Řízení cash flow Kraje Vysočina
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Eva Janoušková
Titul: Ing.
Funkce: zástupce ředitele Krajského úřadu Kraje Vysočina
Odbor: sekce ekonomiky a podpory
E-mail: janouskova.e@kr-vysocina.cz
Telefon: 724650150
Adresa: Žižkova 1882/57, 586 01 Jihlava
Firma: Kraj Vysočina
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Řízení cash flow Kraje Vysočina
Lokalita: Kraj Vysočina
Cíl projektu:
- najít nástroj k získání relevantních informací o průběžném toku a stavu peněžních prostředků nástroj, pomocí kterého bychom mohli řídit i budoucí rozvojové aktivity kraje. Jinými slovy – chtěli jsme znát přesnou odpověď na otázky „KOLIK“ „KDY“ a „NA CO – tedy mít na jednom místě pravdivé informace jak z hlediska objemu výdajů, tak času i obsahu, včetně informace o útvaru, který je za daný záměr, projekt, výdaj odpovědný.
- provázat informace o plnění rozpočtu aktuálního roku s informacemi ve střednědobém výhledu rozpočtu na následující tři roky
- vytvořit nástroje na modelování potřeby finančních prostředků podle různých kritérií: mandatorní nebo fakultativní výdaje, časová připravenost nebo naléhavost záměru, projektu nebo konkrétního výdaje, účel použití, vazbu na vlastní či cizí zdroje apod. Zároveň jsme tím dostali příležitost vnést do všech datových vstupů a výstupů a činností řád a jednoznačně identifikovat odpovědnost.
- snížit administrativní náročnost
- komplexně digitalizovat činnosti
- on-line sdílet aktualizovaná data
Cílová skupina:
- samospráva Kraje Vysočina
- zaměstnanci Krajského úřadu Kraje Vysočina
Provozovatel: Kraj Vysočina
Realizátor: Kraj Vysočina
C – popis projektu – pohled provozovatele
PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Aplikace řízení cash flow Kraje Vysočina je integrační nadstavbou nad různými systémy Kraje Vysočina. Vyžaduje maximální mezioborovou spolupráci zaměstnanců kraje, přičemž existuje i možnost zapojit do systému všech 95 příspěvkových organizací. Samosprávní orgány kraje získávají na základě informačních zdrojů z aplikace relevantní informaci pro svoje rozhodování o potřebě finančních prostředků na realizaci konkrétních aktivit (záměrů/akcí/projektů/výdajů), a to jak v krátkodobém, tak ve střednědobém či dlouhodobém horizontu a také v členění na vlastní a cizí zdroje.
Kvalitativní aspekty užívání aplikace spočívají zejména v tom, že bazální data vznikají v různých systémech Kraje Vysočina. Tyto systémy obsluhují odborníci příslušné problematiky. Jde zejména o zásobník záměrů/akcí, projektové řízení, evidenci smluv, evidenci veřejných zakázek, rozpočet a účetnictví, generátor rozpočtu a střednědobého výhledu rozpočtu atd. Do aplikace řízení cash flow kraje se automaticky pumpují datové vstupy z dílčích aplikací v pravidelných hodinových intervalech. Zde se data rozdělují, přiřazují a s ohledem na stupeň jejich rozpracování a rozvržení v čase se jim přiřazují priority. Samospráva, která následně rozhoduje o použití finančních prostředků, má nástroj k pokrytí financování na základě modelování priorit.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Aplikaci jsme vyvíjeli v mezioborové spolupráci dotčených odborů krajského úřadu, které buď řídí rozpočet, nebo z něj čerpají finanční prostředky na realizaci aktivit v jejich kompetencích. Od spuštění aplikace došlo k výraznému zpřesnění předávaných informací o stavu akcí, o jejich průběžné realizaci v čase a zejména informací, potřebných k řízení finančních prostředků kraje. Nejde již o alokaci kvalifikovaně odhadované částky, která byla v rámci střednědobého výhledu postupně čerpána dle aktuálních potřeb, ale jde o alokaci na konkrétní projekty v konkrétním čase. Protože aplikace umožňuje s ohledem na stupeň rozpracování řešit i prioritizaci, lze v případě nedostatku finančních prostředků vyřazovat méně potřebné akce nebo posouvat jejich realizaci v čase. Pozitivem je, že všichni dotčení uživatelé pracují online s jednou informací.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Zainteresované osoby se průběžně zapojovaly do tvorby SW a celého procesu implementace. Jejich doporučující připomínky řešitelský tým zapracoval. Proces tvorby jsme průběžně diskutovali se samosprávou, která je konečným „zákazníkem“ informací s rozhodovacím právem.
Zaměstnance krajského úřadu jsme proškolili a průběžně jim poskytujeme uživatelskou podporu. Samosprávu jsme průběžně informovali o postupu prací na aplikaci, nyní již v pravidelných čtvrtletních intervalech prezentujeme informace o vývoji cash flow vedení krajského úřadu i radě kraje. Aktuální stav využíváme také v době tvorby rozpočtu či střednědobého výhledu rozpočtu a operativně kdykoli v souvislosti s řešením nových finančně významných investičních či neinvestičních záměrů.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
PŘEVYŠUJÍ.
Protože aplikace vznikla ve vlastní režii Kraje Vysočina (analýza zdrojů, nastavení procesu a SW nástroj), dosažené výsledky vysoce převyšují vynaložené náklady (jde o aktivní řízení finančních prostředků v mld. Kč).
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Předpokládáme trvalé používání projektu a zároveň jeho průběžné zlepšování a kultivaci.
PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Řízení cash flow se běžně používá v korporátním prostředí, ale domníváme se, že i subjekty veřejné správy by měly k tomuto nástroji přistupovat stejně, zejména s ohledem na zhoršující se ekonomickou situaci, která dopadá na všechny ekonomické subjekty. Finanční zdroje je a bude třeba plánovat reálně a obezřetně a zároveň flexibilně a tak, aby nebyl ohrožen rozvoj.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO, BYLY.
Systém jsme již prezentovali na konferencích, které se zabývají moderní veřejnou správou a finančním řízením, dále na mezikrajských setkáních a také individuálně diskutujeme s případnými zájemci o sdílení dobré praxe.
VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Jedná se o kombinaci webové aplikace a datové kostky datového skladu Kraje Vysočina, který pumpuje data z různých interních systémů kraje. V tomto případě jde o aplikaci, ve které je umožněn selektivní přístup na základě různých oprávnění tak, aby každý uživatel přistupoval pouze k datům, která jsou v jeho gesci. Aplikace má přehlednou prezentační vrstvu, včetně průvodce/návodu, kde a jak vznikají zdrojová data, a vysvětlení ke kategoriím výstupů, protože se jedná o poměrně komplikovaný systém.
OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NE.
DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Základním východiskem pro rozhodnutí o realizaci tohoto projektu je omezující charakteristika rozpočtu, který je finančním plánem na období jednoho kalendářního roku. Protože velká část výdajů kraje pokrývá i následující roky,
Kraj Vysočina definuje na základě potřeb v oblasti zdravotnictví, školství, dopravy, sociálních věcí, v kultuře a cestovním ruchu a dalších oblastech budoucí záměry/akce/projekty/aktivity, které je nutné v rozmezí „1 až N let“ realizovat. Týká se to výdajů do oblasti movitého i nemovitého majetku, služeb, dále různých zápůjček, dotací a darů pro různé subjekty. Rozhodování o potřebě realizace se děje průběžně, nicméně je řízeno rozpočtovým procesem, definovaným legislativně:
- každý rok připravuje kraj střednědobý výhled rozpočtu na následující tři roky. Ze spektra naplánovaných aktivit (akcí) vybírá takové aktivity, které hodlá v následujících třech letech realizovat;
- pro „současný“ rozpočtový rok vybere závazně akce, které je potřeba nově realizovat, nebo pokračuje v realizaci již zahájených akcí z minulých období.
Tato činnost přímo souvisí s aktivním řízením financí, protože potřeba bude vždy převládat nad zdroji. Proto je nutné, aby pro rozhodování samosprávy a přímou práci zaměstnanců krajského úřadu a příspěvkových organizací byla k dispozici správná, spolehlivá a aktuální data, na jejichž základě lze průběžně usměrňovat výdaje. Veškeré související činnosti se osvědčilo realizovat podle předem nastavených pravidel, které vnesly řád. Nastavený proces, včetně SW pro řízení cash flow Kraje Vysočina, umožnil jednoznačně identifikovat, selektovat, řídit a sdílet informace, snížit administrativu, vše elektronizovat a mít on-line informace pro rozhodování o prioritách a investicích.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
Technicky se jedná o kombinaci PHP aplikace s platformou business inteligence za účelem optimalizace výkonnosti a zajištění optimální vizualizace. PHP aplikace vytěžuje informace z datového skladu, umožňuje prioritizovat akce podle desetičíselné stupnice. Následně si data přebírá zpět datový sklad, který umožňuje jejich propojení s dalšími zdroji, a především jejich grafickou interpretaci.
Přístupy do systému jsou řízeny přístupovými oprávněními různé úrovně, které umožňují sdílení informací selektivním způsobem a podle principu „potřeba znát, potřeba použít“.
V čem může být vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
Řešení je inspirativní pro všechny krajské i obecní úřady, které řídí své finance na realizaci různých aktivit, a to především v případech, kdy je spektrum potřebných akcí širší, než jsou finanční možnosti samospráv na jejich realizaci, a je tedy nutné rozhodovat o prioritách a rozložení realizací v čase.
Důsledným plánováním akcí ve vazbě na finanční prostředky se pak otevírají možnosti pro řízení cash flow jak v krátkodobém, tak dlouhodobém horizontu i o případné potřebě použití cizích zdrojů.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
Opakovaně je možné použít základní myšlenku, že pokud shromažďujeme data, pak je vhodné je analyzovat, propojovat s jinými daty nebo skutečnostmi a výsledky prezentovat a zároveň se starat o to, aby data byla správná, aktuální a na jednom místě, nejlépe on-line přístupná.
Specifikem nasazeného řešení je návaznost na řízení konkrétních projektů. Finanční potřeba je propojena s řízením každé jednotlivé akce a kraj má možnost sledovat její realizaci – počínaje tvorbou studií, projektů, veřejných zakázek, smluv, průběžné fakturace apod. Vše je řízeno podle předem nastavených interních předpisů kraje. Auditní stopa o průběhu je uchovávaná jak prostřednictvím dotčených SW, tak integračním prostředkem, kterým je datový sklad Kraje Vysočina.
Specifikem je zpřístupnění informací pro zajištění strategického řízení kraje, a to prostřednictvím datového skladu, který čerpá data přímo ze zdrojových systémů. Centralizace, standardizace a sdílení dat, které zajistí poskytování správných, validních a aktuálních informací dotčeným subjektům v reálném čase, je zdárným krokem pro posílení elektronizace vybraných služeb veřejné správy a automatizace zpracování digitálních dat.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
Jako realizátor máme za sebou vývoj mnoha vlastních aplikací, které průběžně integrujeme tak, aby uživatelé získali aktuální, validní a správné informace ad hoc bez nutnosti další administrace, například interní evidence smluv, interní sdílená úložiště dat s nadstavbou schvalovacích procesů (zásobník akcí nebo projektové řízení) apod.