezpečnost přístupů k informačním systémům a agendové informační systémy. Projekty IROP výzev 26, 28 a 10 společně s výzvou MPSV v programu Zaměstnanost pomohly mnohým obcím zásadně zlepšit agendové informační systémy, případě postavit první portálová řešení pro občany. Z dostupných informací vyplývá, že oblast realizace portálů pro občany je na dotace přímo navázána. Jen málo projektů „otevřených úřadů“ bylo řešeno čistě z rozpočtu obce.
Podle informací z Ministerstva pro místní rozvoj budou hlavní programy v oblasti informačních technologií mířit na bezpečnost a řešení pro občany. Je tedy zřejmé, že mnohé obce a kraje budou čekat na slibovanou podporu a odsunou investiční projekty na rok 2022, kdy se reálně budou moci podporované projekty realizovat. Přistoupíme-li na to, že evropské dotace jsou jediným hnacím motorem změn v informačních technologiích v obcích a krajích, je nutné zodpovědět otázku, jakým způsobem rozvíjet technologie v dotační proluce mezi rokem 2019 a 2022.
Nová řešení pro rok 2020 – občan a informace a rozhraní
Funkcionalita informačních systémů pro občany se přímo odvíjí od informačních zdrojů (AIS), které má obec k dispozici. Portál občana nebude obsahovat možnost rezervovat si úředníka online, když na straně úřadu není systém, který čas a možnosti úředníka spravuje. Stejně tak není možné občanovi nabídnout elektronickou úhradu poplatku za psa, pokud obec neprovozuje aplikaci správy poplatků. Příprava informací, agendových informačních systémů do rozhraní, přes které si portálová řešení předávají data, je klíčovým (a často opomíjeným) předpokladem úspěšného a rychle zvládnutého projektu. Nepřipravené rozhraní je zcela jasně nejčastějším slabým místem pro implementaci každého úžasného řešení pro občany. Souběžně s rozvahou na připojení agendových informačních systémů je proto třeba připravit komplexní logiku registrace a přihlašování občanů. Z praxe vyplývá, že pokud úřad důkladně nepromyslí, jakým způsobem se občané do portálového řešení budou přihlašovat, jsou tyto úvodní kroky občana do elektronického světa často ty poslední, které občan zkusí.
Přihlašovacích metod je na trhu mnoho a není tak neobvyklé, že se úřad spokojí s jedním způsobem registrace a přihlášení (NIA nebo datové schránky), které celý projekt pošlou do červených čísel, protože o portál klienti ztratí zájem. Je velmi obtížné jednou ztracené klienty dostat k řešení zpět. Příprava pro elektronické služby občanům je tak zvláště důležitá. Na trhu jsou dostupná řešení, která jsou schopna zajistit služby přihlášení i samotného zprostředkování informací z agendových systémů do externích portálů, stejně jako přenos dat z portálu do agendového informačního systému a zpět. Výhodou nasazení takového řešení je možnost následného rychlého napojení portálu a celé řady registračních a přihlašovacích metod, včetně ověřování klienta prostřednictvím základních registrů.
|
Portálový Backoffice PROXIO |
|
Inovativní řešení pro portálová řešení obcí |
|
· Všechny současné registrační a autentizační metody |
|
o Národní identitní autorita |
|
o Přihlášení prostřednictvím datové schránky |
|
o MOJEID |
|
o BANK ID |
|
o Registrace na přepážkách (včetně ověření občana prostřednictvím ISZR) |
|
· Standardizované rozhraní pro výměnu dat |
|
· Možnost registrace právnických osob |
|
· Všechny agendy jsou provozovány v souladu s požadavky GDPR |
Trend participace a personalizace informací
Trendem posledních let jsou elektronická řešení umožňující participaci občanů na výkonu samosprávy. Webové aplikace na základě participačního mechanismu dovolují občanům navrhovat projekty k realizaci, vybízejí k sounáležitosti s územím prostřednictvím hlasování o projektech nebo v anketách. Participace, propojení občana s vedením obce, nativně patří do portálového řešení, kde má občan svůj účet, jímž s úřadem obce komunikuje. Portálová řešení by proto měla obsahovat vícekanálový přístup k informacím. Ukazuje se, že vyhledávání na stránkách obcí je složité, občan se často neorientuje v zakořeněných názvech, které úřad používá (jako jsou názvy odborů či kompetencí). Nejúčinnějším rozcestníkem jsou životní situace, které jsou však často zpracovány s právními a velmi složitými texty ze stránek Ministerstva vnitra. Příprava rozcestníku, který vede k vyřešení konkrétní životní situace, musí být pečlivá, pro občana/klienta je třeba volit lehce stravitelný jazyk. Na konci každého popisu životní situace musí být řešení: rezervace času úředníka, elektronické podání dokumentu nebo přímý odkaz na elektronické zpracování agendy v portálu.
Mnoho měst si v roce 2019 pořídilo portál občana, jehož jedinou funkcionalitou jsou elektronické formuláře. Rozčarování občanů i správců portálu nad nízkou využitelností takové elektronické služby ukazuje nepromyšlenost i jednotvárnost přístupů dodavatelů softwarových řešení pro občany. Jako ideální cesta se ukazuje kombinovat úhradové funkcionality (elektronické platby za obecní/městské poplatky) společně s vybudováním vícekanálové a personalizované komunikace občan – úřad. Tento přístup zaručuje využitelnost portálu občana v době udržitelnosti i naplnění indikátorů ze studií proveditelnosti.
Moderní agendové informační systémy
Portálová řešení jsou logickým vyústěním elektronizace samosprávních agend, zpřístupňují občanům služby a data obcí a usnadňují každodenní život lidem, kteří musí komunikovat s úřadem. V souběhu s výstavbou portálu občana obce proto musí být elektronizovány agendy, které doposud byly v obcích realizovány ručně nebo s podporou kancelářských aplikací. Typickým příkladem může být zvláštní užívání komunikací nebo pozemků obce (zábory) – agenda, ve které se zpracovávají žádosti občanů (jako právnických osob) o předzahrádky apod. Moderní agendový systém dovoluje přijmout elektronickou žádost, podanou portálem, včetně mapového zákresu předzahrádky. Obdobných příkladů zjednodušujících občanovi podnikatelský život je celá řada. Informační systémy musí být připraveny na to, aby s nimi mohl občan komunikovat. Zrychlí se tak vyřízení žádostí a zpřesní se práce úřadu. Vytipování informačních systémů pro komunikaci s portálem a jejich úprava je prvním správným krokem pro rozšíření služeb občanům.
Rok 2020 patrně nebude v oblasti informačních technologií v samosprávě přelomovou etapou rozvoje elektronických služeb. Může být však rokem příprav a dobře rozmyšleného rozvoje agendového prostředí. Taková snaha bude v následujícím období zúročena.
Michal Karvánek,
konzultant pro veřejnou správu