Centrální e-mail krajské korporace Moravskoslezského kraje

A - PŘIHLAŠUJÍCÍ

Jméno a příjmení: Tomáš Vašica
Titul: Ing.
Funkce: Vedoucí odboru
Odbor: Odbor informatiky
E-mail:tomas.vasica@msk.cz
Adresa: 28. října 117, 702 18 Ostrava
Firma:Krajský úřad - Moravskoslezský kraj

 

B - PROJEKT

Název projektu: Centrální e-mail krajské korporace Moravskoslezského kraje

Lokalita: Moravskoslezský kraj

CÍL:Cílem projektu bylo rozšíření e-mailových služeb Moravskoslezského kraje, zajištění robustní Anti-X ochrany, rozšíření infrastruktury stávajícího prostředí technologického centra kraje a zajištění jednotné správy, metodiky a technické podpory.

Účelem projektu bylo podpořit centralizaci a standardizaci e-mailových služeb pro krajský
úřad a příspěvkové organizace Moravskoslezského kraje a tím zvýšit bezpečnost a kvalitu e mailových služeb v krajské korporaci.

Cílová skupina: Krajský úřad Moravskoslezského kraje
Příspěvkové organizace Moravskoslezského kraje

Provozovatel: Krajský úřad - Moravskoslezský kraj
Realizátor: VISITECH a.s. a poddodavatelé VÍTKOVICE IT SOLUTIONS a.s., AutoCont CZ a.s.

 

C - POPIS PROJEKTU - POPIS PROVOZOVATELE

1. Prokazatelnost účinků projektu

Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
Ano. Mezi kvantitativní ukazatele patří pořízení moderní robustní technologie ve vysoké dostupnosti, která zahrnuje 2 serverové clustery (2 x 4 servery) MS Exchange 2016 s využitím Load Balancingu a 2 kusů HW appliance Barracuda Email Security Gateway 900 (Anti-X ochrana). Poštovní systém je integrován na Active Directory, Mobile Device Management a Zálohovací systém. V současné době systém obsluhuje cca 1800 poštovních schránek z 39 příspěvkových organizací. Ostatních 183 příspěvkových organizací se řídí jednotným standardem a metodikou. Tyto organizace mohou do budoucna také využívat sdílenou technologii, prozatím však buď provozují vlastní poštovní servery, nebo je pro ně výhodnější využívat cloudové řešení (Microsoft Academic Edition nebo G Suite for Education). Cloudová řešení jsou s centrální službou plně kompatibilní.

Mezi kvalitativní ukazatele se řadí dostatečná kapacita poštovních schránek (nastaveno max. 2,2 GB/schránka, pak následuje archivace či schvalování navýšení) a rozšíření funkcionalit pro jednotlivé uživatele elektronických poštovních služeb. Dále došlo ke snížení bezpečnostních rizik spočívající ve využívání stanoveného standardu (zcela bylo ukončeno časté využívání freemailových serverů) a nasazení společné bezpečnostní brány (centralizované řešení Anti-X ochrany zajištující antispam, antivirus, antimalware, ochranu proti spoofingu, phisingu a ochranu proti DDOS útokům). Dalším kvalitativním ukazatelem bylo vytvoření jednotné domény a jmenné konvence pro příspěvkové organizace. V neposlední řadě je kvalitativním ukazatelem zvýšení dostupnosti e mailových služeb a zjednodušení jejích správy a administrace

Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
Ano. Uživatele byly velmi úzce zapojeni do plánování a samotné realizace projektu. Průběžně se pracovalo s uživatelskými požadavky a samotní uživatelé byli zapojeni do testování služby a připomínkování metodik a příruček. Tímto postupem bylo zajištěno, že uživatelé byli dobře připraveni na migraci do nového společného elektronického poštovního systému a od počátku mohou spokojeně využívat nové funkcionality.

Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
Velmi dobře. Cílová skupina byla pravidelně informována na společném Portálu kraje a na pravidelných setkáních v rámci jednotlivých odvětví, či při setkáních se všemi příspěvkovými organizacemi. Na Portálu kraje jsou také uloženy standardizace, metodika, pravidla a uživatelské příručky. Projekt byl také projednáván v rámci zpracování korporátní architektury a konzultován s typovými organizacemi za jednotlivé segmenty.

Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
Převyšují. Celkové náklady na projekt byly 18 745 320 Kč včetně DPH a zahrnují také 5 letou podporu. Projekt byl jednou z částí projektu podpořeného dotací z EU s názvem „Návrh architektury ICT kraje a pokročilé využívání nástrojů eGovernmentu“, reg. č. CZ.03.4.74/0.0/0.0/16_033/0002881 .

V rámci projektu se vypracovala vstupní analýza, studie proveditelnosti vč. finanční analýzy projektu, SWOT analýza, analýza rizik (obsahovala analýzu a řízení rizik vč. způsobu řízení rizik, identifikace a vyhodnocení rizik) a bylo využito vícekriteriální hodnocení jednotlivých variant. V rámci finanční analýzy byla vyhodnocena nákladovost řešení. Finanční náročnost řešení měla při vícekriteriálním hodnocení váhu 60 %, přičemž bylo vyhodnoceno, že jako finančně nejvýhodnější (vč. provozních nákladů) vychází varianta sjednocení služeb jak z pohledu investičních, tak i z pohledu provozních nákladů. Varianty byly dále hodnoceny z hlediska personální náročnosti zajištění provozu, náročnost realizace, integrovatelnosti a centralizace.

Využití metod projektového a architektonického řízení podpořilo maximalizaci přínosů a dlouhou udržitelnost.

Návratnost investice je převážně v kvalitativních ukazatelích a zvýšení bezpečnosti. Některé organizace v minulosti zdarma využívaly nevyhovující freemailové servery a z toho důvodu se u nich náklad v rámci projektu neprojeví v přímých úsporách.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání (jakého rozsahu)?
Dlouhodobý. Korporátní přístup je v souladu se strategickými záměry kraje i pro následujícím období. Udržitelnost projektu je zajištěna vlastními zaměstnanci krajského úřadu, příspěvkovou organizací Moravskoslezské datové centrum a smluvně prostřednictvím externího dodavatele. Technologie serveru MS Exchange 2016 bude mít ukončenou rozšířenou podporu výrobce až na konci roku 2025. Také se v blízké době nepředpokládá snížení uživatelské poptávky po elektronických poštovních službách. V současné době se řeší rozvoj v podobě napojení uživatelských kalendářů na nový rezervační systém Moravskoslezského kraje a v případě plánovaného pořízení Jednotného personální a mzdového systému pro Moravskoslezský kraj bude také tento integrován (zakládání a rušení poštovních schránek).

 

2. Prokazatelnost nejlepší praxe

Může být tento projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
Rozhodně ano,Ano, Projekt je inspirující hlavně pro orgány veřejné správy, které zřizují větší množství organizací a sdílení a centralizace služeb pro ně přináší řadu benefitů.

Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?

Projekt byl prezentován na pravidelných setkáních krajského úřadu s informatiky obcí s rozšířenou působností z Moravskoslezského kraje. Dále byl projekt prezentován na odborných konferencích např. Konference Efektivní řízení samosprávných celků a jejich organizací – Sdílené služby (22.–23.3. 2018, Jihlava, Vysočina), Konference ISSS (9.–10. 4. 2018 Hradec Králové) atd.
Základní informace jsou také prezentovány na webu kraje.

 

3. Vícekanálový přístup

Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?

Ano. Primárně jsou elektronické poštovní služby přístupné pomocí e-mailového klienta Microsoft Outlook (případně jiný klient kompatibilní s MS Exchange 2016 např. eM Client), dále je služba zpřístupněna pomocí webového rozhraní Outlook Web Access. Přístup je možný také pro mobilní telefony a tablety pomocí služby ActiveSync. Požadavky na službu jsou vyřizovány pomocí jednotného Service Desku, který zahrnuje také telefonickou podporu. Potřebné informace ke službě jsou zpřístupněny na Portálu kraje a také je možné osobně navštívit zaměstnance poskytující podporu na krajském úřadě.

 

4. Doplňující informace

Pro přípravu a realizaci projektu byl definován projektový tým podle pravidel projektového řízení. Projektový tým je veden s využitím Best Practice projektového řízení podle standardu IPMA. Dále byl zajištěn soulad s Korporátní architekturou Moravskoslezského kraje . Projekt naplňuje hlavní strategické cíle Krajského úřadu Moravskoslezského kraje do roku 2020: Zákaznická orientace a efektivní informační a komunikační technologie a Zavedení standardů korporátního řízení .

 

D - POPIS PROJEKTU - POHLED REALIZÁTORA

Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik.
Náročnost realizace spočívala především v tom, že migrace poštovních schránek do nového poštovního systému byla v jednotlivých organizacích prováděna za provozu. Migrace se prováděla z různých poštovních platforem, kde bylo nutné vyřešit dílčí specifické problémy. V časovém úseku jednoho měsíce tak byla provedena migrace 27 organizací. U těchto organizací a dalších cca 20 došlo také ke změně antispamové brány, kde bylo největším úskalím vyladit antispamový filtr tak, aby vyhovoval potřebám všech organizací.

V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
I v prostředí veřejné správy je možné vybudovat smysluplnou službu, kterou poskytuje zřizovatel (Moravskoslezský kraj) svým organizacím. Řešení je výhodné ekonomicky, z pohledu sjednocené správy a pravidel a také výrazně zvyšuje bezpečnost. Součástí řešení jsou také metodické podklady pro migraci školských zařízení do cloudových služeb (Exchange online), které mohou školská zařízení využívat zdarma.

Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?

Opakovaně lze použít koncept poskytování služeb zřizovatelem pro zřizované subjekty. Specifikem je vlastní nasazení e¬ mailového systému, kdy na prostředcích technologického centra kraje jsou provozovány dva nezávislé poštovní systémy (pro kraj a příspěvkové organizace) v součinnosti s antispamovým filtrem.

Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?

V současné době se společnost Vítkovice IT Solutions společnost podílí na projektu „Zálohování dat krajské korporace“ jejímž cílem je vybudování centralizovaného systému pro zálohu kritických dat z krajského úřadu a příspěvkových organizací Moravskoslezského kraje.

kontakty: VISITECH a.s., Košinova 599/59, Královo Pole, 612 00 Brno, IČ: 25543415
VÍTKOVICE IT SOLUTIONS a.s., Cihelní 1575/14, 702 00 Ostrava, Moravská Ostrava, IČ: 28606582
AutoCont CZ a.s.., Hornopolní 3322/34, Moravská Ostrava, 702 00 IČ: 47676795