VIDEOKONFERENCE PRO VLÁDU ANEB ZÁZRAKY NA POČKÁNÍ, NEMOŽNÉ DO 4 DNŮ
Když nás vláda oslovila s tím, abychom během několika dní zajistili její virtuální fungování, znamenalo to pro nás, že jsme v Ciscu vzali videokonferenční vybavení nejen ze skladů, ale i to vlastní ze svých kanceláří a dali jsme ho k dispozici vládě. Naši partneři udělali v podstatě totéž a díky tomu mohla česká vláda od 16. března začít fungovat zcela virtuálně.
Od pokynu k tomu, že máme videokonferenční řešení začít připravovat na míru potřeb vlády, přes sestavení konceptu, až po plné fungování videokonference, uběhlo 6 dní. Projekt byl specifický tím, že vzhledem k situaci u něj neexistovalo přesné zadání, ale zároveň byl dán přesný termín, kdy musí stoprocentně fungovat. Ve čtvrtek 12. března jsme sestavili jednoduchý koncept tak, aby bylo pro uživatele co nejsnazší se v něm ihned zorientovat a začít ho naplno používat, aby všichni věděli, co mají stisknout, jak se ke konferenci připojit a jak z ní odejít. Pátek jsme věnovali instalaci videokonferenční technologie. Tady skvěle zafungovala IT oddělení jednotlivých ministerstev, kde nám opravdu skvěle vycházeli vstříc. Měli jsme k dispozici týmy lidí, které videokonferenční řešení rozvážely na místa a vše proběhlo včas a hladce. O víkendu jsme se zabývali analýzou řešení, která vedla k tomu, že původní koncept bylo potřeba změnit a upřesnit. Ukázalo se totiž, že původně zamýšlený rozsah by byl naprosto nedostatečný. Přes videokonference se totiž měla vést kompletní vládní agenda. To znamenalo nejen jednání vlády, ale i konzultace s externisty, tiskové konference, či ad hoc jednání s různými týmy, které se budou teprve vytvářet. Přešli jsme proto na mítinky realizované v nástroji Webex Teams. Ten disponuje pracovními místnostmi, do kterých jsou přizváni vždy konkrétní lidé, kteří se na dané problematice, k níž je místnost určena, podílejí. Tento způsob umožnil velkou variabilitu v počtu konferencí i ve způsobu jejich startování. Nic se nemuselo plánovat vyloženě dopředu, stačilo, když poskládaná skupina dostala pokyn, aby klikla na zeleně svítící tlačítko a účastníci se připojili.
První jednání vlády proběhlo v pondělí 16. března v devět hodin ráno, odpoledne se pak uskutečnila první tisková konference s novináři na dálku. Instalace a zaučení uživatelů trvalo několik málo hodin a první den využívání videokonferenčních zařízení proběhl bez problému. Následující dva dny jsme instalovali další potřebná zařízení a od 18. března běžely virtuální vládní mítinky v rutinním provozu asi dva a půl měsíce. V té době jsme uživatelům samozřejmě poskytovali průběžnou vzdálenou podporu. V tom nám velmi pomohly Webex Teams. Pomocí textové komunikace, sdílení souborů nebo obrazovky jsme mohli rychle reagovat na žádosti o podporu. Protože Webex Teams fungují stejně uvnitř organizace i mezi nimi, mohli uživatelé okamžitě komunikovat s kýmkoli. Mobilem nebo e-mailem by to bylo zdlouhavější. Tady v praxi vidíte, jak může vypadat projekt, který se realizuje pomocí cloudové služby, a jaké jsou jeho výhody: velmi rychlé nasazení, možnost škálování řešení a efektivní komunikace.
Jednoduchost jako základ
V Ciscu je pro nás vždy nejdůležitější onboarding uživatelů, protože využívání videokonferenčních řešení musí být pro lidi jednoduché. Na prvotní seznámení jsme měli jen hodinu, přesto se start podařil. Jedním z důvodů byla aplikace Webex Teams na mobilech. S mobilem umí zacházet každý a akce, jako sestavení skupiny (založení Space) a nastartování online schůzky, je intuitivní. Mobil se také používá jako dálkové ovládání k videokonferenčním zařízením Cisco (Intelligent Proximity). Největší zátěž byla kladena na asistentky a IT oddělení. Mezi úlohy asistentek patřilo vytvářet skupiny uživatelů a poté je spojovat dohromady právě přes videokonference. Od samotných účastníků se neočekávalo, že do tohoto procesu budou nějakým způsobem zasahovat. Asistentky využívaly Proximity na mobilech jako dálkové ovládání k videokonferencím. Dalším jejich úkolem bylo řídit samotnou konferenci, vpouštět do ní jen plánované účastníky, řídit promítání prezentací a podobně. Samotný uživatel se tedy nemusel vůbec ničeho dotýkat, o nic se starat a mohl se plně soustředit na průběh videokonference. Co se týče vzdálené podpory, ta probíhala také přes místnosti ve Webex Teams. IT zde například využívalo jednoduché možnosti sdílení obrazovky nebo chat. Ve srovnání s e-mailovou podporou se rychlost odezvy při řešení požadavků a podpoře uživatelů zněkolikanásobila.
Hybridní mítinky jako nová forma schůzek
Virtuální mítinky se přes letošní léto staly novým normálem. Ukazuje se, že řada lidí si na fungování v práci na dálku zvykla, anebo to vnímají jako přínos. Najednou se schůzka, která se dříve konala v jedné místnosti, kde museli být přítomni všichni účastníci dohromady, daleko častěji konala jako schůzka kombinovaná. Takové setkání označujeme jako hybridní mítink – část lidí se schůzky účastní na dálku a část lidí je přítomna fyzicky na místě. U takového hybridního mítinku ale nestačí, že postavíte doprostřed stolu počítač a sednou si k němu čtyři lidé dohromady. Je potřeba řešit náležité vybavení místnosti, kde by videokonferenční zařízení mělo splnit především tři základní vlastnosti. Zaprvé, automatické zaměření mluvčího a jeho přiblížení. To znamená, že technologie zabere zrovna toho, kdo v daném momentě mluví, a ne tři lidí okolo. Zadruhé, pokud se v místnosti vyskytuje více displejů, tak je nejlépe využít celé jejich plochy – uživatelé na místě schůzky mohou vidět všechny účastníky, kteří jsou připojeni na dálku, nejen jejich část. Další možností využití více ploch je sdílet obsah v reálném čase na jednom z displejů. A do třetice je důležité zajistit co nejjednodušší možnost promítání, ideálně bezdrátově, například přes již zmiňovanou Proximitu. S tímto souvisí i nutnost jednoduchého ovládání – videokonferenční technologie by měla být někde v pozadí a nenutit účastníka, aby se jí neustále věnoval.
Řešení, které jsme v Ciscu přizpůsobili podle potřeb vlády, umožnilo institucím fungovat ve virtuálním prostoru v horizontu několika dní. Naprosto klíčovými vlastnostmi byly jednoduchá aplikace, která usnadnila adopci, a to, že videokonferenční zařízení uživatel vnímal jako televizi. Nestaral se o to, že se jedná o počítač, využívající umělou inteligenci. Poučení, které jsme si z této doby vzali, je, že řešení pro vzdálenou spolupráci se má zakládat na otevřených standardech, protože nikdy nevíte, koho budete chtít v budoucnu ke konferenci připojit, s kým budete chtít komunikovat. V tomto případě to může být nejen komunikace uvnitř vlády, ale i mezi rezorty, napříč státními organizacemi, úřady či samosprávou. V případě mezinárodní komunikace mezi státními představiteli pak jde o prostředí, které už nemůžeme mít pod kontrolou. Na otevřených standardech se ale vždy všichni shodnou a nic nebrání snadnému spojení.
S výzvami práce na dálku se nepotýkala jen vláda
S nastalou situací se museli vypořádat všichni, nejen vláda, ale i jednotlivci, firmy a samozřejmě i školy. Dle mého názoru právě ve školách proběhla velká změna, protože potřebovaly pomoct se vzdálenou komunikací. A dost možná ještě budou potřebovat pomoct řešit toto nějak koncepčně. Proto jsme jim nabídli možnost používat Webex s rozšířenými funkcemi zdarma. Díky tomu mohli učitelé zakládat virtuální školní třídy, kde viděli žáky před sebou na obrazovce a poznali tak, jak kdo výklad vnímá. Učitel mohl k videokonferenci využít i digitální tabuli, a tak svůj výklad doprovodit i psanými poznámkami nebo jinak graficky. Umožnili jsme tak školám učit přes Webex na dálku v situaci, kdy se nikdo nemohl osobně setkávat se studenty. Všichni tak dostali možnost učit se stejně, jako by spolu seděli v jedné místnosti. Všichni účastníci také mohli sdílet v reálném čase dokumenty, zkrátka měli k dispozici vše potřebné. Chtěl bych také zdůraznit, že při jakékoliv práci na dálku je důležité používat technologie, které jsou zabezpečené, a to nejen v případě nasazení na úrovni veřejné správy, ale i ve školách. V Cisco Webex je proto od základu veškerá komunikace šifrovaná, a tak se nikdo z účastníků nemusí bát, že by jeho data nebyla chráněna.
Pro videokonference bylo období od letošního března velmi důležité a práce na dálku se do povědomí lidí dostala více než za předchozích deset let. Mezi březnem a květnem jsme například zaznamenali pětinásobný nárůst provozu Webexu v České republice, v absolutních číslech mluvíme o 300 000 video schůzkách za měsíc květen, ke kterým se připojil milion lidí. V únoru, tedy před zavedením karanténních opatření, to bylo 60 tisíc schůzek.
Naučte se komunikovat na dálku
Vzdálená komunikace, jak vidíme, zažívá období rozkvětu a stává se standardem, ale to, co zde ještě trochu zaostává, jsou návyky lidí související s jejím využíváním. Chybí zde jakási komunikační gramotnost. Schopnost, jak vést videokonferenci, se na školách neučí, ale osvojit bychom si ji měli. Důležitá je dochvilnost i zapnutá kamera. Lidé často chtějí vidět ostatní, sami ale nechtějí být vidět. Uvědomme si, že jde vlastně o komunikaci přes stůl a tam byste svému protějšku také oči nezavazovali. Navíc význam nonverbální komunikace a mimiky je pro snadnost porozumění a hladký průběh komunikace výrazný. Ti pokročilejší by měli zvládat také vedení diskuze na dálku – zaměřit se více než jindy na srozumitelnost a strukturovanost svého sdělení. Pokud i v tomto dokážeme udělat alespoň malý krok kupředu, mohou nám videokonference ušetřit spoustu času i stresu a pomoct rychle reagovat, což se ukazuje být v řadě oblastí lidské činnosti klíčové pro úspěch.
Jaroslav Martan