NÁVRAT DO KANCELÁŘÍ NEBO HOME OFFICE?

Blíží se výročí výročí  pěti let od vypuknutí covidové pandemie, která, kromě jiného, celosvětově rozšířila hybridní model práce. Komunikační technologie, které byly do té doby doménou IT společností, najednou objevil a začal používat celý svět. Původní všeobecná euforie již vyprchala a nadešel čas nové uspořádání práce hodnotit střízlivě.

 

Po pěti letech je zcela zřejmé, že zaměstnanci se zpět do kanceláří nevrátí, alespoň ne v té míře, jako tomu bylo před pandemií. Zatímco v roce 2019 pracovalo z domova dle studie think tanku IDEA pouze 10 % Čechů, v době koronavirové pandemie vzrostl tento podíl až na 40 % a v současné době je to více než pětina zaměstnanců. K nejčastějším oborům patří logicky nevýrobní segmenty: například IT, finance, marketing, zdravotnictví nebo personalistika.

Neotřesitelná pozice modelu hybridní práce je tak evidentní, že možnost pracovat z domova se postupně v nabídkách práce ztratila z pozice nabízených firemních benefitů. Home office už prostě nezaujímá místo benefitu vedle multisport karty nebo příspěvku na penzijní připojištění, ale stal se samozřejmostí. Hraje mimořádně důležitou roli v rozhodování lidí při výběru zaměstnání. Například podle průzkumu poradenské společnosti McKinsey zaujímá možnost hybridní práce třetí příčku při rozhodování o volbě zaměstnání. Hned za výší platu a možností kariérního růstu.

Hybridní veřejná správa?

Existuje řada příležitostí, při nichž i výkon funkcí veřejné správy může probíhat hybridně a velmi efektivně. Nedávné povodně na Moravě a v jižních Čechách mohou posloužit jako vzorový příklad. Kdy jindy by měli být například pracovníci Úřadu práce, sociálních služeb, statici a další přímo v terénu, u postižených lidí. Jako příklad využití digitálních komunikačních nástrojů v „dobách míru“ může posloužit více než čtyřicítka policejních PolPointů. Na vybraných místech mohou občané prostřednictvím videokonferenčního zařízení například oznámit trestný čin, aniž by museli navštívit policejní úřadovnu.

15 let zkušeností Cisco

Pro lidi v Ciscu nebyla práce na home office žádné novum ani před covidem. Jednalo se a stále se jedná o zcela běžně používaný model. Cisco dlouhé roky vyvíjí technologie pro videokonference a s platformou Webex pracuje již od roku 2007. „Jde o model, který je hluboko zažitý v DNA firmy. Když přišel covid, nastoupili zaměstnanci na home office prakticky ze 100 %, po jeho odeznění se vrátili k našemu normálu. To znamená, že zhruba 50 % zaměstnanců Cisco v ČR pracuje na home office. Samozřejmě je to rozdílné u různých profesí. Například obchod je do značné míry týmovou prací, takže u něj je více lidí v kanceláři. Ale třeba i vývojáři v našem R&D centru hodně věcí vymýšlejí společně. Naopak třeba lidé v regionálních pozicích pro Evropu pracují více jako vzdáleně připojení,“popisuje generální ředitelka Cisco ČR Zuzana Švecová.

Zaměstnanci práci na dálku milují

Výhody modelu hybridní práce pro zaměstnance jsou evidentní – možnost flexibilně si uspořádat pracovní dobu v průběhu dne, úspora času a financí spojených s dojížděním do zaměstnání. V českých podmínkách to asi ještě nikdo nespočítal, ale v globálním výzkumu Cisco vyčíslili týdenní úspory na benzínu, jízdném či stravování na 150 dolarů! Podle stejného zdroje šetří téměř dvě třetiny respondentů při práci z domova čtyři hodiny týdně, a více než čtvrtina dotázaných dokonce osm a více hodin týdně, strávených v autě, autobuse nebo vlaku. K těm „měkčím“, ale mnohdy docela zásadním, benefitům patří soukromí a klid na práci. Při práci v open office se totiž mnoho lidí jednoduše nemůže plně soustředit. Více než polovina zaměstnanců tvrdí, že hybridní práce jim pomohla snížit úroveň stresu a více než 80 % dotázaných dokonce prohlašuje, že jsou díky možnosti pracovat odkudkoli šťastnější!

Ve výčtu subjektivních pozitivních dojmů na straně zaměstnanců by se dalo pokračovat, ale zdaleka to není jen růžové. Hodně zaměstnanců se třeba obává, že práce na dálku může mít negativní dopady na jejich finanční oceňování a kariérní postup, v duchu hesla „sejde z očí, sejde z mysli“. Statistiky Forbes Advisor uvádějí, že téměř 70 procent pracovníků zažilo pocit vyhoření právě v důsledku přemíry digitální komunikace.

Manažerská paranoia

Firemní pohled na home office už není zdaleka tak jednoznačný. Benefity jsou i v tomto případě nasnadě: menší počet lidí v kancelářích znamená úspory elektřiny a dalších energií, v nákladech na úklid nebo nižší nároky na parkovací místa. Zatímco manažeři tvrdá data o finančních úsporách vidí na první pohled, neplatí totéž o výkonnosti pracovníků, kteří se „rozutekli“ do svých domovů. Tahle situace dokonce nabývá až paranoidní podobu: zatímco zaměstnanci svorně ve všech průzkumech tvrdí, že jsou při práci z domova stejně, nebo i více produktivní, skoro 90 % lídrů prohlašuje, že nemají plný přehled o produktivitě svých podřízených. Manažerská nejistota a nervozita je bezesporu i jedním ze zdrojů častého volání po „návratu do kanceláří“.

Home office nebo kancelář?

Na otázku, jaké prostředí je efektivnější či produktivnější, zda pohodlí domova, nebo kancelář, v současné době asi neexistuje jediná správná odpověď. Pravda bude někde uprostřed. Například průzkum Stanford University tvrdí, že 2 až 3 dny práce z domova v týdnu nemají žádný negativní vliv na firemní kulturu, produktivitu či inovace.

V Ciscu myslíme na dvě zásady:

• Pokud chcete, aby se lidé alespoň částečně vraceli do kanceláří, musíte jim k tomu dát důvod. Tou největší motivací mohou být kontakty s dobrými kolegy a kamarády. Dalším dobrým důvodem může být perfektně vybavené prostředí pro práci a komunikaci vícečlenných týmů. Zároveň ale i kancelářské prostory musí nabídnout takové prostředí, kde je zajištěno absolutní soukromí.
• Pokud chcete podporovat produktivitu lidí na home office, musíte jim pomoci vytvořit stejné uživatelské prostředí jako v kanceláři.

Česká neradostná realita

Na téma přístupu českých firem k vybavení zaměstnanců, kteří pracují částečně nebo zcela z domova, Cisco provedlo před časem rozsáhlý průzkum. Ten odhalil technologické rezervy ve třech oblastech: v technickém vybavení a dostupných službách při práci z domova, v zabezpečení dat a v podpoře vzdálených uživatelů.

„V kanceláři jsou uživatelé už dnes často zvyklí na to, že mají před sebou velký monitor nebo personální videokonferenční zařízení s potřebnou ergonomií, a vedle třeba komunikačně vybavenou zasedačku s intuitivní obsluhou. Doma lidem tenhle základní komfort běžně chybí a musí se krčit u notebooku s kamerkou několik hodin denně. Trpí tím pak nejenom tělo z pohledu ergonomie a následně zdraví, ale především i všichni vzájemně komunikující z hlediska uživatelského zážitku a výsledné produktivity takovýchto schůzek. Podle výsledků našeho průzkumu jen zhruba 2 % firem dala svým zaměstnancům samostatné zařízení pro videokonference,“ vysvětluje Cisco collaboration specialist Jaroslav Martan.

Důležitou (a podceňovanou) oblastí je také podpora vzdálených uživatelů. Pokud pracovníkovi na home office přestane fungovat připojení, IT podpora jeho firmy obvykle jen těžko odhalí přesnou příčinu problému, které může být v neaktualizovaném domácím wi-fi routeru, u poskytovatele připojení nebo kdekoliv na trase. Firemním IT specialistům by tak výrazně usnadnily život nástroje, které umí monitorovat kvalitu připojení a dostupnost firemních služeb bez ohledu na lokaci uživatele. V českých podmínkách ale jen asi třetina firem dokáže poskytnout vzdáleným pracovníkům podporu a diagnostikovat vzniklé problémy „end-to-end“ od zařízení uživatele až do firemní sítě.

Díry v bezpečnosti

Samostatnou kapitolu pak představuje zabezpečení hybridního prostředí. Z českého průzkumu Cisco vyplynulo, že plná pětina firem vůbec NEVÍ, zda v souvislosti s hybridní prací čelily útoku či nikoliv. Firmy přitom mají podle průzkumu i technologické rezervy ve způsobu, jakým dovolí vzdáleným pracovníkům přistupovat k datům a aplikacím. Jen u 32 % společností vyžadují firemní aplikace přístup přes virtuální privátní síť (VPN) a jen u přibližně pětiny společností se pro vstup k firemnímu IT používá vícefaktorová autentizace. Zhruba 20 % vyžaduje, aby veškerá komunikace vzdáleného pracovníka po internetu probíhala přes VPN a firemní firewall.

Velkým problémem je, že se v modelu hybridní práce částečně nebo zcela stírají hranice mezi soukromým a firemním. Soukromá a firmou nespravovaná zařízení totiž představují stále častější vektor hackerských útoků. Nejnovější průzkum Cisco Cybersecurity Readiness Index poukázal na obří rozsah tohoto problému, neboť 85 % společností v něm uvedlo, že jejich zaměstnanci přistupují k firemním platformám z nespravovaných zařízení. A 43 % těchto pracovníků tráví pětinu svého času na svém soukromém notebooku právě ve firemních sítích. To už je pro hackery docela velké pole působnosti!

Hybridní model se stal integrální součástí pracovního prostředí v mnoha profesích. Došlo by k tomu i bez covidové pandemie, která přechod k němu jen urychlila. Firmy by měly svým pracovníkům vytvořit takové technologické podmínky, aby mohli z domova pracovat stejně jako v kanceláři. A současně podporovat takové prostředí a atmosféru v kancelářích, aby se do nich zaměstnanci rádi vraceli.

-red- 

EG - 2/2024