Aplikace cestovní příkazy – elektronická evidence a schvalování tuzemských a zahraničních cestovních příkazů
A – Přihlašující
Jméno a příjmení: Jan Jelínek
Titul: Bc.
Funkce: vedoucí odboru
Odbor: odbor informatiky a organizačních věcí
E-mail: jelinek.j@kr-ustecky.cz
Telefon: +420 475 657 301
Adresa: Velká Hradební 3118/48, 400 01 Ústí nad Labem
Firma: Krajský úřad Ústí nad Labem
Nominace v kategorii: kraje
B – Projekt
Název projektu: Aplikace cestovní příkazy – elektronická evidence a schvalování tuzemských a zahraničních cestovních příkazů
Lokalita: Ústecký kraj
CÍL:
- elektronizace všech typů cestovních příkazů (tuzemské, zahraniční, projektové, se zálohou, bez zálohy, cestovní příkazy zaměstnanců i zastupitelů);
- rychlejší a jednotný schvalovací proces cestovních příkazů;
- automatický výpočet stravného jak u tuzemských, tak i zahraničních cest;
- jednoduché vytváření přehledů cestovních příkazů podle různých kritérií;
- jednoduchý export cestovních náhrad do mzdového systému (vyplácení cestovních náhrad ve výplatě/odměně);
- vazba na ekonomický systém Microsoft Dynamics NAV 2018 Krajského úřadu Ústeckého kraje (import do účetnictví);
- možnost přístupu odkudkoli online prostřednictvím webové aplikace
Cílová skupina: Ústecký kraj
Provozovatel: Ústecký kraj
Realizátor: Software602 a.s., Seyfor, a.s.
C – popis projektu – pohled provozovatele
1 - PROKAZATELNOST ÚČINKŮ PROJEKTU
Je sledovaný (zamýšlený) účinek projektu kvantitativně a kvalitativně prokazatelný?
ANO.
Elektronizace cestovních příkazů vedla prokazatelně ke zjednodušení a zefektivnění činností při tvorbě a schvalování cestovních příkazů v rámci Ústeckého kraje, a to jak pro zaměstnance, tak pro zastupitele Ústeckého kraje.
Webová aplikace komplexně řeší celou agendu tuzemských i zahraničních pracovních cest, od plánování a schvalování přes poskytování záloh, vyúčtování, výstupy do účetnictví a mezd a další související funkce, a to vždy v souladu s aktuálně platnou legislativou. Významně eliminuje množství tisků (CP, pokladní doklady), vše probíhá elektronicky, bezpečně a průkazně.
Vnímají a uznávají uživatelé (cílová skupina) tento projekt jako prospěšný?
ANO.
Tento projekt je velmi prospěšný pro všechny uživatele Ústeckého kraje (zaměstnance, zastupitele), jelikož mají aplikaci pro zadávání cestovních příkazů k dispozici online – kdykoliv a odkudkoliv.
Cestovní příkazy jsou také elektronicky schvalovány, není tedy nutná osobní účast jednotlivých schvalovatelů, jako tomu bylo při procesu schvalování příkazů v listinné podobě. Systém informuje jednotlivé uživatele pomocí e-mailových notifikací o stavu schvalování a zpracování daných příkazů. Je zabezpečena i zastupitelnost pomocí dostupné funkce pro zadávání nepřítomností daného schvalovatele a automatické předání CP ke schválení jeho zástupci.
V rámci vyúčtování pracovní cesty uživatel do systému zanáší jednotlivé etapy cesty, využité dopravní prostředky, náklady na jízdu, nocleh, ostatní náklady a poskytnuté stravné. Aplikace na základě těchto údajů vypočítá náhrady vyplývající ze zákona. Odpadá tedy chybovost při výpočtech náhrad, především u složitějších vícedenních či zahraničních cest, což uživatelé velmi ocenili. Výpočet dále slouží jako podklad pro vyplácení cestovného ve mzdě/odměně, tedy odpadá manuální zadávání těchto položek do mzdy. Dalším benefitem je snížení počtu osob vyřizujících výplatu vyúčtovaných CP na pokladně o 95 % (měsíčně stovky CP) a snížení tisku pokladních dokladů.
Jak podrobně je cílová skupina s projektem obeznámena?
VELMI DOBŘE.
Všichni uživatelé Ústeckého kraje byli proškoleni pracovníky z odboru IT, a to v jednotlivých oblastech dle funkcí a typů cestovních příkazů. Zástupci vybraných odborů a administrátoři z odboru IT byli přítomni na pracovních workshopech při tvorbě analýzy
a i následné realizaci integračních procesů. Klíčoví uživatelé se podíleli na testování aplikace v pilotním provozu.
V rámci usnadnění pracovních činností týkajících se tvorby a schvalování cestovních příkazů mají všichni uživatelé v rámci aplikace k dispozici podrobné uživatelské dokumentace, a to pro jednotlivé typy cestovních příkazů. Odbor IT ve spolupráci s dodavatelem zajišťuje technickou podporu všem uživatelům a funguje jako administrátor aplikace. Uživatelské dokumentace se pravidelně aktualizují dle rozvojových a legislativních požadavků. Následná školení jsou pak zajištěna pracovníky odboru IT.
Odpovídají dosažené výsledky vynaloženým nákladům?
ODPOVÍDAJÍ.
Aplikace je v provozu teprve od 1. ledna 2023, ale i za tak krátkou dobu je zřejmé, že napomáhá odstranit chybovost v rámci vyplňování cestovních příkazů. Zavedením elektronického formuláře došlo také ke snížení provozních nákladů spojených s tiskem formulářů a pokladních dokladů. Zároveň dochází k úspoře času zaměstnanců při administrativních úkonech spojených se schvalováním cestovních příkazů. Usnadnil a zrychlil se tak proces tvorby a schvalování cestovních příkazů.
V průběhu roku jsou sbírány požadavky na další úpravy aplikace, které ještě více zjednoduší činnosti při vyplňování formulářů. V současné době byla například zprovozněna knihovna pro ukládání dokumentů k vlastním autům, a to i s hlídáním platnosti jednotlivých dokumentů a s automatickým vkládáním zadaných údajů, včetně povinných příloh do cestovního příkazu. Lze tedy konstatovat, že aplikace plní očekávané výsledky vzhledem k vynaloženým nákladům a ze strany uživatelů přicházejí další podněty na její rozvoj a úpravy.
Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?
TRVALÝ.
Elektronizace procesu je ze své podstaty považována z hlediska jejího trvání či účinku jako trvalá. Elektronizace je považována za nedílnou součást činnosti veřejné správy, dochází tak ke zjednodušování a zrychlení činností Ústeckého kraje jako celku.
2 - PROKAZATELNOST NEJLEPŠÍ PRAXE
Může být projekt inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy?
ROZHODNĚ ANO.
Elektronizace tuzemských a zahraničních cestovních příkazů je rozhodně inspirující pro ostatní subjekty veřejné správy, jelikož se podařilo sjednotit postupy schvalování napříč celým úřadem do 7 workflow.
Dle průzkumu u jiných subjektů, který předcházel analýze CP, Ústecký kraj je jedinečný v tom, že nasadil aplikaci pro CP se zálohou i bez zálohy, CP hrazené z dotací a zavedl elektronické CP jak pro zaměstnance na hlavní pracovní poměr, tak na dohody. Za nejsložitější část považujeme zahraniční CP, kde je výklad výpočtů dle zákona velmi složitý, a Ústecký kraj pro tuto problematiku využil služeb daňového poradenství.
Byly, či jsou předávány zkušenosti nabyté v souvislosti s realizací projektu ostatním subjektům veřejné správy?
ANO, BYLY.
Aplikace cestovní příkazy byla krátce představena v rámci letošní konference „Rok informatiky 2023“, která se koná pravidelně jednou ročně a je možné zde zhlédnout prezentace jednotlivých krajů z oblasti IT. Vzhledem k tomu, že se této konference účastní zástupci ministerstev, krajů, měst a obcí z celé České republiky, dochází k představení projektů ostatním subjektům veřejné správy. Na základě těchto setkání se tak mohou na nás obrátit pracovníci jiných úřadů s žádostí o základní informace a zkušenosti.
C3 – VÍCEKANÁLOVÝ PŘÍSTUP
Jedná se o projekt, který umožňuje přístup/využití více kanály (způsoby) současně?
ANO.
Přístup do aplikace může získat pouze oprávněný uživatel Ústeckého kraje, přičemž uživatel má nastavena konkrétní práva dle specifikovaného systémového místa v organizační struktuře. Směrem k uživatelům probíhá komunikace e-mailem (notifikace o předání CP ke schválení, schválení CP či notifikace žádosti o doplnění či opravu CP) apod.
4 - OPEN DATA
Jedná se o projekt, který využívat OPEN DATA?
NENÍ MOŽNÉ.
Charakter aplikace (práce s osobními údaji) nedovoluje zpracovávaná data publikovat ani jakákoli open data využívat.
5 - DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE
Práce na přípravě aplikace trvala dva roky. Byl vytvořen pracovní tým, který tvořili pracovníci úřadu z odboru IT, zástupci jednotlivých odborů a pracovníci realizátora, tedy dodavatele (Software 602, a.s.). Počátkem vzniku byla tvorba analýzy projektu, která vznikala postupně jako výstup z jednotlivých workshopů. Po náročném zpracování analýzy dodavatelskou firmou docházelo k postupné realizaci formulářové aplikace v rámci systému FormFlow.
Po technické realizaci následovalo rozsáhlé školení vybraných uživatelů rozdělených do skupin dle činností pracovníků a typů cestovních příkazů.
Tento proces od počátku analýzy až po realizaci tak dlouhodobě zaměstnával pracovníky úřadu i dodavatele. Kromě workshopů byly realizovány i webové online schůzky k vyřešení problémů s nastavením aplikace. V rámci ostrého startu byla zajištěna zvýšená podpora jak ze strany dodavatele, tak ze strany pracovníků odboru IT.
Provozní podpora uživatelů v rámci Ústeckého kraje je pravidelně zajišťována formou Helpdesku, ale samozřejmě i každodenní osobní či telefonickou komunikací. V případě složitějších úkonů a nesrovnalostí je využíván helpdeskový systém dodavatele a pravidelné online schůzky.
Dle platné legislativy a z důvodu zefektivnění pracovních procesů dochází ke vzniku nových rozvojových požadavků a podnětů. Plánujeme vytvořit další nové funkcionality, které povedou k usnadnění práce a zjednodušení činností všech uživatelů Ústeckého kraje.
D – popis projektu – pohled realizátora
Popište náročnost technické realizace, včetně případných specifik:
SOFTWARE602
Aplikace cestovní příkazy byla vytvořena jako nový modul, který byl začleněn do systému FormFlow. Tento systém již úřad aktivně využívá pro další agendy, například pro radu a zastupitelstvo kraje.
Obrazem původního papírového cestovního formuláře je v systému FormFlow inteligentní formulář. Tento formulář je pomocí technologie FormApps připraven k vyplnění v prostředí webového prohlížeče, ať už na desktopech uživatelů, nebo také v jejich mobilních zařízeních. Pro definici schvalování formuláře a jeho putování po úřadě se využívají integrální prostředky systému FormFlow. V každém okamžiku je jasně definováno, který uživatel má formulář na stole, případně která skupina uživatelů může s formulářem manipulovat nebo si jej převzít. Zároveň lze dohledat auditní stopu každého ukončeného nebo rozpracovaného procesu. Samotné schvalování a workflow formuláře se řídí maticí předem definovaných rolí uživatelů a schvalovacích kroků. Tato matice byla provozovatelem a realizátorem odsouhlasena a na základě ní se procházely testovací scénáře.
Formulář je vytvořen a editován v aplikaci FormApps Designer. Pomocí tohoto nástroje se kromě grafické podoby formuláře vytváří také položky k vyplnění, datové vazby, podmínky, výpočty ve vyúčtování, povinnosti či odesílací profily určené k přenosu dat.
Schvalovací workflow se skládá ze 2 základních částí – schválení žádanky a schválení vyúčtování. V rámci těchto částí je několik schvalovacích kroků, jejichž počet je dán rolí původce procesu a také splněním/nesplněním podmínek ve schvalovací cestě. Přechod mezi kroky schválení je zajištěn 3 základními operacemi – schválení, vrácení (s komentářem) a zamítnutí.
Vybraná data vyplněných formulářů jsou agregována v přehledových záložkách v prostředí FormFlow. Oprávněný uživatel si může zvolit sloupce k zobrazení a filtrovat pouze záznamy, které jsou pro něj zajímavé. Výsledek je možné jednoduše exportovat do běžně používaného formátu.
Aplikace cestovní příkazy je napojena na tyto systémy/instituce:
• mzdový systém -
o napojení se využívá pro přenos dat o náhradách. Cestovní náhrady se následně dostanou automaticky do výplat/odměn zaměstnanců,
o integrace zajištěna pomocí SOAP webových služeb, aplikace cestovní příkazy je v roli serveru;
• ekonomický systém Microsoft Dynamics NAV 2018 Krajského úřadu Ústeckého kraje -
o napojení se využívá pro import dat do účetnictví,
o integrace zajištěna pomocí SOAP webových služeb, aplikace cestovní příkazy je v roli serveru;
• Česká národní banka -
o napojení se využívá pro stahování aktuálních kurzů měn pro zahraniční cestovní příkazy,
o integrace je zajištěna voláním HTTP requestů a zpracováním odpovědí. Aplikace cestovní příkazy je v roli klienta;
• Active Directory -
o napojení se využívá pro synchronizaci uživatelů a skupin a také pro přihlašování do aplikace.
Přílohy, které uživatelé vkládají do formulářů, jsou ukládány v zakódované podobě na serverový disk. V databázi se drží pouze hash odkazu na dokumenty.
Při implementaci byl kladen důraz na co nejširší možnosti konfigurace aplikace ze strany provozovatele. K tomuto účelu bylo vytvořeno několik záložek v systému FormFlow, kde si provozovatel může konfigurovat:
• číselník služebních vozidel;
• sazby náhrad za stravné nebo za 1 km jízdy, ceny paliv platné pro dané období;
• číselníky států a měn;
• vztahy mezi uživateli a jejich zástupci;
• vlastní seznamy nastavení pro dispečery;
• šablonu kartičky k cestovnímu pojištění.
Pro notifikování uživatelů se využívají jak základní šablony e-mailů ve FormFlow, tak také sada notifikací pro specifické situace, které nastávají během schvalování formuláře. Informován e-mailem je jak uživatel, kterému přistál formulář na stůl, tak v několika případech i skupina uživatelů, kteří dostanou právo na převzetí formuláře.
SEYFOR
Základním předpokladem úspěšné implementace byla:
• podrobná analýza účtování všech procesů a možných variant poskytnutí cestovních náhrad – zálohově, v cizích měnách, hotovostně, bezhotovostně, do mzdy, vratky cestovného;
• návrh automatizace účetních postupů;
• návrh nezbytných kontrol vstupních dat před automatizovaným účtováním;
• návrh procesu zpracování „chybných“ dat.
Na základě provedené analýzy a návrhu řešení byly realizovány tyto základní úlohy:
• zápis dat přijatých z aplikace cestovních příkazů prostřednictvím webové služby do databáze;
• zpracování a kontrola přijatých dat před účtováním;
• dávkové účtování.
Proces účtování cestovních příkazů v ekonomickém informačním systému Microsoft Dynamics NAV 2018:
• hotovostní zálohy na cestovné v různých měnách jsou účtovány prostřednictvím pokladních dokladů individuálně, vždy na konkrétního zaměstnance a vždy na základě schválení cesty a zálohy v aplikaci cestovních příkazů;
• zálohy mohou být vypláceny a účtovány v různých měnách;
• při dávkovém účtování cestovních příkazů na základě dat přijatých prostřednictvím SOAP webové služby probíhá mimo jiné i automatické:
o dohledání a přiřazení příslušné zálohy na cestovné, pokud byla poskytnuta,
o účtování případných kurzových rozdílů, pokud byla záloha poskytnuta v cizí měně,
o účtování závazku z titulu úhrady cestovného, a to v rozlišení na
§ výplaty do mzdy,
§ hotovostní výplaty přes pokladnu;
• v případě, že systém při automatizované kontrole dat cestovních příkazů identifikuje chybu, cestovní příkaz se nezaúčtuje;
• uživatel je o chybách informován prostřednictvím stránky „nezaúčtované položky cestovních příkazů“, ze které si může
o prohlédnout detaily chyby,
o provádět případnou korekci dat,
o spouštět opakované kontroly před účtováním,
o spustit účtování po odstranění příčiny chyby;
• cestovní příkazy se účtují jednotlivě za každou služební cestu a každého zaměstnance zvlášť;
• náklady na cestovné lze identifikovat až na úroveň konkrétního zaměstnance;
• součástí účtování mezd je pak automatické propojení závazku z titulu cestovného s provedenou výplatou cestovného do mzdy.
Pro integraci aplikace cestovní příkazy na ekonomický informační systém Microsoft Dynamics NAV 2018 byla využita technologie předávání dat prostřednictvím SOAP webových služeb dle definované datové struktury.
V čem může být Vaše řešení inspirativní pro ostatní realizátory?
SOFTWARE602
Sílu našeho řešení vidíme ve schopnosti definovat i velice složité workflow procesu s množstvím podmínek, rozhodování, vracení nebo přeskakování. Schválení formuláře je tak šité na míru potřebám a podmínkám schvalování procesů dle interních směrnic organizace.
Všechny zásadní změny, které souvisejí s konfigurací aplikace nebo s jejím naplněním různých seznamů/číselníků, si provozovatel udělá přímo v GUI systému FormFlow.
Aplikace cestovní příkazy využívá velkou bázi již zadaných nebo dostupných dat tak, aby co nejvíce ulehčila práci uživatelům. Pro zahraniční cestovní příkaz se využije aktuální kurzovní lístek pro přepočty částek. Výběr měn je automatický na základě států, které zaměstnanec navštíví. Částky za stravné se spočítají automaticky na základě již zadaných sazeb. Zaměstnanec ve výplatě automaticky uvidí vyplacení cestovních náhrad.
Aplikace je pro zaměstnance dostupná na kterémkoliv zařízení s webovým prohlížečem.
SEYFOR
Velkou výhodou zvoleného řešení je plná automatizace procesu příjmu a zaúčtování cestovního příkazu se všemi souvislostmi vůči hotovostním a bezhotovostním úhradám těchto příkazů. Součástí příjmu dat z aplikace cestovní příkazy je provedení sady definovaných kontrol nezbytných pro potvrzení správnosti a úplnosti přijatých dat a jejich příprava pro zaúčtování. Zaúčtování následně probíhá dávkově bez nutnosti dodatečných uživatelských zásahů.
Co z uvedeného řešení je možné použít opakovaně a co je výjimečným specifikem tohoto nasazení?
SOFTWARE602
Z uvedeného řešení lze vybrat několik součástí, které lze použít opakovaně v organizacích, které implementují elektronické cestovní příkazy. Především lze použít šablonu formuláře cestovního příkazu, jeho část týkající se žádanky a také vyúčtování cesty. Jednoduše lze znovu použít a modelovat přehledovou záložku s daty z vyplněných formulářů a zajistit v ní standardní exporty filtrovaných dat. Jádro systému FormFlow, které zajišťuje pohyb formuláře v organizaci, je stejné pro všechna nasazení.
Nasazení v Ústeckém kraji je specifické rozsahem a podmínkami workflow celého procesu, kde existuje 8 základních cest formuláře a každá z nich může díky rozhodovacím podmínkám nabýt několik variant. Specifikem řešení je také vysoká míra použití předvyplňování dat asistentkami vedoucích pracovníků.
SEYFOR
Uvedené řešení pro integraci cestovních příkazů na ekonomický informační systém lze využít v ekonomických informačních systémech postavených na bázi Microsoft Dynamics NAV nebo Microsoft Dynamics 365 Business Central za předpokladu, že budou zároveň používat aplikaci cestovní příkazy od společnosti Software602.
Jaké další obdobné projekty jste realizovali, kde a v jakém rozsahu?
SOFTWARE602
V obdobném rozsahu jsme realizovali např. tyto projekty:
• Aplikace cestovní příkazy pro Jihočeský kraj -
o organizace používá systém FormFlow,
o společnost Software602 a.s. je dodavatelem a implementátorem tohoto systému a také aplikace pro cestovní příkazy, zajišťuje jeho podporu, údržbu a rozvoj,
o cestovní příkaz má podobnou složitost workflow, je také napojen na externí systémy. Oproti projektu v Ústeckém kraji má implementovanou část týkající se autoprovozu, tedy využití a kalendáře, a také optimalizace služebních vozidel.
• Aplikace cestovní příkazy pro Olomoucký kraj -
o organizace používá systém FormFlow,
o společnost Software602 a.s. je dodavatelem a implementátorem tohoto systému a také aplikace pro cestovní příkazy, zajišťuje jeho podporu, údržbu a rozvoj,
o cestovní příkaz má v Olomouckém kraji podobnou složitost workflow. Není napojen na externí systémy. Oproti projektu v Ústeckém kraji má navíc implementován autoprovoz, včetně kalendáře vozidel. Dále je zde využívána podpisová kniha pro hromadné schvalování cestovních příkazů.
SEYFOR
• Účtování mezd ve skupině společností Marius Pedersen -
o jedná se o řešení automatizovaného účtování mezd na základě údajů přijímaných ze mzdového informačního systému prostřednictvím SOAP webových služeb,
o součástí importu dat je kontrola správnosti a úplnosti předávaných dat ve vztahu k účetním pravidlům,
o účtování je plně automatizované.
kontakty:
PROVOZOVATEL PROJEKTU: Ústecký kraj
KONTAKTNÍ OSOBA: Ing. Martin Sikora, Ing. Lenka Holáňová
E-MAIL: sikora.m@kr-ustecky.cz, holanova.l@kr-ustecky.cz
REALIZÁTOR PROJEKTU: Software602 a.s.
KONTAKTNÍ OSOBA: Ing. Peter Nemec
E-MAIL: pnemec@602.cz
REALIZÁTOR PROJEKTU – INTEGRACE NA EKONOMICKÝ SYSTÉM: Seyfor, a.s.
KONTAKTNÍ OSOBA: Ing. Dagmar Lopraisová
E-MAIL: Dagmar.Lopraisova@seyfor.com.